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通話の記録

通話の記録機能では、 受信(見込み客や連絡先からの電話)と発信(見込み客や連絡先への電話)の両方を記録でき、通話日時、時間、メモなどを保存できます。電話をたくさん受発信するような組織の場合に役に立つ機能です。

例えば、顧客サポートで利用すると、通話の詳細を記録して、毎回の電話でどれだけの時間がかかっているか分かります。また、月ごとの平均対応時間を追跡確認したりできます。また、営業やマーケティングで、見込み客にかけた電話をすべて記録しておくことも可能です。通話の詳細情報を記録すると、平均通話時間や一日の通話回数などに関するレポートを簡単に作成できます。

利用条件

必要な権限:活動タブでの表示、作成、編集、削除の権限が必要です。

特長

  • よくある問い合わせを特定するのに役立ちます。
  • すべての顧客との通話を記録でき、後で参照できます。

現在の通話の記録

現在の通話を記録するには

  1. 活動タブで、 新しい通話をクリックしてください。
    また、特定のデータに関する通話の詳細を追加するには、未完了の活動の関連リスト内で、通話の記録リンクをクリックしてください。
  2. 通話の記録のページで次の操作を行ってください:
    なお、独自の項目を通話の記録ページに追加することはできません。ただし、既存の項目のレイアウトを変更することは可能です。
    • 通話の件名を入力してください。
    • 通話 の種類受信発信から選択してください。
    • 一覧から、通話目的を選択してください。
    • 連絡先/見込み客の名前を入力してください。
    • 連絡先との通話の場合、必要に応じて、関連 データを選択してください。
    • 通話の詳細の欄で、現在の通話.をクリックしてください。
      初期設定では、現在の通話が選択されています。
    • 開始をクリックしてください
      。通話のタイマーに、現在の通話の経過時間が表示されます。
    • 通話が終了したら停止ボタンをクリックしてください。
      通話開始 時刻通話時間 が自動的に更新されます。
    • 詳細通話の結果を入力してください。
  3. 保存をクリックし、現在の通話を保存してください。
  4. タスクを作成して保存するには、保存して新しいタスクを追加するをクリックしてください。

メモ

  • 関連データの項目は、連絡先と通話をしたときのみ使用できます。
  • 通話を記録したユーザーが通話の担当者になります。
  • 保存された通話の記録の詳細は活動タブから確認できます。

終了した通話の記録

終了した通話を記録するには

  1. 活動タブで、 新しい通話をクリックしてください。
    また、特定のデータに関する通話の詳細を追加するには、未完了の活動の関連リスト内で、通話の記録リンクをクリックしてください。
    • 通話の件名を入力してください。
    • 通話 の種類受信発信から選択してください。
    • 一覧から、通話目的を選択してください。
    • 連絡先/見込み客の名前を入力してください。
    • 連絡先との通話の場合、必要に応じて、関連 データを選択してください。
    • 通話の詳細の欄で、完了した通話/通話の予定の設定.をクリックしてください。
      初期設定では、現在の通話が選択されています。
    • 通話時間を分/秒単位で入力してください。
    • 詳細通話の結果を入力してください。
  2. 保存ボタンをクリックしてください。保存した後にタスクを追加する場合、保存して新しいタスクを追加するボタンをクリックしてください。

メモ

  • 関連データの項目は、連絡先と通話をしたときのみ使用できます。
  • 保存された通話の記録の詳細は活動タブから確認できます。
  • 通話時間通話開始時刻の項目は、必須項目から外すこともできます。
  • 通話が完了すると、データの編集はできなくなります。

通話の予定の設定

Zoho CRMでは、通話の予定を設定し、後で電話をかける予定を忘れないようにできます。通話の予定の詳細ページでは、3種類の操作が可能です。

  • 完了にする - 完了した通話は、通話に関連するデータの完了した活動の関連リストに表示されます。
  • 通話予定の変更 - 予定が合わなくなった場合に、予定を変更できます。
  • 通話キャンセル - 不要になった場合、通話をキャンセルすることもできます。

これらの操作は、通話の詳細ページ、一覧、関連リスト、通知(リマインダー)、カレンダーから実行できます。

通話の予定を設定するには

  1. 活動タブで、新しい通話をクリックしてください。
    また、いずれかのデータの詳細ページから通話を追加することもできます。未完了の活動の関連リストの、通話の記録リンクをクリックすると、追加できます。
    • 通話の件名を入力してください。
    • 通話 の種類受信発信から選択してください。
    • 一覧から、通話目的を選択してください。
    • 連絡先/見込み客の名前を入力してください。
    • 連絡先との通話の場合、必要に応じて、関連 データを選択してください。
    • 通話の詳細の欄で、通話の予定の設定.をクリックしてください。
      通話の予定を設定すると、通話の担当者を設定できます。
    • 通話の担当者 を検索して選択してください。
    • 詳細通話の結果を入力してください。
    • 通知(リマインダー)を選択してください。
  2. 保存をクリックしてください。

通話をCRMのデータへの関連付け

通話をCRMのデータに関連付けるには

  1. 見込み客、または、連絡先タブをクリックしてください。
  2. 通話の記録を行うデータを選択してください。
  3. [データ]の詳細 ページでは、既存の通話の詳細が表示されます。
    • 表示順を並べ替える場合、件名活動の種類ステータス期限担当者名のいずれかのリンクをクリックしてください。
    • 情報を更新する場合は編集、データを削除する場合は削除をクリックしてください。
  4. 通話の記録リンクをクリックしてください。
  5. 通話の記録ページで通話の情報を記入してください。
  6. 保存ボタンをクリックしてください。保存した後にタスクを追加する場合、保存して新しいタスクを追加するボタンをクリックしてください。

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