CRMヘルプ

BCC Dropboxの利用

複数のメールアカウントを利用している場合、メールが複数のメールクライアント上に保存されていることがあります。Zoho CRMアカウント内で、これらのやりとりを一カ所にまとめることができます。BCC Dropboxを使えば、このためにCRMにメールアカウントを設定する必要はありません。

BCC Dropboxを設定すると、Zoho CRMで各ユーザーに専用のメールアドレスが差発行されます。このメールアドレスを利用すると、Zoho CRMの見込み客と連絡先に送ったすべてのメールを自動的に収集できます。顧客にメールを送るときに、このメールアドレスをBCCに入れるだけで、Zoho CRMにメールのコピーが取り込まれ、見込み客か連絡先と関連付けられます。

見込み客/連絡先がZoho CRMに登録されていなかった場合、BCC Dropboxの設定に基づいて新しい見込み客/連絡先が作成されます。

利用条件

必要な権限:BCC Dropboxを使用する権限のあるユーザーがこの機能を利用できます。

初期設定では、管理者&標準の権限でBCC Dropbox権限が有効です。BCC Dropboxの有効化についてもご参照ください

BCC Dropboxのメールアドレスは見込み客と連絡先のタブのみで利用可能です。設定に応じて、見込み客か連絡先のみに送信メールを関連付けられます。BCC Dropboxのメールアドレスを確認するには設定>個人設定>BCC Dropboxへ移動してください。また、以下のオプションも利用可能です:

  • 検索条件の指定 - 宛先のメールアドレスを検索するオプションの選択に応じて、メールがデータに関連付けられます。メールアドレスの検索対象は、見込み客/連絡先のタブの一方か両方のどちらからでも選択できます。メールアドレスがCRMの見込み客/連絡先に見つからない場合、新しいデータを作成できます。見込み客または連絡先タブへの権限がない場合、条件の変更のリンクは利用できません。
  • メールアドレスをvCardとしてダウンロード - BCC Dropboxのメールアドレスを保存し、他からも参照できます。
  • メールアドレスの再発行 - いつでもBCC Dropbox専用のメールアドレスを再発行できます。
  • 自分のメールアドレスを入力 - 利用するメールアドレスを5件まで入力できます。自分で登録したメールアドレスからのメールのみが、Zoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

BCC Dropboxの有効化

初期設定では、この機能は管理者と標準の権限で有効になっています。権限管理の権限があるユーザーは、他の権限のユーザーにこの機能を有効にできます。

BCC Dropboxを有効にするには

  1. 設定 > ユーザーと権限 > 権限設定をクリックしてください。
  2. 権限ページで、編集したい権限の編集のリンクをクリックしてください。
  3. 権限の一覧の一般的な権限からBCC Dropboxのチェックボックスをクリックしてください。
  4. 保存をクリックしてください。

検索条件の設定

検索条件は3つの選択肢があります。送信先のメールアドレスを検索するタブを、見込み客/連絡先の一方または両方にするかを選択できます。設定した内容に応じて、Zoho CRMは条件に合うデータを検索し、該当のメールとデータを関連付けます。

検索条件を設定するには

  1. 設定 >個人設定 > メール設定> BCC Dropboxをクリックしてください。
  2. BCC Dropboxのページで条件の変更のリンクをクリックしてください。
  3. 検索条件の編集の欄で、以下のいずれかを選択してください:
    • 連絡先から検索し、見つからない場合は新しい連絡先を作成 - CRMは送信先のメールアドレスを連絡先タブのみで検索します。条件に合ったデータが見つからない場合、新しく連絡先を作成します。
    • 見込み客から検索し、見つからない場合は新しい連絡先を作成 - CRMは送信先のメールアドレスを見込み客タブのみで検索します。条件に合ったデータが見つからない場合、新しく見込み客を作成します。
    • 連絡先から検索し、見つからない場合は見込み客から検索し、それでも見つからない場合は[ドロップダウンリストからオプションを選択] - CRMは送信先のメールアドレスを最初に連絡先タブで検索します。条件に合ったデータが見つからない場合、見込み客タブで検索します。それでも見つからない場合、その後の操作を以下から選択できます:
      • 見込み客の作成
      • 連絡先の作成
  4. 完了をクリックしてください。

メモ

  • 見込み客または連絡先タブへの権限がない場合、条件の変更のリンクは利用できません。
  • 検索結果が見つからない場合、送信先のメールアドレスがデータの作成に使用されます。データの作成時に、該当のメールアドレスがメールの項目に使用されます。
    例えば、charless@zillum.comというメールアドレスが、新しく作られるデータでメール項目の値に使われます。

BCCのメールアドレスを利用したメールの送信

自分で登録したメールアドレスからのメールのみを、Zoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

BCCのメールアドレスを使ってメールを送信するには

  1. 自分のメールアカウントを開き、顧客にメールを作成してください。
  2. 宛先に顧客のメールアドレスを入力してください。
  3. BCCにBCC Dropboxのメールアドレスを入力してください。
    BCC DropboxのメールアドレスはZoho CRMの設定 >個人設定 >メール設定> BCC Dropboxから取得できます。
  4. メールを顧客に送信してください。
    設定した検索条件に基づき、顧客に送信したメールがZoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

メモ

  • メールの添付ファイルは合計で10MB以下にしてください。
  • CRMの見込み客または連絡先にメールが関連付けられるには、最大で3分ほどかかります。
  • メールはCRMから送信したメールの一覧に表示されます。

BCC Dropboxのメールアドレスを再発行

BCC Dropboxのメールアドレスを再発行するには

  1. 設定 >個人設定 > メール設定 > BCC Dropboxクリックしてください。
  2. BCC Dropboxページで再発行のリンクをクリックしてください。
    専用のメールアドレスが再発行されます。

上へ