CRMヘルプ

割り当てルールの設定

割り当てルールを利用すると、Zoho CRMのユーザーにデータを自動で割り当てられます。割り当てルールは、見込み客、連絡先、問い合わせ、カスタムタブのデータに対し、インポート、または、Webフォームからの取り込み時のみに適用されます。データの割り当て方法は、あらかじめ設定した条件に応じた方式か、ラウンドロビン(順番で割り当て)方式かを選択できます。

利用可能なプラン

必要な権限:[タブ]の割り当てルール権限を管理する権限。

データの割り当ての流れ

  • 割り当てルールと、ルールに関連付ける項目を作成してください。
  • 見込み客/連絡先/問い合わせのインポートやWebフォームによって見込み客が登録された時に適用する割り当てルールを選択してください。
  • 割り当てルールに応じて担当者が自動で割り当てられます。

制限

  • 1つのルール項目には25件まで条件を設定できます。
  • 複数のルールを設定しても、ユーザーが一度に選択できるルールは1件だけです。
  • 割り当てルールは、インポートWebフォームから作成されたデータのみに適用できます。
  • 手動で作成している場合、見込み客/連絡先を自動でユーザーに割り当てることはできません。

割り当てルールを設定するには

  1. 設定 > 設定 > 自動化 > 割り当て ルールをクリックしてください。
  2. 割り当てルールのページで、対象のタブを選択して、ルールの作成をクリックしてください。
  3. 新しいルールのページで、ルール名を入力してください。
  4. 保存をクリックしてください。
  5. [タブ]の割り当てルールのページで、ルールの作成をクリックしてください。
  6. ルールの作成のページで、次の手順にしたがってください。
    • 条件: ルールの条件を入力してください。
      データの担当者: データに担当者を割り当てるには、オプションを選択してください。
      • 割り当て :データの担当者として割り当てるユーザーを選択してください。
      • ラウンドロビン(順番)で ユーザーに割り当てる一覧からユーザー、または、ルールグループを選択してください。データは選択したユーザーの一覧に割り当てられます。
    • ワークフローのタスク: 割り当てるワークフローのタスクを選択してください。 ワークフローのタスクの詳細については、ワークフローのタスクを参照してください。
    • 設定 > 設定 > 自動化 > 割り当て ルールをクリックしてください。
  7. 保存をクリックしてください。

割り当て方法の例

毎回1つのデータが各ユーザーに割り当てられます。

データがインポート、または、Webフォームから作成されると、表示順にしたがってユーザーに割り当てられます。ユーザーは、以下から選択できます:

  • ユーザー - データを割り当てるユーザーを選択します。ユーザーの表示順を並び替えることができます。
  • 役職 - 役職を選択します。選択した役職のユーザーが表示されます。データが作成された日時に応じてユーザーが表示されます。一番最近作成されたユーザーが最初に表示されます。
  • グループ - グループを選択します。選択したグループのユーザーが表示されます。データが作成された日時に応じてユーザーが表示されます。一番最近作成されたユーザーが最初に表示されます。

ルールの項目に応じてユーザーが表示されます

  • 宮崎太郎
  • 福岡花子
  • 長崎次郎

データは次の順番でユーザーに割り当てられます:

  • 宮崎太郎 - データ 1
  • 福岡花子 - データ 2
  • 長崎次郎 - データ 3
  • 宮崎太郎 - データ 4
  • 福岡花子 - データ 5
  • 長崎次郎 - データ 6、と続きます。