CRMヘルプ

ワークフローの管理の導入チェックリスト

概要

  • ワークフロー機能を利用すると、営業、マーケティング、顧客サポートなどの業務処理を自動化できます。ワークフロー機能では、次の内容を設定します:
  • ワークフローのルールの作成時に、次の項目を入力してください。
    • 基本情報 - ルール名、詳細情報、ルールを適用するデータの種類についての詳細です。
    • 実行条件 - ルールを実行するタイミングです。例えば、データ作成時、更新時、作成&更新時、データの特定の項目の更新時等です。
    • 条件 - ルールを実行する条件です。
    • すぐに実行する処理 - ルールが実行されたときに行う処理の内容です(通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新など)。
    • 時間基準の処理 - 予め設定した日時に行う処理の内容です(通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新等)。
  • ワークフローのルールの処理とは、ワークフローの通知、タスク、特定項目の更新等です。見込み客、連絡先、商談のデータに対して実行できます。
  • ワークフローのルールの処理には、次の2つの種類があります:
    • すぐに実行する処理 - ルールが実行されたときに行う処理の内容です(通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新等)。
    • 時間基準の処理 - 予め設定した日時に行う処理の内容です(通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新等)。
  • ワークフローの通知は、次の受信者に送信できます:
    • 顧客 - タブのメールアドレスの項目に入力されている宛先に送信します。
    • CRMに登録されているユーザー - 選択したグループ、役職のユーザー宛に送信します。
    • データの担当者とデータの作成者 - チェックを入れたユーザー宛に送信します。
    • その他の受信者 - コンマ区切りで入力したメールアドレス宛に送信します。
  • ワークフローのタスクは、組織のユーザーに割り当てできます。データの担当者に、タスクのリマインダー(メール、または、ポップアップ)を送信できます。
  • ワークフローの特定項目の更新の機能を利用すると、関連したルールが実行された時に、特定の項目の値を更新できます。

チェックリスト

ワークフローのルールを使用する前に、次の点を確認してください:

重要事項

一日当たりの上限

時間基準の処理の実行予定が変更されるケース

時間基準の処理の実行予定が変更/削除されないケース

重要事項:

  • ワークフローのルールを使用する際、すべての通知とタスクを確認する必要はありません。見込み客に関するルールの場合、見込み客に関連する通知、タスク、特定項目の更新のみが表示されます。
  • 1件のルールにつき、時間基準の処理は5件まで作成できます。
  • 1件のルールにつき、通知は最大5件、タスクは5件、特定項目の更新は3件まで関連付けられます。
  • メール拒否の処理(オプトアウト)が有効(メール送信対象から除外)の場合、該当の連絡先にはメールは送信されません。
  • ワークフローの時刻には、組織で設定したタイムゾーンが適用されます。タイムゾーンが設定されていない場合、Zoho CRMの使用責任者のタイムゾーンが適用されます。
  • 時刻基準の処理の実行タイミングは分単位では設定できません。ルール実行のタイミングは、設定されたタイミングと数分ずれる場合があります。
  • メールの送信数が1日の上限数に達した場合には、それ以降の通知メールは送信されません。
  • 過去の時間に実行時間を設定すると、処理はすぐに実行されます。ルール実行のタイミングは、設定されたタイミングと数分ずれる場合があります。

利用の上限について:

  • ワークフローの通知の上限数は、ユーザー数×100、または、5,000のいずれか小さい方の値が適用されます。ユーザー数が40人の場合、上限は4,000です。100人の場合、5,000です。
  • 時間基準の処理の上限数は、ユーザー数×50、または、1,000のいずれか小さい方の値が適用されます。ユーザー数が10人の場合、上限は500です。100人の場合、1,000です。
  • 1時間に実行できる処理の数は、300件までです。300件/時を超えた場合、残りの処理は次の時間に実行されます。
  • ワークフローの通知が上限に達した場合、Zoho CRMの使用責任者に通知が送信されます。
  • 1日の上限数(例:メール上限)はPST(太平洋標準時間)に基づいて算出されます。

時間基準の処理の実行予定が変更されるケース

  • 実行条件が、編集、または、作成 / 編集の場合。あるデータが条件を満たした場合、「すぐに実行する処理」が実行され、時間基準の処理の実行予定が登録されます。
    ユーザーがデータを編集し、条件が満たされなくなった場合、それより前に設定した時間基準の処理は取り消されます。該当のデータがもう一度編集され、条件を満たすようになった場合、時間基準の処理はもう一度設定されます。
  • 時間基準の処理における実行日時が、日時のカスタム項目にもとづいて設定されている場合。あるデータが条件を満たした場合、「すぐに実行する処理」が実行され、時間基準の処理の実行予定が登録されます。
    ユーザーが日時項目の値を変更した場合、新しい値を元にして時間基準の処理の実行予定が登録し直されます。

時間基準の処理の実行予定が変更/削除されないケース

  1. 実行条件が、編集、または、作成 / 編集の場合。あるデータが条件を満たした場合、「すぐに実行する処理」が実行され、時間基準の処理の実行予定が登録されます。
    ユーザーがデータを編集しても条件が満たされない場合、時間基準の処理の実行予定は変更されません。
  2. 見込み客が連絡先に変換されたとき、該当のデータに対して設定された時間基準の処理はすべて削除されます。
  3. エンタープライズプランから無料プランに変更すると、設定されていた時間基準の処理はすべて削除されます。
  4. データを削除した場合、そのデータに対して設定された時間基準の処理はすべて削除されます。削除されたデータを元に戻しても、そのデータに対して設定された時間基準の処理は元に戻りません。