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ワークフローによる処理の自動化

ワークフロー機能を利用すると、営業、マーケティング、顧客サポートなどの業務処理を自動化できます。具体的には、設定した条件を満たす操作を行ったときに、自動的にユーザーにタスクを割り当てる、通知を送信する、特定の項目の値を更新する等の処理ができます。ワークフローの自動化で設定する内容は次のとおりです:

  • ワークフローのルール - 処理を実行する条件です。
  • ワークフローの通知 - ワークフローのルールに合致する時に送信する通知メールです。
  • ワークフローのタスク - ワークフローのルールに合致する時にユーザーに割り当てるタスクです。
  • ワークフローの特定項目の更新 - ワークフローのルールに合致する時に指定した項目の値を自動で更新する処理です。
  • Web通知 - ワークフローの実行時に外部のサービスに通知/リクエストを送信する処理です。
  • カスタム関数 - スクリプトで記述した任意の処理でき、他のサービスやアプリケーションとデータをやりとりしたり、CRM内のデータを更新したりできます。

ワークフローは、通知、タスク、特定項目の更新などの処理を関連付けた場合のみ実行されます。設定したルールに応じて、通知、タスクの割り当て、特定項目の更新が実行されます。たとえば、ある条件が満たされた際にユーザーに通知メールを送信するには、通知をルールに関連付ける必要があります。また、タスクをあるユーザーに割り当てることもできます。

 

Zoho CRMの標準ワークフローとして、大型商談の受注通知のルールが設定されています。このルールは、商談の総額と確度に応じて実行されます。条件を満たすと、ユーザーにメールが送信されます。基準となる商談の総額や確度などはカスタマイズできます。

特長

  • タスクの割り当て処理を自動化することで効率化を図れます。
  • 業務負荷を減らすことができます。
  • 業務フローを標準化できます。