ドキュメント管理

なぜ、ドキュメント管理ツールが必要なのですか?

私たちは、情報化社会の中で、必要な情報を追うのが、ますます大変な作業になりつつある世界に生きています。 ドキュメント管理ソフトウェアは、企業全体から｢ドキュメント｣を獲得、管理、保存、配信および整理するために使用するテクノロジー、ツール、および方法で構成されています。 そして、ドキュメント管理ソフトウェアはあなたが大変な作業をする代わりに、ドキュメントの整理や管理を行います。

Zoho Projectsには、ドキュメント管理機能があります！

Zoho Projectsは、ドキュメント管理ソフトウェアであり、Web上でユーザーが安全にプロジェクトのドキュメントを一カ所に保存し、共有することができます。 Zoho Projectsでは、プロジェクトのドキュメントはいつでも利用可能です。 チームの全員が、世界中、どこにいてもアクセスできます。

ドキュメント管理の主な機能

ドキュメントのアップロード

すべてのプロジェクトは、ドキュメント、表計算、ビデオクリップやその他多くの情報を活用しています。 こうしたドキュメントが様々なコンピュータの様々な場所に散在していることがよくあります。

• 様々な場所からドキュメントをアップロードして、チームが情報にアクセスできるようにします。
• .doc、.xls、.pdf、.av、.jpeg、*.zip、*.mpeg、埋め込みビデオなど、様々なファイル形式を一カ所に保存できます。
• Zoho Projectsでは、こうしたドキュメントをすべてチームの中心的な場所に配置して、散乱しないように管理できます。

ドキュメントの共有

Web上において、組織全体のドキュメントを一カ所で管理、共有します。 プロジェクトの体系に合ったフォルダの階層構造で、ドキュメントを整理できます。

Zoho Projectsでは：

• ドキュメントを編集できる人を完全にコントロールし、重要な情報を｢せんさく好き｣な目から保護します。
• アップロードしたドキュメントをタスクやフォーラムのような他のセクションと関連付け、全体的にコントロールしながら管理できます。
• メールによって、アップロードしたドキュメントへのリンクをコピー、共有できます。

ドキュメントのバージョン管理

プロジェクトのドキュメントを見失わないように！ 重要なプロジェクトのドキュメントのすべてのバージョンをメモ、日付や作成者の情報と合わせて保存します。 Zoho Projectsでドキュメントの複数のバージョンを作成し、管理してください。

バージョンを管理することで、チーム全員が同じバージョンのドキュメントで作業をできるようになります。

ドキュメントの検索

プロジェクトのドキュメントを保存して、検索することがより簡単になります。 強力な検索機能を備えた「タグ」機能を使用することで、プロジェクトのドキュメントをすばやく検索できます。

Zoho Projectsでは：

• ファイル名、拡張子(.doc、.pdf、.xls、.jpg、.png、など)、タイトルによって効率的に検索できます。
• プロジェクトのドキュメントにわかりやすいタグを追加して、独自のタグ構造を作成してください。
• 独自のタグを簡単に定義して、プロジェクトのドキュメントを分類、関係付けできます。

ビジネスにおけるメリット

• 一カ所でコラボレーション

  Zoho Projectsでは、プロジェクトに関するドキュメントを一カ所に配置して、クライアントなどもファイルの取得や編集をすることができます。

• ドキュメントの整理と管理

  Zoho Projectsでは、使用しているパソコンと同様に簡単にフォルダを作成し、ファイルを整理できるオプションがあります。 直観的なタグラベルの追加、プロジェクトのドキュメントの分類や関係付けなどもサポートしています。

• 対応しているファイル形式

  Zoho Projectsは、.doc、.ppt、.pps、.xls、.pdf、.avi、.jpeg、.png、*.bmp、*.mpeg、*.zip、その他の様々なファイル形式のアップロードをサポートしています。さらに、Zoho Writer、Sheet、ShowおよびDocsなどのZoho Officeスイートを使用して、すべてのドキュメントを表示、編集できます。

• 自動のバージョン管理

  Zoho Projectsは、再アップロードしたドキュメントの履歴を自動的に管理します。 それぞれのドキュメントの詳細なバージョン履歴（誰が、いつ、何故、変更したか）を管理できます。