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Zoho CRMでのカレンダーの利用

カレンダー機能の理解を深めると、予定を効率的に管理できます。以下は、カレンダー機能を最大限に活用するための参考情報です。

日、週、月ごとの表示

カレンダーを日、週、月単位で表示でき、他のユーザーの予定もまとめて表示できます。

承認待ちの招待

招待された予定のうち、まだ対応していない内容を確認できます。

招待の承認

招待された予定を承認か却下できます。

招待された予定

招待された予定はカレンダーで分けて表示されます。

予定のインポートとエクスポート

予定をインポートするファイル形式は.icsを使用してください。エクスポートされた予定は.icsファイルで利用できます。

通知(リマインダー)

予定の開始前に通知を受け取れます。

他のユーザーのカレンダー

  • 管理者のユーザーは、他のすべてのユーザーのカレンダーの表示が可能です。
  • もし、データの共有設定表示/作成/削除か、表示のみの権限が設定されている場合、管理者のユーザー以外も他のユーザーの予定をひょ時できます。これは権限と役職の階層に関係なく適用されます。詳細については、データの共有ルールの設定を参照してください。
  • 上記の権限を持っていないユーザーは、CRM上の役割の階層に応じて他のユーザーの予定を表示できます。
  • 他のユーザーの予定を表示するには、一覧から自分の予定と電話と表示されている箇所をクリックし、すべててのユーザーの予定と電話を選択してください。

予定の作成

カレンダー内での予定の作成は、素早く簡単に行えます。作成のリンク、または、カレンダーの日付か時間をクリックしてください。作成した予定は活動タブでも表示されます。初期設定では、カレンダーで予定を作成する際、以下の項目が表示されます。

  • 件名 - 予定の名前
  • 場所 - 予定が開催される場所
  • - 予定が終日かどうか
  • 開始と終了 - 予定の開始日時と終了日時
  • 繰り返し - 予定が定期的に繰り返すかどうか
  • 参加者 - 予定に招待された人
  • リマインダー - 予定のリマインダー

予定を追加するフォームはカスタマイズできます。フォームへの項目の追加や削除ができます。初期設定の項目は削除することはできません(また、項目を必須にできます。 詳細については、レイアウトの編集を参照してください。

カレンダーから予定を作成するには

  1. カレンダーの作成をクリックし、予定を選択してください。
    カレンダー上の日付か時間を選択することでも予定を作成できます。
  2. 予定の件名場所を入力してください。
  3. 予定が終日の場合、をチェックしてください。
  4. 開始終了の日時を選択してください。
    予定が終日の場合、選択する必要はありません。
  5. 主催者の一覧から、予定の主催者の名前を選択してください。
    主催者の一覧は、役職の階層に応じて表示されます。予定は、予定の主催者のカレンダー上に作成されます。
  6. 予定に関連する見込み客連絡先その他のタブのデータを選択して関連付けることもできます。
  7. 毎日、毎週、毎月、毎年などで繰り返しの予定を設定したい場合、変更のリンクをクリックしてください。
    初期設定では、繰り返しなしになっています。
  8. 参加者を追加したい場合は、追加のリンクをクリックしてください。役職、グループ、テリトリーから連絡先や見込み客、ユーザーを選択できます。
    初期設定では、 参加者なしになっています。Zoho CRMのアカウントを持っていない連絡先でも、メールアドレスで招待できます。
  9. 予定の通知(通知)を設定する
    予定を作成する際、初期設定では、リマインダーには予定を主催するユーザーの設定が反映されます。必要に応じて変更してください。
  10. 予定のその他の詳細項目が必要な場合、さらに項目を追加をクリックしてください。
  11. 保存をクリックしてください。

通話の予定の設定

カレンダーから通話の予定を設定できます。作成のリンク、または、カレンダーの日付か時間をクリックしてください。設定した通話は活動タブでも表示されます。初期設定では、通話の予定を設定する際、以下の項目が表示されます。

  • 件名 - 通話の名前
  • 通話の種類- 初期設定では発信となっています
  • 通話の目的- 目的の種類を選択できます(見込み調査、商品紹介、交渉など)
  • 連絡先名関連データ - 通話先の連絡先とその他の関連データ
  • 通話の詳細 - 通話の開始日時などが表示されます。
  • 担当者 - 通話の担当者を示します。
  • リマインダー - 通話に関する通知を示します

カレンダーから通話の予定を設定するには

  1. カレンダー上の作成のリンクをクリックし、通話を選択してください。
    カレンダー上の日付か時間を選択することでも通話の予定を設定できます。
  2. 電話の件名を入力してください。
    初期設定では、通話の種類は、発信になっています。
  3. 通話の目的を一覧から選択してください。
  4. 通話に関連する見込み客連絡先その他のタブのデータを選択してください。
  5. 通話の開始日時を入力してください。
  6. 一覧から担当者を選択してください。
  7. 通話の通知(リマインダー)を設定設定してください。
    カレンダーのリ設定は反映されず、この予定のみの設定として反映されます。
  8. 通話のその他の詳細項目が必要な場合、さらに項目を追加をクリックしてください。
  9. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 役職の階層に応じて、組織内の他のユーザーのカレンダーにアクセスできます。他のユーザーのカレンダーへの予定/電話の追加も可能です。自分のカレンダーに予定/電話を作成し、主催者/担当者として他のユーザーを選択した場合、予定は主催者/データの担当者のカレンダーに追加されます。
  • カレンダーの予定をクリックすると、予定の詳細を確認できます。一目で重要な詳細を確認しやすくできるように、ページのレイアウトをカスタマイズできます。
  • 日、週、月の予定と電話を一覧で表示できます。
  • 招待された予定をキャンセルする場合、招待したユーザーにまずメールでに通知した上で、予定を削除できます。

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