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承認プロセスの管理

日々の活動を進める上で、上司の承認を必要とする機会はよくあります。例えば、営業担当者が顧客に商品の割引を提案する際には、その前に上司の許可が必要だったりするでしょう。マーケティング担当者がキャンペーンを計画する際に、マーケティング部長の承認と経理部長の承認が必要だったりするかもしれません。

承認事項が多くなると、承認状況の確認も煩雑になってきます。Zoho CRMでは、承認プロセスを自動化し、簡単にすることができます。

ワークフローの管理の権限を持つユーザーが、承認データに関する条件に応じた承認プロセスを設定できます。承認/却下に対して実行される処理も設定できます。

利用可能なプラン

必要な権限:ワークフローの管理権限のあるユーザーのみ、この機能を利用できます。承認タブはすべてのユーザーが利用できます。

承認プロセスの追加

各承認プロセスは、処理に関するルールと関連付けられています。ルールの条件、承認権限、承認/却下に対して実行する処理などを設定する必要があります。

承認プロセスの追加

  1. 設定 > 設定 > 自動化 > 承認プロセスをクリックしてください。
  2. 承認プロセスの一覧ページで、承認 プロセス の追加をクリックしてください。
  3. 新しい承認プロセスページで、次の内容を設定してください。
    • 承認プロセスを適用するタブを選択してください。
    • 承認プロセスの名前詳細情報を入力してください。
    • 承認プロセスを実行するタイミングを次から選択してください。
      • データの作成 - データが作成されたタイミングで承認プロセスが開始します。
      • データの編集 - データが編集されたタイミングで承認プロセスが開始します。
  4. このプロセスにルールを追加をクリックしてください。
  5. ルールの 条件を設定してください。承認プロセスは条件を満たしたデータに適用されます。
    条件の設定は必須です。条件のパターンを手動で編集することもできます。
  6. 承認者の欄で、一覧からユーザー役職グループ階層を選択してください。
    階層は、役職の階層の数に基づいて表示されます。階層を選択すると、承認の権限が役職の階層に基づいてデータに適用されます。例:データの担当者であるユーザーには3人の上司がいて、承認プロセスには、2段階の承認を必要とするとします。この場合、2人の上司から承認される必要があります。
  7. 承認ユーザーを追加する場合は、追加アイコンをクリックしてください。承認に条件を追加し、次の内容を選択してください。
    • 誰か - 誰かに承認してもらう場合は、こちらを選択してください。
    • 全員 - 全員に承認してもらう場合は、こちらを選択してください。複数の承認を同時にするか連続して行うかの設定ができます。
      • 連続 - すべてのユーザーが順々に承認する必要があります。最初のユーザーの承認後に次のユーザーが承認することができるようになります。
        一覧の一番上のユーザーが最初の承認者となり、続いて次のユーザーが承認者となります。
      • 同時 - すべてのユーザーが承認する必要があります。ユーザーは同時に承認できます。承認の必要があるだけで順序は関係ありません。
  8. タスクの追加、特定項目の更新、通知の送信、Web通知やカスタム関数の呼び出し等の承認時の処理を設定してください。
  9. 特定項目の更新、通知の送信、Web通知やカスタム関数の呼び出し等の拒否時の処理を設定してください。
  10. 完了保存をクリックしてください。

メモ

  • 承認プロセスには複数のルールを作成することができます。優先度に応じてルールを並べ替えられます。データに一致する最初のルールがデータに適用されます。
  • 各タブで、最大10件の承認プロセスを有効にできます。各承認プロセスには5件までルールを追加できます。
  • 承認者のセクションでは、10件まで選択できます。ユーザー、役職、グループ、階層のどれでも選択できます。ユーザーが誰も関連付けられていない役職を選択した場合、データは自動的にその階層で承認されます。
  • 役職が承認の権限に関して選択された場合、役職の管理者はデータを承認できます。役職に割り当てられた管理者がいない場合、データはその役職に記載された最初のユーザーが承認できます。グループの場合も同様です。グループで最初に記載されたユーザーがデータを承認する必要があります。
  • 管理者権限をもつユーザーは、組織内で承認待ちのデータすべてを確認できます。また、管理者は、いつでもデータを承認/却下できます。
  • 承認/却下に対して実行する処理を作成できます。呼び出せる処理は、メール通知、特定項目の更新、タスクの割り当て、Web通知やカスタム関数の呼びだし等です。
  • 承認待ちのデータは、削除、編集、変換ができません。データは、承認待ちとなり、処理(承認、委任、却下)が、データの詳細ページで利用できます。
  • データはロック中でも一覧で確認できます。
  • 承認待ちのデータがある時に承認プロセスを修正しても、プロセスや処理の変更内容は、すでに承認済みのデータには適用されません。
  • 承認プロセスに関連する承認待ちのデータがある場合、その承認プロセスは削除できません。ただし、無効にすることは可能です。
  • データが複数のルールを満たした場合、承認プロセスに一致する最初のルールに基づいて承認されます。
  • 却下されたデータは、データの詳細ページから再度承認を申請することができます。

承認/却下の処理の関連付け

各承認プロセスでは、タスクの追加、特定項目の更新、アラートの通知、Web通知の呼び出し等の処理をデータの承認/拒否時に実行するように設定できます。複数のユーザーがデータを承認するように設定する場合、各承認の処理後にタスクを割り当てたり、特定項目を更新したりするように設定できます。一方、メール通知、Web通知、カスタム関数は、最終承認後のタイミングでのみ実行するように設定できます。

却下の場合、これらの5つはすべて該当しません。却下時にはタスクを関連付けられません。タスクの割り当てとは、データを承認する必要のある次のユーザーにタスクを設定することです。よく使われるのは、承認待ちデータを確認するタスクの設定です。却下するデータの場合、タスクの割り当ては必要ありません。

タスクの割り当て

  1. 承認プロセスの作成中、承認時の処理の欄で、タスクの割り当てをクリックしてください。
    作成済みのタスクがあれば、表示されます。関連付けるものを1つ選択し、ステップ4に進んでください。
  2. 新しいタスクをクリックしてください。
    既存のタスクを1つ選択し、関連付けることもできます。
  3. タスクの割り当てのページで、次の内容を設定してください。
    • タスク名を入力してください。
    • タスクの期限 日数を設定してください。
    • ステータス優先度を選択してください。
    • 必要に応じて、「担当者に通知」のチェックボックスをクリックしてください。
      タスクについてのユーザーへの通知は、有効なユーザーのみに送信されます。
    • タスクの詳細情報を入力してください。
  4. 保存して関連付けをクリックしてください。

特定項目の更新

  1. 承認プロセスの作成中、承認/拒否時の処理欄で、特定項目の更新をクリックしてください。
  2. 特定項目の更新のページで、次の内容を設定してください。
    • 一覧から、更新する項目を選択してください。
    • 承認の各階層で更新するを入力してください。
  3. 完了をクリックしてください。

通知の送信

  1. 承認プロセスの作成中、承認/拒否時の処理欄で、通知の送信をクリックしてください。
    作成済みの通知があれば、表示されます。関連付けるものを1つ選択し、ステップ4に進んでください。
  2. 新しい通知をクリックしてください。
  3. 通知の送信のポップアップページで、次の内容を設定してください。
    • 通知の名前を入力してください。
    • 一覧から通知の受信者を選択してください。
      データに関連するユーザーユーザー役職役職 部下グループから選択できます。
    • 追加の受信者がいる場合、テキストボックスに入力してください。
      コンマ区切りでメールアドレスを入力してください。
    • 通知に使用するメールのテンプレートを選択してください。
      テンプレートの選択後、差出人返信先メールアドレスを入力してください。こちらから選択できます:
      • 自分のメールアドレス
      • 組織のメールアドレス
      • 現在のユーザーのメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 他のユーザーのメールアドレス
    • 却下:メールのテンプレートは、自動で「notifications@zohocrm.com」というメールアドレスから送信されます。
  4. 保存して関連付けをクリックしてください。
    作成した通知は設定>自動化>ワークフロー>通知にも表示されます。

Web通知の呼び出し

  1. 承認プロセスの作成中、承認/拒否時の処理の欄で、Web通知の呼び出しをクリックしてください。
    作成済みの通知があれば、表示されます。関連付けるものを1つ選択し、ステップ4に進んでください。
  2. 新しいWeb通知をクリックしてください。
  3. Web通知の呼び出しのページで、次の内容を設定してください。Web通知の作成も参照してください。
    • Web通知の名前詳細情報を入力してください。
    • 通知先のURLのテキストボックスに、外部サービスのURLを入力してください。
    • APIメソッドでPOSTかGETを選択してください。
    • URLのパラメーター - タブのパラメーターの追加で、次の内容を設定してください。
      • 標準形式のパラメーターで、パラメーター名パラメーターの値を入力してください。
        この内容が、外部サービスに対するWeb通知を実行する際に、リクエストのパラメーターとして送信されます。
      • 個別に設定する形式のパラメーターで、パラメーター名パラメーターの値を入力してください。
    • URLのパラメーター - 独自のパラメーターの追加で、次の内容を設定してください。
      • パラメーター名パラメーターの値を入力してください。
    • URLの プレビューを確認してください。
  4. 保存して関連付けをクリックしてください。
    作成したWeb通知は設定>自動化>ワークフロー>Web通知にも表示されます。

カスタム関数の実行

    1. 承認プロセスの作成中、承認/拒否時の処理の欄で、カスタム関数の実行をクリックしてください。
      作成済みのカスタム関数があれば、表示されます。既存のカスタム関数を1つ選択し、関連付けることもできます。
    2. カスタム関数を作成し、承認プロセスと関連付けするには、カスタム関数の作成を参照してください。
      作成したカスタム関数は、設定>自動化>ワークフロー>カスタム関数にも表示されます。

メモ

  • データが送信されると、システムで作成された通知メールが承認者のユーザーに送信されます。
  • データが承認されると、承認プロセスのメール通知の設定に基づき、データの担当者(承認を申請したユーザー)にメールが送信されます。データ担当者用のメール通知がない場合、データ承認に関してシステムで作成されたメールが、データの担当者に送信されます。
  • 承認に複数の段階がある場合、各承認後にタスクを割り当て、特定項目を更新することもできます。
  • メール通知、Web通知、カスタム関数は1件ずつ関連付けられます。複数の承認段階がある場合、最後の承認後にのみ実行されます。
  • メール通知、Web通知、カスタム関数の追加中、ワークフローのルール用に作成されたものも表示され、その逆も同じです。これらは承認プロセスに関連付けることもできます。

承認タブでの承認/却下

承認待ちのデータは承認タブで確認できます。このタブで、承認待ちのデータを承認または却下することができます。必要に応じて、別のユーザーにデータの承認を委任することもできます。承認後にのみ、データの変換、編集、削除ができます。

管理者権限をもつユーザーは、組織内で承認待ちのデータすべてを確認できます。また、管理者は、いつでもデータを承認/却下できます。

承認タブでの承認/却下

  1. 承認タブをクリックしてください。
    承認待ちのデータ一覧を確認できます。
  2. 詳細を表示するには、データをクリックしてください。
    • データの詳細 - 承認待ちのデータのあるユーザーの詳細、承認用に送信されたデータに基づく条件、承認するユーザーを確認できます。
    • ユーザーの申請履歴 - このセクションでは、ユーザーのすべての承認申請の履歴を確認できます。
  3. 承認、委任、却下リンクをクリックしてください。
    • 承認リンクをクリックし、承認のコメントがあれば入力し、承認をクリックしてください。
    • 却下リンクをクリックし、却下のコメントがあれば入力し、却下をクリックしてください。
    • 委任リンクをクリックし、承認するデータを転送したいユーザーを選択し、委任をクリックしてください。

メモ

  • データを承認する必要のあるユーザーが、データへのアクセス権を持っていない可能性があります。このような場合でも、ユーザーはデータを承認できます。
  • タブの最近の活動の欄で、最新5件の承認/却下も表示されます。
  • データの承認/却下に時間制限はありません。

承認プロセスとルールの並べ替え

複数の承認プロセスがある場合、データが承認プロセスの条件に合致するかどうかは、条件が表示されているのと同じ順序で確認されます。初期設定では、承認プロセスは時系列順に表示されます。一覧の一番上に最初に作成したプロセスが表示されます。データが複数のルールの条件を満たした場合、承認プロセスに一致する最初のルールに基づいて承認されます。必要に応じて、承認プロセスを並べ替えることができます。承認プロセスのルールも同じです。

例えば、予想収益が50万円以上の商談の承認プロセス「重要案件A」を作成します。その後、別途予想収益が80万円以上の商談の承認プロセス「重要案件Bを作成した場合、最初のプロセスの後に表示されます。

そのため、予想収益が85万円のデータが作成された場合、承認プロセスの最初に合致する「重要案件A」の条件に基づき承認の欄に表示されます。ただし、この場合、「重要案件B」に基づいた承認として処理される方が望ましい場合があります。その場合、優先順位に応じて承認プロセスを並べ替える必要があるかもしれません。

承認プロセスの並べ替え

  1. 設定 > 設定 > 自動化 > 承認プロセスをクリックしてください。
  2. 承認プロセスの一覧ページに、すべてのタブの承認プロセスが表示されます。
  3. タブの欄をクリックして、承認プロセスを並べ替えたいタブを選択してください。
  4. 処理の 並べ替えをクリックしてください。
  5. ドラッグ&ドロップで承認プロセスを並べ替え、保存をクリックしてください。

承認プロセスのルールの並べ替え

  1. 設定 > 設定 > 自動化 > 承認プロセスをクリックしてください。
  2. 承認プロセスの一覧ページで、承認プロセスをクリックしてください。
  3. ルールの 並べ替えをクリックしてください。
    この機能は、承認プロセスに複数のルールがある場合のみ、利用できます。
  4. ルールをドラッグ&ドロップして、新しい順番を保存をクリックしてください。

承認履歴の表示

承認履歴とは、承認用に送信したデータの一覧です。

承認履歴を表示する

  1. Zoho CRMで、承認タブをクリックしてください。
  2. あなたの承認待ちページで、承認履歴をクリックしてください。
    承認履歴のページで、すべての承認に関連したデータが時系列順に表示されます。

承認履歴は一定期間にわたるため、特定のデータを検索する場合、少し面倒かもしれません。例えば、特定のユーザーが承認用に送信したデータや、過去7日間に承認用に送信されたデータの一覧を表示したい場合、膨大なデータからそれらを検索するのは大変です。このような場合、フィルター機能を使って、目的のデータを絞り込むことができます。

承認履歴のページで、データを抽出するには

  1. 特定タブにおけるデータの承認履歴を表示するには、タブを選択してください。
    すべてのタブを選択すると、すべてのタブの承認履歴が表示されます。
  2. 特定のユーザーの承認履歴を表示するには、ユーザーを選択してください。
    すべてのユーザーを選択すると、組織のすべてのユーザーの承認履歴が表示されます。
  3. データで実行された処理に基づいて項目を抽出するには、操作を選択してください。
    • 承認済み却下済み削除済み送信済みから操作を選択できます。
    • 4つすべての操作に関するデータの承認履歴を表示するには、すべての操作を選択してください。
  4. 選択した期間におけるデータの承認履歴を表示するには、期間を選択してください。次の選択肢から選択してください。
    • 今日
    • 過去7日間
    • 過去30日間
    • 特定の日付
    • 日付の範囲

例えば、過去7日間で見込み客タブに特定のユーザーが承認用に送信したすべてのデータを表示したい場合

  • タブ見込み客を選択してください。
  • 該当のユーザーを選択してください。
  • 操作送信済みを選択してください。
  • 期間過去7日間を選択してください。

承認履歴が、これらのフィルターに基づいて表示されます。

よくある質問

1.承認プロセスごとに選択できる承認者の数に制限はありますか?

2.承認プロセスに一致したデータで承認用に送信されていないものがあるのはなぜですか?

3.いくつかのデータが編集をロックされ、承認待ちです。承認タブで「承認待ちデータなし」になるのはどうしてでしょう?

4.だれも承認していないデータが「承認済み」になっています。なぜでしょうか?

5.承認プロセスを無効にするとどうなりますか?