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ワークフローのタスク

ワークフローのルールには、自動で実行する処理が関連付けられます。タスクは、やることやToDoをあらわし、ユーザーに関連付けられます。ワークフローのルールにタスクを関連付けると、設定した条件に合致した時に、選択したユーザーにタスクが自動で割り当てられます。

利用可能なプラン

必要な権限:ワークフローの管理権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

ワークフローのタスクを作成するには

  1. 設定 > 設定 > 自動化 > ワークフローによる自動化 > タスクをクリックしてください。
  2. ワークフローのタスクのページで、タスクの 作成をクリックしてください。
  3. 新しいタスクのページで、以下を実行してください:
    • タブを選択してください。
    • タスクの件名を入力してください。
      データの値を含む件名を作成するには、差し込み項目を挿入してください。
    • タスクを完了する期限を設定してください。
    • 一覧からタスクのステータスを選択してください。
    • 一覧から優先度を選択してください。
    • 担当者の一覧からユーザーを選択してください。
    • タスクについて、メールでタスクの担当者に通知するには、担当者に通知を選択してください。
    • タスクの担当者にリマインダー(通知)を送信するには、リマインダーの送信を選択してください。
      • メールで通知 - リマインダーのメールは、設定した時間にタスクの担当者に送信されます。
      • ポップアップで通知 - ポップアップが、設定した時間にタスクの担当者の画面で開きます。
    • タスクの詳細を入力してください。
  4. 保存をクリックしてください。
    ルールに関連付けできる新しいワークフローのタスクが作成されます。

メモ

  • ワークフローのタスクは、ソリューションや売上予測など、Zoho CRMでタスクがサポートされていないデータには作成することができません。
  • ワークフローのタスクは、実行条件が「削除」である場合、ワークフローのルールに関連付けることはできません。
  • 担当者の項目が設定されていない場合、タスクはデータの担当者に自動で割り当てられます。
  • (見込み客、取引先、連絡先といった)データのインポート時にワークフローのタスクを選択すると、選択したタスクの担当者に通知する処理は適用されません。参照: データのインポート
  • タスクの担当者が無効、または、未承認の場合、タスクは自動でタスクを追加したデータの担当者に割り当てられます。データの担当者もまた無効、または、未承認ユーザーの場合、タスクは特権管理者に割り当てられます。