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カスタム関数

Zoho CRMのカスタム関数を利用すると、CRM内の各タブのデータや他のサービス/アプリケーションのデータを更新できます。データがワークフローの条件に一致すると、ワークフローによりカスタム関数が実行され、CRMのデータが更新されます。カスタム関数では処理の内容を自動化でき、ワークフローのルールに関連付けることで実行条件を設定できます(処理の内容は独自のDelugeスクリプトで任意の内容を記述できます)。詳細:Delugeスクリプト - ガイド

利用例

  • 対象の取引先に関して、これまでに受注した商談の総額の合計を算出し、取引先の項目に反映します。複数回受注した際に、合計を手計算したりレポートを作成したりしなくてもすぐに合計値を確認できます。受注総額に応じて、顧客をA、B、Cなどのランクに分けることができます。
  • 商談が受注になった時、Zoho プロジェクトなどのプロジェクト管理サービスでプロジェクトを作成できます。また、プロジェクトの進捗状況を簡単に確認できるように、取引先や商談にプロジェクトへのリンクを表示できます。
  • 取引先の住所情報を変更した時に、関連する連絡先の住所情報も連動して変更できます。
  • 商談が受注になった時、関連する取引先、連絡先、商談の情報をZoho ブックスなどの会計サービスに送信できます。請求書のステータスが「支払い済み」に変更さた時、CRM内の関連する商談データも更新されます。

対象者

  • ワークフローのルールを設定するCRMの管理者
  • REST APIやDelugeスクリプトの知識がある技術者

利用可能なプラン

必要な権限:「ワークフローの管理」権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

カスタム関数の設定

カスタム関数は次の3つの手順で設定できます:

  • カスタム関数を作成する。
  • カスタム関数をワークフローのルールに関連付ける。
  • カスタム関数の処理をテストする。

カスタム関数を作成する

  1. 設定アイコン) > 設定 > 自動化 > ワークフローによる自動化>カスタム関数をクリックしてください。
  2. ワークフローのカスタム関数のページで、カスタム関数の設定をクリックしてください。
  3. カスタム関数の設定ページで、ギャラリー、カスタム関数(既存の関数から選択する)、自分で作成する(Delugeスクリプトを使用して新しく作成)から選択してください。

    カスタム関数
  4. 保存をクリックしてください。

カスタム関数をワークフローのルールに関連付ける

  1. 設定アイコン) > 設定 > 自動化 > ワークフローによる自動化 > ルールをクリックしてください。
  2. ワークフローのルールページで、ルールの作成をクリックしてください。
  3. ルール作成タブで、ルールを設定してください。
  4. すぐに実行する処理で、カスタム関数を選択してください。
  5. 実行するカスタム関数を選択してください。
  6. 保存をクリックしてください。
    カスタム関数

カスタム関数連携をテストする

  1. ワークフローのルールの条件に応じて、CRMにテスト用データを追加してください。
  2. カスタム関数を利用してZoho CRMから取得したデータの内容を確認してください。
  3. データが受信されなかったり、データの不整合が生じる場合は、Zoho CRMのカスタム関数の内容を変更してください。
  4. Zoho CRMから必要なデータを取得できるまで、このテストを続けてください。

重要なお知らせ

  • 1件のワークフローのルールには、6件のカスタム関数(すぐに実行する処理が1件と、5件の時間基準の処理が5件)まで関連付けられます。
  • カスタム関数を利用すると、Zoho CRMの項目のデータを外部のアプリケーションに最大10件まで送信できます。
  • カスタム関数を利用すると、他のアプリケーションのデータをZoho CRMに取得できます。
  • 外部アプリの制限に応じて、定期的にAPIの認証情報を更新する必要があります。
  • カスタム関数において、外部アプリの問題が原因で機能を停止しても、通知メールが送信されることはありません。
  • Zoho クリエーターへの接続中に何らかの障害が発生した場合、2度目の通知は15分後に送信されます。その後、該当のワークフローに関する通知はシステムからは送信されません。Zoho クリエーターから取得したエラーは、失敗の理由の欄に表示されます。
  • 一日あたりの最大数を超えた場合、システムは外部アプリにカスタム関数の残数の情報は送信しませんが、管理者に障害を通知します。
  • Zoho CRMは、次の形式で日付日時項目のデータを外部アプリに送信します。
    • 日付: yyyy-MM-dd
    • 日時: yyyy-MM-dd hh:mm
  • カスタム関数の制限:

利用例

取引先の商談の総額の合計値を算出する

概要

対象の取引先に関して、これまでに受注した商談の総額の合計を算出し、取引先の項目に反映します。複数回受注した際に、合計を手計算したりレポートを作成したりしなくてもすぐに合計値を確認できます。受注総額に応じて、顧客をA、B、Cなどのランクに分けることができます。

このカスタム関数を設定するには、次の手順にしたがってください:

    1. Zoho CRMにサインインしてください。
    2. 設定アイコン) > 設定 > 自動化 > ワークフローの自動化 > ルール > 商談タブに対するルールの作成 をクリックしてください。
    3. 次へをクリックしてください。
      カスタム関数
    4. いつこのルールをいつ実行するか選択してください。データの操作に基づいて実行するように選択し、作成、または、編集を選択してください。
      カスタム関数
    5. 完了をクリックしてください。
    6. どのデータに対してルールを実行するか選択してください。条件に一致したデータを選択して、条件に「ステージ」「が次の値を含む」「受注」と設定してください。
      カスタム関数
    7. 完了をクリックしてください。
    8. カスタム関数すぐに実行する処理を選択してください。
      カスタム関数
    9. カスタム関数の設定のポップアップで、ギャラリーをクリックしてください。
    10. ギャラリーのページで、Roll-up Potential Amount to Account関数の設定をクリックしてください。
    11. 次のように引数の値を設定してください:
      • 取引先のID:項目一覧から「取引先のID」を選択してください。
      • SumUpField:取引先タブで商談総額の合計値を保存する項目の名前を設定してください。
      • 「独自の値を設定」リンクをクリックして、項目名を入力してください。

    12. 設定を保存してください。取引先タブで、すべての商談の総額の合計が自動で更新されるようになります。

エラーコード

カスタム関数の実行が失敗すると、次のエラーメッセージのいずれかがZoho CRMに表示されます:

HTTPステータスコード

  • 400 Bad Request - 必要なパラメーターが不足している場合が多いです。
  • 401 Unauthorized - 有効なAPIキーがありません。
  • 402 Request Failed - パラメーターは有効ですが、リクエストを処理できません。
  • 404 Not Found - リクエストされた内容は存在しません。
  • 500, 502, 503, 504 Server errors - 外部アプリケーションにエラーが発生しました。
  • Error Code 1 - 一時的にAPIサーバーに接続できません。APIサーバーのログや、CRMから送信されたリクエストに関するファイアーウォールの設定を確認してください。

独自のエラー

  • Internal process failure - スクリプトの処理中にエラーが原因でカスタム関数が実行されない。
  • Day limit reached - その日の利用上限に達した。
  • Deluge Script- ワークフローの実行がDelugeスクリプトのエラーのため、失敗した。