CRMヘルプ

Web通知

Zoho CRMで指定した条件に合致した時に、Web通知の機能を利用して外部のサービスにデータを送信できます。Web通知を利用すると、呼び出し用のURLを設定し、外部のシステムやサービスとの連携のを自動化できます。Web通知の基本情報については、webhooks.orgをご覧ください。

利用例

  • Zoho CRMで商談を完了すると、顧客情報を会計ソフト(例:Zoho ブックス)に登録し、自動で顧客への請求書を作成できます。
  • Zoho CRMのWebフォームを使用してWebサイトから収集した見込み客や連絡先の情報を、メール配信サービス(例:MailChimp)のリストに追加できます。
  • 営業担当者に、顧客訪問やミーティング、その他の予定についてSMS通知を設定できます。
  • 商談のステージが商談から見積に変更されるとすぐに、会計ソフト(例:Zoho ブックス)で見積書を作成できます。
  • Zoho CRMで商談を完了すると、 Zoho クリエーターで営業担当者の営業歩合を自動で計算できます。

対象者

  • ワークフローの管理権限を持つCRMユーザー
  • REST APIの知識を持つ技術者

利用可能なプラン

必要な権限:ワークフローの管理権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

Web通知の項目の一覧

項目名 詳細 データの種類 上限
名前 Web通知の名前を入力してください。 テキスト 文字・数字(50)
詳細 Web通知の詳細を追加してください。 テキスト 200文字
通知先のURL 外部アプリやサービスのREST APIのURLを入力してください。 URL: 200文字
メソッド APIメソッドの種類を選択してください - POST、または、GET。初期設定では、POSTメソッドが選択されています。 ラジオボタン -
タブ

Zoho CRMのタブを選択してください。

利用できるタブ:

  • CRMの主要なタブ(例:見込み客、取引先、連絡先、商談など)。
  • 予定とタスク

注意: 通話の記録とメモには、Web通知を設定できません。

選択リスト -
タブのパラメーターを追加する

パラメーター名とパラメーターの値を入力してください。この内容が、外部サービスに対するWeb通知を実行する際に、リクエストのパラメーターとして送信されます。

利用できるタブ:

  • CRMの主要なタブ
  • ユーザー
  • 組織
文字列 3,000文字
独自のパラメーターを追加する Web通知にパラメーター名とパラメーターの値を入力してください。この内容も、外部サービスに対するWeb通知を実行する際に、リクエストのパラメーターとして送信されます。名前と値を設定します。このキー/値のペアは、主に認証トークンやセキュリティトークンなどを送信するために使用されます。 文字列 -
URLのプレビュー 外部アプリやサービスに通知するWeb通知のURLをプレビューできます。 テキスト 表示のみ

Web通知の設定

次の3つの手順でWeb通知を設定してください:

  • Web通知を作成する。
  • Web通知をワークフローのルールに関連付ける。
  • Web通知の連携をテストする。

Web通知を作成するには

  1. 設定アイコン) > 設定 > 自動化 > ワークフローによる自動化 > Web通知をクリックしてください。
  2. Web通知のページで、Web通知の設定をクリックしてください。
  3. Web通知の作成ページで、パラメーターを設定してください。
  4. 保存をクリックしてください。

利用できない差し込み項目の検出

Web通知の値の詳細の編集画面で挿入した差し込み項目の値が、 ${Unsupported_Field}(利用できない項目)と表示されることがあるかもしれません。これは、次の理由が考えられます。

該当のカスタム項目を削除した

値を挿入した差し込み項目を削除した。Web通知の値の詳細の編集画面で、削除した項目の値が含まれる場合、${Unsupported_Field}と表示されます。

独自のルックアップ項目を削除した

値を挿入した後に、該当のルックアップ項目を削除した。Web通知の値の詳細の編集画面で、削除したルックアップ項目の値が含まれる場合、${Unsupported_Field}と表示されます。

項目が、利用可能な差し込み項目の一覧に表示されていない

選択したタブで利用可能な差し込み項目の一覧にない項目を差し込み項目の値として使用している場合、${Unsupported_Field}と表示されます。

例えば、商談タブの値の詳細の編集画面に、差し込み項目として${Leads.Lead Id}を挿入する場合、サポートしていない項目として表示されます。

連携/機能が無効にされた

関連する連携や機能がアカウントで無効になっている場合、連携の一部として作成された項目も利用できません。このような差し込み項目が値の詳細の編集画面に挿入されている場合、${Unsupported_Field}と表示されます。これは次の機能/連携で該当します。

  • Google AdWords連携 - 無効になったGoogle AdWordsの項目は利用できません。
  • 訪問者の追跡(Zoho セールスIQ連携):無効になった訪問者の追跡用の項目は利用できません。
  • テリトリー管理 - 無効になったなった項目は利用できません。
  • 複数通貨 - 無効になった通貨は利用できません。

Web通知をワークフローのルールに関連付けるには

  1. 設定アイコン) > 設定 > 自動化 > ワークフローによる自動化をクリックしてください
  2. ワークフローのルールページで、ルールの作成をクリックしてください。
  3. ルール作成ページで、ルールを設定してください。
  4. ワークフローの処理で、Web通知を選択してください。
  5. Web通知の呼び出しのポップアップで、必要なWeb通知を選択して、関連付けをクリックしてください。
  6. 保存をクリックしてください。

Web通知の連携をテストするには

  1. ワークフローのルールの条件に応じて、CRMにテスト用データを追加してください。
  2. Web通知を利用してZoho CRMから取得したデータの内容を確認してください。
  3. エラーが発生したり、データの不一致が発生したりした場合は、Zoho CRMのWeb通知の設定を修正してください。
  4. Zoho CRMから必要なデータを取得できるまで、このテストを続けてください。

重要なお知らせ

  • 1件のワークフローのルールには、6件のWeb通知(すぐに実行する処理で1件と、5件の時間基準の処理で5件)まで関連付けられます。
  • Web通知を利用すると、Zoho CRMの項目のデータを外部のアプリケーションに最大10件まで送信できます。
  • Web通知を利用すると、他のアプリケーションのデータをZoho CRMに取得できます。
  • 外部アプリの制限に応じて、定期的にAPIの認証情報を更新する必要があります。
  • Web通知において、外部アプリの問題が原因で機能を停止しても、通知メールが送信されることはありません。
  • 実行中に何らかの障害が発生した場合、Web通知でまず通知が送信され、15分後にZoho CRMから2度目の通知が送信されます。その後、システムから特定のワークフローに関する通知は送信されません。
  • 一日あたりの最大数を超えた場合、システムから外部アプリにWeb通知の残数の情報は送信されませんが、管理者に障害を通知します。
  • 通知先のURLの項目で、ポート番号を設定する場合、ポート番号は、80、または、443のみサポートされていることにご注意ください。
  • Zoho CRMでは、Web通知の設定において日付/日時の形式とタイムゾーンを選択できます。
  • Web通知の制限:
    • プロフェッショナルプラン - 10,000回/日、または、200回/ライセンス(少ない方を適用)
    • エンタープライズプラン - 10,000回/日、または、200回/ライセンス(少ない方を適用)

利用例 その1:

Zoho CRMで商談を完了する際、Zoho クリエーターのアプリで営業歩合を計算します。

用途

営業部長や経理担当は、組織があらかじめ設定した条件(例:受注した契約や売上高の2%)に応じて営業歩合を計算するのに営業歩合のアプリを使用できます。このアプリケーションを利用すれば、営業歩合の計算の際に手動での入力を減らせるため、ミスを減らせ、時間を節約できます。また、各担当者が、毎月の手数料を自分で確認することもできます。

前提条件

  • Zoho クリエーターのアカウントがあること
  • Zoho APIにアクセス権限があること
  • Zoho クリエーターを扱えること

手順

  1. Zoho クリエーター(参照:Zoho クリエーターのヘルプのアプリの作成)で営業歩合のアプリを作成する
  2. Zoho CRMでWeb通知を設定する
  3. ワークフロールールを設定する
  4. Web通知の連携をテストする

ステップ1:Zoho クリエーターで営業歩合のアプリを作成する

Zoho クリエーターで、営業歩合のアプリで次の項目を作成する:

  • 営業担当者
  • 商談名
  • 顧客名
  • 総額
  • ビジネスの種類:新規、または、既存
  • 完了予定日
  • 営業歩合

Zoho クリエーターでアプリケーションを作成するには、オンラインヘルプをご参照ください

ステップ2:Web通知の設定

パラメーターの設定で、商談のタブから次の項目を選択してください。

  • 商談名
  • 完了予定日
  • 種類
  • データの担当者
  • 総額

Web通知で、次の詳細を設定してください:

通知先のURL:

  1. https://creator.zoho.com/api/xml/write - POSTメソッド

個別に設定する形式のパラメーター(XML、または、JSON)

  1. <ZohoCreator>
  2. <applicationlist>
  3. <application name='sales-commissions'>
  4. <formlist>
  5. <form name='Commissions'>
  6. <add>
  7. <field name='Name'>
  8. <value> ${Potentials.Potential Name} </value>
  9. </field>
  10. <field name='Closed_Amount'>
  11. <value> ${Potentials.Amount} </value>
  12. </field>
  13. <field name='Closing_Date'>
  14. <value> ${Potentials.Closing Date} </value>
  15. </field>
  16. <field name='Customer_Name'>
  17. <value> ${Accounts.Account Name} </value>
  18. </field>
  19. <field name='Type_of_Business'>
  20. <value> ${Potentials.Type} </value>
  21. </field>
  22. <field name='Sales_Rep'>
  23. <value> ${Potentials.Potential Owner} </value></field>
  24. </add>
  25. </form>
  26. </formlist>
  27. </application>
  28. </applicationlist>
  29. </ZohoCreator>

注意:

  • 上記XMLの文字列では、タグの名前はZoho クリエーターの項目を表し、データの値はZoho CRMから登録されます。
  • <applicaton name>は、Zoho クリエーターのフォームを含むアプリケーション名です。アプリケーション名は、Zoho クリエーターのアプリケーションの設定タブから取得してください。
  • <form name>は、Zoho クリエーターでデータを編集するフォーム名です。フォーム名は、Zoho クリエーターアカウントのフォーム設定から取得してください。
  • クリエーターのアプリの日付の形式は、yyyy-MM-dd にしてください。Zoho クリエーターのアカウントのアプリケーションの設定で日付の形式を変更できます。

独自のパラメーター:

パラメーター 詳細
認証トークン* クリエーターのアカウントで認証トークンを入力してください。詳細は、クリエーターのヘルプを参照ください。
zc_ownername* クリエーターのアカウントのアプリケーションの所有者名を入力してください。

メモ

  • 他のアプリからZohoクリエーターにデータを取得するには、ユーザー名とのZoho APIの認証トークンを設定してください。Zoho API関連の情報を作成するには、 オンラインヘルプを参照してください。

ステップ3:ワークフローのルールを設定する

ワークフローのルールのページで次の手順にしたがってください:

  1. ワークフローの条件を次のように設定してください:
    • 種類が新規
    • ステーが受注
  2. 次へをクリックしてください。
  3. Web通知に、すぐに実行する処理を選択してください。
  4. Web通知の呼び出しの画面で、必要なWeb通知を選択して、関連付けをクリックしてください。
  5. ワークフローのルールを保存してください。

Web通知をワークフローのルールに関連付ける

ステップ4:連携をテストする

  1. CRMでテスト用の商談を作成し、種類を新規、ステージを受注にそれぞれ設定してください。テストのデータを入力する際、総額、受注日、データの担当者、取引先名、商談名も入力されていることを確認してください。
  2. Zoho クリエーターで営業歩合のアプリを開き、該当のCRMデータを確認してください。
    何のデータも受信していない場合、Web通知の設定を修正し、テストを続けてください。テスト終了後、テストデータを削除し、この連携をCRMユーザーにお知らせしてください。

利用例 その2:

顧客と営業担当者にSMS通知を送信する。

用途

顧客からの支払い期限日が今日とします。ワークフローのルールで時間基準の処理にWeb通知を関連付けることで、支払い期日、顧客名、金額等の詳細を営業担当者にSMSで送信することができます。

前提条件

  • SMSの決済サービスのアカウントがあること
  • ワークフローのルールのアクセス権限があること

手順

  1. SMSの決済サービスのアカウントを作成する
  2. Zoho CRMでWeb通知を設定する
  3. ワークフローのルールを設定する
  4. Web通知の連携をテストする

ステップ1:SMSの決済サービスのアカウントを作成する

SMSの決済サービスで、Web通知を設定するのに必要なアカウントを作成してください。

  • 営業担当者
  • 商談名
  • 顧客名
  • 総額
  • ビジネスの種類:新規
  • ステージ:受注
  • 支払期限(カスタム項目)

現在、Zohoでは、次のSMSサービスと提携しています。

上記のサービスからSMSの利用料を購入し、APIの詳細を取得できます。

ステップ2:Web通知の設定

パラメーターの設定で、見込み客のタブから次の項目を選択してください。

  • SMSサービスのIPアドレス
  • ユーザー名
  • 認証トークン

Web通知で、次の詳細を設定してください:

通知先のURL:

  1. https://<IP Address>/smsgateway/post - POSTメソッド

個別に設定する形式のパラメーター(XML、または、JSON)

  1. <?xml version="1.0"?>
  2. <m:Library xmlns:m="https://www.screen-magic.com" xmlns="https://www.defns.com">
  3. <username>xxxx@xxxxx.com</username>
  4. <senderid>SMS-Provider</senderid>
  5. <accountid>XXXXXXX</accountid>
  6. <authtoken>XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX</authtoken>
  7. <message mobilenumber="${User.Mobile}">${User.Last Name}さん、${Account.Name}様の支払額({Potential.Amount})の期限が今日です。 ${Contact.Last Name}に連絡してください</message>
  8. </m:Library>

メモ

  • 上記XMLの文字列は、Screen Magicを利用したサンプルです。

ステップ3:ワークフローのルールを設定する

ワークフローのルールのページで次の手順にしたがってください:

  1. ワークフローの条件を次のように設定してください:
    • 種類が新規。
    • ステーが受注
    • 完了予定日を選択してください。
  2. Web通知に時間基準の処理を選択してください。
  3. ワークフローのルールを保存してください。

ワークフローのルールの条件

Web通知をワークフローのルールに関連付ける

ステップ4:連携をテストする

  1. CRMでテスト用の商談を作成し、種類を既存、支払期限を今日にそれぞれ設定してください。テストのデータを入力する際、総額、受注日、データの担当者、取引先名、商談名も入力されていることを確認してください。
  2. 携帯電話で、SMSの通知を確認してください
    SMSを受信していない場合、Web通知の設定を修正して、テストを続けてください。テスト終了後、テストデータを削除し、この連携をCRMユーザーにお知らせしてください。

エラーコード

Web通知の実行が失敗すると、次のエラーメッセージのいずれかがZoho CRMに表示されます:

HTTPステータスコード

  • 400 Bad Request - 必要なパラメーターが不足している場合が多いです。
  • 401 Unauthorized - 有効な認証トークンがありません。
  • 402 Request Failed - パラメーターは有効ですが、リクエストを処理できません。
  • 404 Not Found - リクエストされた内容は存在しません。
  • 500, 502, 503, 504サーバーエラー - 外部アプリケーションにエラーが発生しました。
  • Error Code 1 - 一時的にAPIサーバーに接続できません。APIサーバーのログや、CRMから送信されたリクエストに関するファイアーウォールの設定を確認してください

独自のエラー

  • 内部処理のエラー- Web通知の処理中にエラーが原因でWeb通知が実行されませんでした。
  • 1日の上限に達しました - その日の利用上限に達しました。