CRMヘルプ

タスクと予定の管理

業務を進める上では予定やタスクなどの活動管理が重要です。Zoho CRMの活動とは、予定(アポ、ミーティング、セミナーなど)やタスク(上司への報告、お客様への連絡など)のことを指します。お客様や商談などの画面下部(関連リスト)に、関連する活動が表示され、関連情報をまとめて確認できます。活動タブでは、タスク、予定、通話のデータを保存でき、それらのデータを、見込み客、取引先、連絡先、商談、キャンペーンなどのデータと関連づけられます。

タスクの作成

タスクとは、決まった期限までにやるべきことや終えるべき作業を指します。タスクは、Zoho CRMのホーム、活動のホーム、関連するデータのページに一覧で表示されます。

利用条件

必要な権限:活動タブにアクセスし、権限の閲覧、作成、編集、削除ができること。

タスクを作成するには

  1. 活動タブで、 新しいタスクをクリックしてください。
    また、タスク以外のデータの詳細画面で、未完了の活動の関連リスト内で新しいタスクのリンクをクリックしてタスクを作成することもできます。
  2. タスクの作成ページで、タスクの詳細を入力してください
  3. 保存をクリックしてください。

メモ

  • タスクのステータスが完了に更新された場合のみ、タスクが完了したものとして扱われます。
  • 完了のステータスは、システムで利用します。他のステータスではタスクは完了として扱われません。

予定の作成

予定は、決まった時間と場所で実施する活動です。予定は、Zoho CRMのホーム、活動のホーム、関連するデータのページに一覧で表示されます。

利用条件

必要な権限:活動タブにアクセスし、権限の閲覧、作成、編集、削除ができること。

予定を作成するには

  1. 活動タブから、 新しい予定をクリックしてください。
  2. 新しい予定の作成画面で、予定の詳細を入力してください。
  3. 保存をクリックしてください。

カレンダーから予定を作成するには

  1. カレンダーのアイコンをクリックし、表示方法(日、週、)を選択してください。
  2. カレンダー上で、作成のリンクか、カレンダー上の時間をクリックしてください。
  3. 新しい予定の作成画面で、予定の詳細を入力してください。
  4. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 設定した日時を過ぎると、予定は自動で完了します。予定のステータスを更新する必要はありません。

繰り返しの活動の作成

タスクや予定を作成する時に、繰り返すものとして設定できます。繰り返しのタスクは、一覧から作成することも可能です。

利用条件

必要な権限:活動タブにアクセスし、権限の閲覧、作成、編集、削除ができること。

繰り返しの活動を作成するには

  1. 活動タブで、新しいタスク新しい予定をクリックしてください。
    また、タスク以外のデータの詳細画面で、未完了の活動の関連リスト内で新しいタスク/予定のリンクをクリックして作成することもできます。
  2. タスク/予定の作成のページで、詳細を入力してください。
  3. 繰り返しの活動のチェックボックスを選択し、以下の操作を行ってください:
    • 繰り返す活動の開始日終了日を入力してください。
    • 活動の繰り返しの種類を入力し、内容を選択してください(下記の表を参照)。
    • 保存をクリックしてください。
毎日の場合 - 項目 詳細
毎日 活動を毎日繰り返す場合、この項目を選択してください。
次の日数ごとに繰り返し 活動を一定の日数ごとに繰り返す場合は、この項目を選択してください。
毎週 - 項目 詳細
次の週数ごとに繰り返し 活動を一定の週数ごとに繰り返す場合はこの項目を入力してください
曜日 繰り返しの活動を行う曜日にチェックを入れてください。
毎月 - 項目 詳細
月の中の特定の日付において一定の月数ごとに繰り返し 活動を一定の月数ごとに、特定の日付において繰り返す場合はこの項目を入力してください。
月の中の特定の週・曜日において一定の月数ごとに繰り返し 活動を一定の月数ごとに、特定の週・曜日において繰り返す場合はこの項目を入力してください。
毎年 - 項目 詳細
年の中の特定の日付において繰り返し 活動を毎年の特定の日付に繰り返す場合はこの項目を入力してください。
年の中の特定の月の週・曜日において繰り返し 年の中の特定の月の週・曜日において繰り返す場合はこの項目を入力してください。

繰り返しの活動を、一括で作成するには

  1. タブをクリックしてください。
  2. 一覧から、繰り返しのタスクを作成したいデータを選択してください。
  3. その他 > タスクの作成をクリックしてください。
  4. タスクの詳細を入力し、繰り返しの項目をクリックして、繰り返しの詳細を入力してください。
  5. 開始終了 を入力してください。詳細については、表を参照してください。
    • 毎日繰り返す場合 - 頻度は最長30日にセットできます。
    • 毎週繰り返す場合 - 頻度は最長30週にセットできます。
    • 毎月繰り返す場合 - 頻度は最長30カ月にセットできます。
    • 毎年繰り返す場合 - 頻度は最長10年にセットできます。
  6. 完了をクリックし、保存してください。

通知(リマインダー)の設定

通知(リマインダー)の方法は次の2通りです:

  • メールによる通知 
  • ポップアップによる通知

タスクについては、通知の種類が選択できます。予定については、どちらの方法も有効ですが、活動タブから予定を追加する際、無効にすることはできません。ただし、カレンダーでは異なる設定が可能です。カレンダーの設定により、メールによる通知を無効にできます。ポップアップの通知は、無効にできません。

利用条件

必要な権限:活動タブにアクセスし、権限の閲覧、作成、編集、削除ができること。

タスクに通知を設定するには

  1. 活動タブで、対象のタスクをクリックしてください。
  2. タスクの詳細ページで、編集をクリックしてください。
  3. リマインダーのチェックボックスを選択し、次の操作を行ってください:
    • 通知する日時を設定してください。
    • 繰り返しの種類を設定してください。(毎日、毎週、毎月など)
    • メールでの通知ポップアップでの通知かを、必要に応じて選んでください。
  4. 保存をクリックしてください。

参加者の追加

複数のユーザー、見込み客、連絡先を予定に招待するには

  1. 活動タブで、参加者を追加する予定をクリックしてください。
  2. 予定の詳細ページで、 参加者の追加のメニューをクリックしてください。
    また、編集をクリックして表示される画面で、参加者を追加することも可能です。
  3. 参加者の追加の画面で、参加者の追加を行うグループを選択してください。
    ユーザー 見込み客連絡先などを直接探すことも可能です。
  4. ユーザー、見込み客、連絡先の一覧から、対象者を選んでください。
  5. メールアドレスでの招待のテキスト欄に、招待したい人で詳細情報がZoho CRMに見つからない人のメールアドレスを入力してください。
  6. 追加をクリックしてください。

予定に関するホテルの予約

出張など、普段と異なる場所で仕事をする場合、ホテルの予約も必要です。Zoho CRMでは、Expediaの関連会社であるTravelNowのサービスと連携しており、予定のデータをもとにホテルを予約できます。予定に応じてホテルをかんたんに予約できます。

利用条件

必要な権限:ホテルの予約は、すべてのユーザーが可能です。

予定に関するホテルを予約するには

  1. 活動 タブで、ホテルを予約する予定をクリックしてください。
  2. 予定の 詳細ページで、今すぐ 予約をクリックしてください。
    または、ホテル予約の欄まで、画面をスクロールしてください。
  3. ホテルの予約の欄で、詳細を入力してください。
    場所チェックインチェックアウトなどの詳細は自動で入力されます。
    • 必要に応じて、場所チェックインチェックアウトなどの詳細を、修正してください。
      チェックインとチェックアウトの日は、それぞれ、予定の開始日と終了日が自動で入力されます。
    • 近隣の項目では、ホテル近郊の場所をチェックできます。

      対象の場所に関する主要な場所が表示されます。
      • 予約する部屋の数を編集するには、編集のアイコンをクリックしてください。各予約で、4部屋まで予約できます。
        予約を削除するには、削除のリンクをクリックしてください。
      • 部屋ごとに、大人子供の人数を選択できます。
        18歳未満の人の部屋は、子供のカテゴリーで予約する必要があります。
      • 完了をクリックしてください。
    • 料金星の数旅行アドバイザーの評価などの情報をもとに、ホテルを抽出できます。
  4. 一覧からホテルをクリックしてください。
    この操作を行うと、TravelNowのWebサイトに移動し、詳細情報を見たり、ホテルを予約したりできます。

メモ

  • 予約後、予約詳細の確認メールが送られてきます。
  • 予約ごとに、4部屋の予約が可能です。
  • 予約の最長期間は28日です。
  • 500日以内の予定について計画できます。

予約の詳細の同期

予約が完了すると、詳細がZoho CRMに同期され、他の予定情報と合わせて詳細を閲覧できるようになります。手作業で予約の詳細を同期するには、部屋を予約した時の旅程番号とメールアドレスが必要です。

予約の詳細を同期するには

  1. 活動 タブで、TravelNowで部屋を予約した予定をクリックしてください。
  2. 予約の欄で、追加のリンクをクリックしてください。
  3. ホテルの予約の際に受け取った旅程番号 と、 予約に使ったメールアドレスを入力してください。
  4. 保存をクリックしてください。
    予約した部屋が表示されます。

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