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ワークフローのルール

Zoho CRMのワークフローでは、設定した条件が満たされたときに処理を自動で実行するように設定できます。メールの送信、タスクの割り当て、データの特定の項目の更新などの一連の処理を自動化できます。

ワークフローのルールの設定内容は次のとおりです。

    • 基本情報 - ルール名、詳細情報、ルールを適用するデータの種類です。
    • ルールの実行条件 - 設定したルールを、何にもとづいていつ実行するのかの設定です。次の2つの方法のうちいずれかを実行してください:
      • データの操作に応じて実行 - データの作成、編集、作成/編集、削除、特定項目の更新のいずれかの操作が行われた時にルールが実行されます。
      • 日付の項目の値に応じて実行 - 条件に一致するすべてのデータにおいて、選択した日付の項目の値に応じて実行できます(毎月、毎年などの繰り返しも可能です)。
    • 実行条件 - この条件が満たされたときに処理が実行されます。ワークフローのルールは、条件を満たすデータに対して実行されます。
    • 処理 - 設定した条件を満たすデータに対して自動化する処理の内容です。
      • すぐに実行する処理 - ルールが実行されたときに、すぐに実行する処理の内容です(通知メールの送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知の送信、カスタム関数の実行)。編集または特定項目の更新の場合、見込み客、見積書、受注書の変換も設定可能です。
      • 後で実行する処理 - 設定した時間に実行する処理の内容です(通知メールの送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知の送信、カスタム関数の実行)。

Zoho CRMでのワークフローのルールの作成

ワークフローのルールの作成は、以下の4つのステップで行います。

ステップ 1 - ルールの基本情報の入力

  1. 設定のアイコン ) >設定 > 自動化> ワークフローによる自動化 をクリックしてください。
  2. ワークフローのルールページで、ルールの作成をクリックしてください。
  3. 新しいルールの作成ページで、次の操作を行ってください:
    • ルールを適用するタブを選択してください。
    • ルール名詳細を入力してください。
  4. 次へをクリックしてください。
  • ステップ 2 - ルールの実行条件の設定

    ルールを実行する条件は2種類あります。この内容は、ワークフローのルールの作成時に選択する必要があり、後で編集する時に変えることはできません。具体的には次のとおりです。

    • データの操作 - データの作成、編集、作成/編集、削除、、特定項目の更新のいずれかのタイミングでルールが実行されます。
    • 日付の項目の値 - 条件に一致するすべてのデータにおいて、選択した日付の項目の値に応じて実行できます(毎月、毎年などの繰り返しも可能です)。これは、エンタープライズプランでのみ利用可能です。

    データの操作に応じた実行

    新しい見込み客がZoho CRMで作成された時に、設定した時間にメールを単発や連続で自動で送信できます。新しい見込み客に対してタスクも作成できます。また、特定の項目が更新された時、ワークフローを実行することもできます。処理を実行するタイミング(作成、編集、削除など)も設定できます。

    1. 以下からいずれかを選択してください:
      • 作成:新しいデータの作成時にこのルールを実行します。
      • 編集:既存のデータの編集時にこのルールを実行します。
      • 作成/編集:新しいデータの作成時、および、既存のデータの編集時にこのルールを実行します。
      • 特定項目の更新:データの特定項目の更新時にこのルールを実行します。
      • 削除:データの削除時にこのルールを実行します。この場合、ワークフローの通知とWeb通知のみ関連付けることができます。該当する操作:
        • 詳細ページからデータを削除する。
        • 一覧から(1件ずつ、または、一括で)削除する。
        • 一括削除機能を使用する。
        • データの関連リストから削除する。例えば、取引先の関連リストから連絡先を削除する。
    • 特定項目の更新を選択した場合、次の操作が必要です:

      • 対象の項目を選択してください。
      • 以下のいずれかの条件を選択してください:
        • 選択した項目すべてを更新した時に、ワークフローを実行する。
        • 選択した項目のいずれかを更新した時に、ワークフローを実行する
    • 次へをクリックしてください。

    メモ

    • 予定のタブでワークフローのルールを設定する際は、キャンセルという値も表示されます。

      キャンセルという値は、予定をキャンセルした時にワークフローを実行する際に利用します。
    • 訪問タブでワークフローのルールを設定する際は、作成という値のみ表示されます。編集特定項目の更新などは、訪問タブでは設定できません。
    • ワークフローの処理訪問の作成時に設定されている場合、これらの処理は、訪問自体ではなく訪問に関連付けられた見込み客/連絡先に対して実行されます。例えば、訪問に対してメールの通知が設定されている場合、メールは訪問に関連付けられた見込み客/連絡先に送信されます。同様に、訪問の作成時に作成したタスクは、関連付けられた見込み客/連絡先のデータ担当者に割り当てられます。

    日付の項目の値に応じた実行

    商談の完了予定日の1週間前にメール通知を受け取ったり、顧客に契約の更新を確認するメールを送信したりできます。ルールは、データが作成されたり編集されたりしなくても実行されます。実行のタイミングは、日付の項目の値をもとに決められます。データの日付の項目をもとに、ルールを実行する日を設定できます。なお、1時間当たりの最大の処理件数は3,000件です。3,000件を超えた場合、残りの処理は次の時間に実行されます。こちらは、エンタープライズプランでのみ利用可能であることにご注意ください。

    1. 日付の項目を選択してください。
      ルールが作成されているタブのすべての日付の項目が表示されます。
    2. 実行日、または、その日のに実行するかを選択してください。
      最大90日またはの期間の中で実行日を設定できます。
    3. 時間と分で実行時間を設定してください。
      日時の項目の場合、項目の時間の値に応じてルールを実行できます。
    4. 実行頻度を、一度のみのいずれかから選択してください。
    5. 次へをクリックしてください。

    メモ

    • ロック中のルールは、他のユーザーが編集することはできません。必要に応じて、ルールを複製して新たに作成することができます。
    • ロック中のルールに関連付けられた通知、タスク、特定項目の更新などの処理もロックされ、他のユーザーが編集、削除することはできません。
    • 特定項目の更新を条件として設定する場合、実行条件に矛盾がないようにしてください。
    • 利用中のZohoアカウントをダウングレードするか、ライセンスの期限が過ぎた場合、ワークフローのルールは無効化されます。ライセンスを更新した後に、これらのルールを手動で有効にする必要があります。
    • 実行条件に削除が選択されていても、データがごみ箱から削除された場合にワークフローのルールは実行されません。
    • 削除の時に実行するワークフローには、ワークフローの通知とWeb通知のみ関連付けることができます。
    • 一括更新、マクロ、担当者の変更によってデータが更新された場合もワークフローのルールが実行されます。また、マクロでタスクが作成された時にも実行されます。

    ステップ 3 - ルールの設定

    1. ルールの設定の欄で、ワークフローを実行する条件を設定してください。
    2. 複数の条件を追加するには、条件の追加をクリックしてしてください。
    3. 次へをクリックしてください。

    条件パターンの編集

    条件のパターンを編集することができ、かつ / またはといった文字を用いて詳細な条件を設定できます。

    メモ

    • 一覧に設定できる条件は、最大25件です。
    • ルールに、(すぐに実行する)変換の処理を関連付けている場合、条件の設定は必須です。

    条件のパターンを編集するには

    • 設定のアイコン ) >設定 > 自動化> ワークフローによる自動化 をクリックしてください。
    • ワークフローのルールページで、ワークフローのルールをクリックしてください。
    • ルールの編集ページで、 既存の条件を確認して、パターンの変更のリンクをクリックしてください。
    • パターンの編集欄で、必要な修正を行い、保存のリンクをクリックしてください。
    • 修正した内容を保存してください。


    商談において、「種類」が「新規」、「ステージ」が「提案」または「見積」、「総額」が「1000000」以上のすべての商談に対してワークフローのルールを実行したいとします。

    「種類」が「新規」;「ステージ」が「提案」または「見積」;総額 > 1000000
    です。

    こうした条件は、次のように簡単に設定できます:


    条件のパターンは、次のように自動で設定されます:

    条件のパターンを変更したい場合、次のように編集できます:

    条件のパターンの編集欄では、で次の文字を使用できます:

    • 丸括弧:( )
    • かつ / または演算子
    • 条件の行番号

    重要事項

    • 条件のパターンが編集されている時、条件の設定の欄で条件を追加したり削除したりすることはできません。
    • 括弧を使用しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、1 または 2 かつ 3と条件を設定した場合、((1 または 2)かつ 3)と同じになります。
    • 条件の欄の、かつまたはの内容を変更すると、変更内容が編集欄に反映されます。
    • パターンの欄の、かつまたはの内容を変更すると、変更内容が条件の欄に反映されます。
    • 1 かつ 2と設定して保存すると、パターンの編集欄では、(1 かつ 2)と表示されます。(1 かつ 2)または 3と設定した場合、((1 かつ 2)または 3)と表示されます。
    • たくさんの行を追加した後、1件ずつ削除したい場合、不要な括弧がパターンに表示されることがあります。例えば、条件を4つ追加した後に、3つ目の条件を削除した3場合、条件のパターンは、((((1 かつ 2))) または 3)となります。最初の行を削除すると、((((1)))または 2)となります。ただ、条件を保存すると、(1 または 2)と変更されます。
    • 次のような記載は無効なため利用できません: ()(かつ)(または)
    • 括弧が一致しない場合は、無効となります。
    • 条件の行の番号とパターンの番号が一致せず、パターン中に番号の漏れがあった場合、エラーメッセージが表示されます。
    • 最後の括弧が欠けている場合、条件のパターンを編集する時と表示する時で差異が発生します。
      編集時の条件のパターン 表示時の条件のパターン
      (1 かつ 2)または(3 かつ 4) ((1 かつ 2)または(3 かつ 4))
      1 かつ 2 かつ 3 かつ 4 (1 かつ 2 かつ 3 かつ 4)
      (1 または 2)かつ(3 または 4) ((1 または 2)かつ(3 または 4))

    ステップ 4 - すぐに実行する/後で実行する処理の関連付け

    ワークフローのルールの処理には、通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数を設定できます。これらは、すぐに実行する処理、または、後で実行する処理のいずれかの処理に応じて表示されます。処理の作成後、複数のルールと関連付けることができます。

    1. 処理の欄では、以下の内容を設定してください:
      すぐに実行する処理、または、後で実行する処理のいずれかを作成しないとルールを保存できません。
      • すぐに実行する処理を設定し、通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数などの処理を関連付てください。詳細は、すぐに実行する処理の作成をご覧ください。
      • 後で実行する処理を設定し、通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数などの処理を関連付てください。詳細は、 後で実行する処理の作成
        をご覧ください。後で実行する処理は、最大で5件まで作成できます。
    2. 保存をクリックしてください。

    メモ

    • 1件の処理につき、通知は5件、タスクは5件、特定項目の更新は3件まで関連付けられます。
    • 1件のワークフローのルールには、6件のカスタム関数(すぐに実行する処理で1件と、5件の時間基準の処理で5件)まで関連付けられます。同様に、1件のワークフローのルールには、6件のWeb通知(すぐに実行する処理で1件と、5件の時間基準の処理で5件)まで関連付けられます。
    • 1件のワークフローのルールには、後で実行する処理(通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数)を5件まで関連付けられます。
    • 利用中のZohoアカウントをダウングレードするか、ライセンスの期限が過ぎた場合、ワークフローのルールは無効化されます。ライセンスを更新した後に、これらのルールを手動で有効にする必要があります。

    処理のルールへの関連付け

    すぐに実行する処理の設定

    すぐに実行する処理では、 ルールの実行時に、通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知の送信、カスタム関数がすぐに実行されます。この処理を関連付ける方法は2種類あります。

    • 通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数を作成して、ルールに関連付ける。また、見込み客、見積書、受注書を変換する処理を作成することもできます。
    • 既存の通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数を選択して、ルールに関連付ける。

    すぐに実行する処理を作成するには

    すでにワークフローを作成している場合、4番目の手順から参照してください。

    1. Click 設定 アイコン) >設定 > 自動化> ワークフローによる 自動化をクリックしてください。
    2. ワークフローのルールページで、処理を作成するルールをクリックしてください。
    3. 編集をクリックして、ルールを変更してください。
    4. すぐに実行する処理の欄で、通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数をルールに関連付けるには、次の操作を行ってください:
      • 該当の欄で「追加」のアイコンをクリックして詳細を入力し、ルールに関連付けてください。
      • 該当の欄で「関連付ける」のアイコンをクリックして選択し、ルールに関連付けてください。
    5. 保存をクリックしてください。

    メモ

    • ワークフローのルールでは、すべての処理(通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数)は表示されません。見込み客に関するルールの場合、見込み客に対して作成された処理のみ関連付けできます。
    • すぐに実行する処理に設定できる通知やタスクの組み合わせは1つのみです。
    • すぐに実行する処理には、最大で5件の通知、5件のタスク、3件の特定項目の更新、1件のカスタム関数、1件のWeb通知まで関連付けられます。

    後で実行する処理の設定

    後で実行する処理では、通知の送信、タスクの割り当て、特定項目の更新、Web通知の送信、カスタム関数が、ルールの実行の後で指定した時間が経過した後に実行されます。実行するタイミングは、 ルールの実行日データの作成日データの更新日、その他の日付の項目を基準にして設定できます。該当のデータの「今後の処理」の欄で、処理の実行予定を確認できます。

    この処理を関連付ける方法は2種類あります。

    • 通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数を作成して、ルールに関連付ける。
    • 既存の通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数を選択して、ルールに関連付ける。

    後で実行する処理を設定するには

    すでにワークフローを作成している場合、4番目の手順から参照してください。

    1. 自動化> ワークフロー > ルールをクリックしてください。
    2. ワークフローのルールページで、処理を作成するルールをクリックしてください。
    3. 編集をクリックして、ルールを変更してください。
    4. 処理の欄で、後で実行する処理の追加をクリックしてください。
    5. 後で実行する処理の名前を入力してください。
    6. 実行日時(関連付けた処理をいつ実行するか)を設定してください。
    7. 保存をクリックしてください。
    8. 後で実行する処理の欄で、ルールに通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数を関連付けるには、次の操作を行ってください:
      • データを作成してルールを関連付けるには、「追加」のアイコンをクリックしてルールに関連付けてください。
      • 「関連付け」のアイコンをクリックして既存のデータを選択し、ルールに関連付けてください。
    9. 保存をクリックしてください。

    メモ

    • ワークフローのルールでは、すべての処理(通知、タスク、特定項目の更新、Web通知、カスタム関数)は表示されません。見込み客に関するルールの場合、見込み客に対して作成された処理のみ関連付けできます。
    • 1件のルールにつき、後で実行する処理は5件まで作成できます。
    • 後で実行する処理には最大で5件の通知、5件のタスク、3件の特定項目の更新、5件のカスタム関数、5件のWeb通知まで関連付けられます。
    • メール拒否の処理(オプトアウト)が有効(メール送信対象から除外)の場合、該当の連絡先にはメールは送信されません。
    • ワークフローの時刻には、組織で設定したタイムゾーンが適用されます。タイムゾーンが設定されていない場合、Zoho CRMの使用責任者のタイムゾーンが適用されます。
    • 後で実行する処理の実行日時は分単位では設定できません。ルールの実行タイミングは、設定されたタイミングと数分ずれる場合があります。
    • メールの送信数が1日の上限数に達した場合には、それ以降の通知メールは送信されません。
    • 過去の時間に実行時間を設定すると、処理はすぐに実行されます。ルールの実行タイミングは、設定されたタイミングと数分ずれる場合があります。
    • 後で実行する処理は、データの詳細ページの今後の処理の欄に表示されます。

    利用の上限について

    • ワークフローの通知の上限数は、ユーザー数×100、または、5,000のいずれか小さい方の値が適用されます。ユーザー数が40人の場合、上限は4,000です。100人の場合、5,000です。
    • 後で実行する処理の上限数は、ユーザー数×50、または、2,500のいずれか小さい方の値が適用されます。ユーザー数が10人の場合、上限は500です。100人の場合、1,000です。
    • 1時間に実行できる処理の数は、300件までです。300件/時を超えた場合、残りの処理は次の時間に実行されます。
    • ワークフローの通知が上限に達した場合、Zoho CRMの使用責任者に通知が送信されます。
    • 1日の上限数(例:メール上限)はPST(太平洋標準時間)に基づいて算出されます。
    • カスタム関数の制限:
      • 一日当たりの呼び出し回数 - 10,000回/日、または、200回×組織のユーザー数。(いずれか少ない方)
      • 連携用の処理(delugeを利用したZoho APIの呼び出し) - 5,000回/日。
      • URLの呼び出し(GET) - 5,000回/日
      • URLの呼び出し(POST) - 5,000回/日
      • メールの送信 - 500通/日
    • Web通知の制限:
      • プロフェッショナルプラン - 10,000回/日、または、100回/ライセンス(少ない方を適用)
      • エンタープライズプラン - 10,000回/日、または、100回/ライセンス(少ない方を適用)

    後で実行する処理の実行予定が変更されるケース:

    1. 実行条件が、編集時、または、作成 / 編集時の場合。データが条件を満たした場合、「すぐに実行する処理」が実行され、後で実行する処理の実行予定が登録されます。
      ユーザーがデータを編集して条件が満たされなくなった場合、それより前に設定した後で実行する処理は取り消されます。該当のデータがもう一度編集されて条件を満たすようになった場合、後で実行する処理はもう一度設定されます。
    2. 後で実行する処理の実行日時が、日時のカスタム項目に基づいて設定されている場合。データがルールの条件を満たした場合、「すぐに実行する処理」が実行され、後で実行する処理の実行予定が登録されます。
      ユーザーが日時の項目の値を変更した場合、後で実行する処理の実行予定が新しい値を元に登録し直されます。

    後で実行する処理が削除される、または、実行予定が変更されない場合:

    1. 実行条件が、編集時、または、作成 / 編集時の場合。データが条件を満たした場合、「すぐに実行する処理」が実行され、後で実行する処理の実行予定が登録されます。
      ユーザーがデータを編集しても条件が満たされない場合、後で実行する処理の実行予定は変更されません。
    2. エンタープライズプランから無料プランに変更すると、設定されていた後で実行する処理はすべて削除されます。
    3. データを削除した場合、そのデータに対して設定されていた後で実行する処理はすべて削除されます。削除されたデータを元に戻しても、そのデータに対して設定されていた後で実行する処理は元に戻りません。

    後で実行する処理が実行されない場合:

    1. 予定をキャンセルした場合、その予定に対して設定された後で実行する処理は実行されません。
    2. 見込み客を変換した場合、そのデータに対して設定された後で実行する処理は実行されません。

    ワークフローのルールのロック

    他の人ワークフローのルールを編集されたくない場合、ルールをロックすることができます。ルールがロックされると、編集不可になります。ルールを再度編集するには、ルールのロックを解除する必要があります。他の管理者は、必要な場合を除いて編集しないように通知されます。ロックは、ワークフローのルールを作成した後に設定できます。

    ワークフローのルールをロックするには

    1. 設定 アイコン) >設定 > 自動化> ワークフローによる自動化 をクリックしてください。
    2. ルールタブのワークフローのルールの一覧から、ロックするルールをクリックしてください。
    3. 選択したワークフローのルールの詳細ページで、ルール名の隣にあるロックのアイコンをクリックしてください。
    4. ルールのロックの欄で、ルールをロックする理由を入力してください。このメッセージは、ルールのロックを解除しようとしている管理者メンバーに表示されます。
    5. ロックをクリックしてください。
      ルールが編集されないようにロックされます。

    メモ

    • 管理者のみワークフローのルールのロック/ロックの解除ができます。この機能を利用すると、他のユーザーがルールを編集/削除できないようにできます。他のユーザーは、ワークフローのルールを複製できます。
    • 同じ手順でロックの解除ができます。ワークフローのルールの詳細ページで、ロックの解除アイコンをクリックして、ルールを編集してください。

    一覧表示と概要表示

    ワークフローのルールは2種類の方法で表示できます - 一覧表示概要表示です。初期設定では、すべてのタブか選択したタブのワークフローのルールの一覧が表示されます。

    概要表示では、ルールに関連付けられている条件や特定項目の更新の内容が表示され、詳細を確認できます。

    メモ

    • 概要表示を確認するにはタブを選択する必要があります。この表示方法は、「すべてのタブ」を選択している時には利用できません。
    • 概要表示は、ワークフローのルールでのみ利用でき、通知、タスク、特定項目の更新では利用できません。
    • 一覧表示では、ルールの実行の順番を並べ替えることができます。タブを選択した後にのみ、並べ替えができます。

    概要表示を利用するには

    1. (設定のアイコン ) > 設定 > 自動化> ワークフローによる自動化をクリックしてください。
    2. ワークフローのルールページで、タブを選択してください。
    3. 概要表示のアイコンをクリックしてください。
      選択したタブのルールが、条件や特定項目の更新と一緒に表示されます。ルールに関連付けられた他の項目を表示するには、さらに表示のリンクをクリックしてください。

    ワークフローのルールを並べ替えるには

    1. 設定のアイコン ) >設定 > 自動化> ワークフローによる自動化 をクリックしてください。
    2. ワークフローのルールページで、タブを選択してください。
      概要表示ではなく、一覧表示を選択していることを確認してください。
    3. ルールの並べ替えをクリックしてください。
    4. ルールをドラッグ&ドロップで並べ替えてください。

    ワークフローのルールの削除

    利用していないワークフローは無効にすることができます。また、削除することも可能です。

    メモ

    • ワークフローのルールを削除した場合、すべての後で実行する処理も削除されます。

    ワークフローのルールを削除するには

    1. 設定のアイコン ) >設定 > 自動化> ワークフローによる 自動化.をクリックしてください。
    2. ワークフローのルールページで、該当するルールの削除のアイコンをクリックしてください。