課題管理
プロジェクトチームのための、オンライン課題管理サービスクイックリンク
賞賛の声
“ Zoho Projectsはタスクのフォローアップや、ミーティングの調整に役立つ、素晴らしいプロジェクト管理ツールです。 簡単に理解できて、導入できました。 私の個人的な見解ですが、Zoho Projectsは、ビジネス利用・個人利用問わず、お勧めできます。 ”
- Hugo Sanchez Morales, オーナー DAG CONSULTORES http://dagconsultores.blogspot.comZoho Projects メディア掲載
課題管理ソフトウェア
人は誰でも間違いをします。問題やバグ、欠陥、失敗は、数カ月に渡る高レベルのソフトウェア開発プロジェクトや、数日程度の短期間でのグループでの共同作業などで避けられない部分です。 こうした問題やバグを管理するには、課題にマークを付けフォローすることで、大変な作業と通常の作業との違いを明確にします。 こうすることで、大変な作業が正しく認識、評価されます。
あらゆるプロジェクトで、こうした課題やバグを専門的に取り扱うプロセスを、ソフトウェア開発用語で課題管理またはバグ追跡と呼びます。最近では、バグという言葉と課題という言葉はほぼ同じ意味で使われています。
なぜ、プロジェクトの一部として課題管理機能が必要なのでしょうか？
人がグループまたはチームとして仕事を行うと、必ずエラーが見過ごされたり、未完了のままになっていたり、間違った場所に記録されていることがあります。これは、作業スタイルや機能が人によって異なっているからです。 発生した課題やバグの一覧を作成して、メールで送信するか、ドキュメントあるいはWebページとして投稿することだけでは、担当者が毎日、毎時間処理するべき大量のメール、タスクおよび他の作業には十分ではありません。
このプロセスで、こうした課題やバグはやがて忘れ去られ、後になって他の関連するタスクを完了する際にプロジェクトのメンバーを困惑、当惑させることになります。
- 何が課題なのか？ バグはどこにあるのか？
- 課題を見つけた！ （何時間、時には数日たって）それで、その課題は今はどうなっているのだろう？
- OK。それで、誰がこの課題を修正するのだろうか？
- この課題を見つけて、どれくらいの期間経過しているのだろう？
- 誰か、この課題を修正しようとしたのだろうか？
専用の課題管理ソフトウェアがあれば、上記の疑問すべてに、数時間や数日ではなく、わずか数分で答えられます。その結果、プロジェクトチームは本来の作業に集中でき、新たな課題を発生させることもありません。 これが、Zoho Projectsが個別の課題モジュールとして「課題管理」あるいは「課題追跡のツール」として課題管理のオプションを提供している理由です。
Zoho Projectsの課題管理の紹介ビデオ：- 主な機能
- ビジネスにおけるメリット
課題の報告と整理
Zoho Projectsの課題管理機能では、管理者はステータスに基く権限を設定したり、課題のステータス変更、課題の削除ができます。 プロジェクトに関わるすべてのチームメンバーにとって、課題の管理に必要なすべての作業が簡単になります。 課題管理機能があれば、課題をプロジェクトのタスクと共に一カ所で管理して、プロジェクトをスムーズに進められます。
ステータスとワークフローのカスタマイズ
Zoho Projectsの課題管理機能では、ワークフローパターンを柔軟に設定することができるので、様々なプロジェクトに対して、個別のワークフローを定義できます。 それぞれのワークフローは、必要なだけステップを設定できます。 Zoho Projectsのワークフローを設定して、組織特有のニーズを反映させることができます。 異なる部門やプロジェクト、時には特定の課題に対して、カスタマイズしたワークフローを定義できます。
ルールの定義
課題管理システムでは、課題をどのように報告するかが非常に重要です。 Zoho Projectsでは、課題に関して必要な事項を登録する上で、使いやすい操作を追求しています。 重要度や優先度、モジュール、課題のカテゴリーなどの変更や、課題をユーザーに割り当てるといったアクションを実行するルールを定義できます。
通知パターンの設定
課題管理システムでは、プロジェクトでの課題管理のライフサイクル中に発生する様々なイベントについて、メールによる通知をユーザーに送信できます。 課題が割り当てられたとき、課題が作成または解決されたとき、課題のステータスが変化したときなど、プロジェクトでの必要性に応じて、通知パターンを設定できます。
私の課題の表示
「私の課題」のページでは、特定のユーザーが報告した課題や、自分に割り当てられている課題を一元的に表示します。 一元的に表示することによって、修正する必要がある課題の数をすぐ把握することができるので、自分が報告した課題や、自分に割り当てられている課題について、すべてを覚えておく苦労はもう不要です。
課題管理ソフトウェアのビジネスにおけるメリット
- 重要度、カテゴリー、期限などによってフィルタリングされる表示ビューで、「未解決の課題」を漏れなく発見することができます。
- ステージのサイクルをカスタマイズすることで、課題処理の構造を決定できます。
- ワークフローやルールをカスタマイズすることで、プロジェクトメンバーがどのように課題を処理すればよいかを整理できます。
- それぞれの課題に関する解決案、履歴、コメントにすばやくにアクセスできるようにして、チームのメンバーの課題解決への意欲を高めます。
- 通知パターンを設定して、課題の修正を担当しているメンバーへ自動的にリマインドや通知を行います。
- どの課題が、どの程度まで再発の可能性があるかを正確に知ることで、生産性を向上させ、無駄な時間を削減します。