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ワークフローの利用例

ワークフローを活用すると、業務プロセスを自動化できます。以下は、Zoho CRM2016でのワークフローのルールの利用例です。

タスクの割り当てを自動化するワークフローのルールを作成する

商談を受注した担当者にタスクを自動で割り当てたいとします。また、タスクが割り当てられた1週間後に、タスクに関連する営業担当者に確認メールを送信したいとします。Zoho CRMのワークフローによる自動化で、これらの処理が簡単にできます。

  1. 基本情報:タブを選択してください。この場合、 商談を選択します。ルールの名前と詳細を入力してください。
  2. ルールの実行条件の設定:データを操作した時を選択してください。ステージが受注の商談が作成された時、または、既存の商談のステージが受注に更新された時にルールを実行したい場合、ルールの実行条件として「作成/編集」を設定するのが最適です。
  3. ルールの設定:条件は、商談の「ステージ」「が次の値と等しい」「受注」となります。条件に一致する場合、常にワークフローを実行するを選択していないことを確認してください。このチェックボックスが選択されていない場合、ワークフローは最初に条件が満たされた時にのみ実行されます。
  4. 処理: この利用例では、すぐに実行する処理だけではなく、処理の予定も呼び出されます。
    • すぐに実行する処理:ワークフローのルールにタスクを作成/関連付けして、すぐに実行する処理を関連付けます。
    • 処理の予定:処理の予定を、ルールが実行された5日後に実行されるように関連付けます。

商談が受注になると、タスクが自動で商談の担当者に割り当てられ、5日後に確認メールが送信されます。

自動でメール通知を顧客に送信するワークフローのルールを作成する

ライセンスの有効期限の2日前に更新を促すメール通知を自動で顧客に送信したいとします。Zoho CRMで簡単にできます。

  1. 基本情報:タブを選択してください。この場合、連絡先を選択します。ルールの名前と詳細を入力してください。
  2. ルールの実行条件の設定日付/日時を選択してください。 実行したい内容に応じて日付の項目を選択してください。この場合、ライセンス更新日を選択します。 実行日(この場合、期限日の2日前)を設定し、必要に応じて繰り返し回数を設定してください。
  3. ルールの設定:ルールを特定のデータのみに適用する場合、ルールの条件をそのように設定してください。そうでない場合、すべてのデータを選択してください。ここでは、ルールは連絡先タブのすべてのデータに適用されます。
  4. 処理: この利用例ではすぐに実行する処理を呼び出します。日付/日時項目に基づき実行するワークフローのルールでは、処理の予定を設定できません。通知を、このルールのすぐに実行する処理として関連付けてください。

この方法で、ライセンス更新日の2日前にすべての連絡先に自動でメール通知が送信されます。