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カスタムボタンの利用

CRMシステムの構築においてはカスタマイズが重要です。Zoho CRMでは、タブ、項目、ページ、リンク、その他たくさんの要素をカスタマイズできます。さらにZoho CRMでは、独自のボタンを作成できます。カスタムボタン機能です。

Zoho CRMには標準のボタンがあり、よく使う処理を実行するのに使えます。例えば、変換は標準のボタンで、見込み客を連絡先、取引先、商談に変換できます。同様に、複製も標準のボタンです。CRM内のデータを複製できます。これと同様に、CRMの管理者は、新しいボタンを作成し、要件に合わせて一連の処理を実行できます。また、Zoho CRMのカスタムボタンは、Zoho CRMのタブ同士の連携、他のZohoサービスや他社サービスとの連携にも利用できます。

利用条件

必要な権限:「Zoho CRMのカスタマイズ」の権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

メモ

  • カスタムボタンの利用範囲は権限によって制限されます。管理者はそれぞれのカスタムボタンを必要な権限に共有でき、その権限があるユーザーのみがそのカスタムボタンを利用できます。
  • カスタムボタンは、活動タブ以外のすべての標準のタブとカスタムタブで利用できます。

カスタムボタンの作成

カスタムボタンを作成するには

  1. 管理者権限を持つアカウントでZoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定のアイコン )> 設定 >カスタマイズ > タブをクリックしてください。
  3. タブの一覧から対象のタブを選択してください。
  4. リンクとボタンのタブで新しいボタンの作成をクリックしてください。
  5. 新しいボタンの作成のページで、次の操作を行ってください:
    • ボタン名を入力してください。
      ボタン名は30文字以下にしてください。
    • 詳細追加のリンクをクリックし、カスタムボタンの概要を入力してください。
      詳細は250文字以下にしてください。
    • カスタムボタンを配置する場所を一覧から選択してください。
      カスタムボタンはCRM内で5カ所(作成/複製ページ、編集ページ、表示ページ、一覧ページ、一覧ページの各データの隣)に配置できます。
      各箇所に最大2件までボタンを配置できます。
    • ユーザーがカスタムボタンをクリックしたときに実行する処理を選択してください。ギャラリーで予め用意されている処理か、組織のユーザーが作成した既存の処理を選択できます。Webタブや任意のURLを開く処理や、カスタム関数による独自の処理を設定することもできます。
      ボタンの処理内容は必須です。参考情報:ボタンの処理
  6. 保存をクリックしてください。
    カスタムボタンに処理を関連付けた後、CRMの管理者がそのカスタムボタンへの表示/利用の権限を設定する必要があります。

メモ

  • Zoho CRMの各タブに作成できるボタンは最大50件までです。
  • 一覧ページにカスタムボタンを配置した場合、ボタンの処理を実行する前に処理対象のいずれかのデータを選択してください。
  • 一覧からは、ボタンの処理を実行する対象として、複数のデータを選択することもできます。複数のデータを選択した場合でボタンの処理がカスタム関数だった場合、実行結果の内容は||| (縦線記号3つ)で区切られて表示されます。

ボタンの処理内容の設定

すべてのカスタムボタンは、ユーザーがそのボタンをクリックしたときに実行する処理と関連付ける必要があります。 ボタンの処理内容は以下の方法で設定できます:

  1. ギャラリーから
  2. 既存の処理から
  3. 自分でカスタム関数を作成(Delugeスクリプトの作成ツールを使用)
  4. URLの呼び出し
  5. Webタブの表示

1.ギャラリーからボタンの処理内容を選ぶ。

ギャラリーには、よく使われる処理が用意されており、必要に応じてボタンに関連付けられます。

利用例:

繰り返しの商談:例えば、毎年繰り返して発生する商談があるとします。次の年のデータの登録用に、特定の商談データの情報を複製するカスタムボタンを作成できます。

ギャラリーの関数をカスタムボタンに関連付けるには

  1. カスタムボタンを作成し、ボタンの処理内容にギャラリーからを選択してください。
    ギャラリーに掲載されている処理が一覧表示されます。
  2. 使いたい処理の設定をクリックしてください。
    例:繰り返しの商談
  3. カスタム関数の設定の画面で、関連付ける引数の値を指定し、保存をクリックしてください。
    例:
    • potentialId:項目の一覧から「商談ID」を選択してください。
    • billingCycle:独自の値を入力するように選択し、MONTHLY、HALF_YEARLY、QUARTERLYのいずれかの値を入力してください。
    • authToken - 独自の値を入力するように選択し、CRMで利用する認証トークンの値を入力してください。参考情報:認証トークンの利用
  4. 新しく作成したボタンの利用を許可する権限を選択してください。
  5. 保存をクリックしてください。
    カスタムボタンが作成されます。
    例えば、商談タブのデータの詳細ページでユーザーが「繰り返しの商談」のボタンをクリックすると、選択した期間に応じて対象の商談が複製されます。

2.既存の処理からボタンの処理内容を選ぶ。

既存の処理は、組織のユーザーがこれまでに作成したボタンの処理内容です。 この機能は、Zoho CRMのアカウントで、カスタムボタンにカスタム関数が作成されている場合のみ利用できます。これらの処理は、必要に応じて複数のカスタムボタンで何度でも使えます。

3.ボタンの処理内容を自分で設定する

ボタンの処理内容は以下の方法で設定できます:

  • カスタム関数の作成
  • URLの呼び出し
  • Webタブの表示

カスタム関数の新規作成

Delugeスクリプトの作成ツールを使えば、新しいカスタム関数を作成して、ボタンの処理内容を自分で設定できます。参考情報:Delugeスクリプト - ガイド

自分でカスタム関数を作成するには

  1. カスタムボタンを作成し、ボタンの処理内容にカスタム関数の作成を選択してください。
  2. カスタマイズした関数のページで、以下を実行してください:
    • 関数の名前と詳細を入力し、引数の編集のリンクをクリックしてください。
      カスタム関数
    • 引数の編集の欄で、メソッド名を入力し、CRMのタブの項目か、自分で独自に設定する値(カスタム値)と関連付けてください。
    • 完了をクリックしてください。
  3. Delugeスクリプト作成ツールで、必要な関数を作成してください。
  4. スクリプトの処理内容を確認するには、スクリプトを保存して実行をクリックしてください。
    エラーがない場合、スクリプトはカスタムボタンと関連付けできます。
  5. 保存をクリックしてください。
    カスタムボタンとスクリプトが関連付けられます。カスタムボタンを利用できる権限を確認するには、異なる権限を選んで自分のボタンを作成ページの保存をクリックしてください。カスタムボタンをクリックすると、関連付けられた関数が実行され、必要な処理が行われます。

結果の確認

カスタムボタンをクリックしたときの結果を表示するメッセージを作成できます。この内容は、Delugeスクリプト作成ツールでカスタム関数を作成するときに設定してください、カスタム関数にURLの呼び出しの処理を設定している場合、最後に行われた呼び出しの処理が新しいタブか画面で表示されます(ユーザーの設定に応じて)。初期設定では、カスタムボタンに関連付けたすべてのカスタム関数に、空の文字列が設定されています。

カスタム関数の上限:

カスタム関数全体の使用の上限は以下の通りです。この制限はワークフローの自動化、カスタムボタン、カスタム関連リストで使用されているカスタム関数に適用されます。

連携用の処理(delugeを利用したZoho APIの呼び出し) - 25,000回/日。
データの取得(GET) - 25,000回/日
データの追加(POST) - 25,000回/日
メール送信 - 1000通/日

メモ:

  • DelugeスクリプトでCRMのAPIの呼び出しの処理を実行すれば、カスタムボタンを押した際にワークフローを実行することもできます。

URLの呼び出し

URLの呼び出しを使えば、ボタンを1クリックするだけでURLを開けます。新しい画面かタブ、または、既存の画面で設定した内容を表示できます。

カスタムボタンでのURLの呼び出しの活用例は以下のとおりです。

Zoho CRMの見込み客の会社情報ページの表示見込み客には、会社名を入力する項目があります。カスタムボタンをクリックした際に、該当の会社名での検索結果を表示するように設定できます。例:リンクの例:https://www.google.co.jp/search?q=${Leads.Company}

メモ

  • URLの内容は動的に変更できます。タブの項目の値とURLを組み合わせて設定できます。一覧で呼び出した場合、指し込みした項目はコンマ区切りになります。

1クリックでURLを呼び出すには

  1. カスタムボタンを作成し、ボタンの処理内容にURLの呼び出しを選択してください。
  2. URLの値を入力してください。
    URLの長さは3,000文字以下にしてください。
  3. 一覧から項目を選択してください。URLの一部として、項目の変数を挿入できます。
  4. ボタンの処理を表示したい場所を選択してください。
  5. カスタムボタンの利用を許可する権限を選択してください。
  6. 保存をクリックしてください。

Webタブの表示

ボタンの処理内容にWebタブの表示を選択してください。ボタン1クリックでWebタブを開くことができます。新しいWebタブを作成するか、既存のWebタブを一覧から選択し、カスタムボタンと関連付けてください。

新しくWebタブを開くには

  • カスタムボタンを作成し、ボタンの処理内容にWebタブの表示を選択してください。
  • 新しいWebタブを作成するか、利用可能な一覧から選択できます。
  • 今回は新しいWebタブを作成し、カスタムボタンと関連付けます。
  • WebタブのURLが表示されます。必要に応じて差し込み項目を追加できます。保存をクリックしてください。

    カスタムボタンをクリックすると、Webタブが開かれます。

    カスタムボタンの編集

    いつでも既存のカスタムボタンを編集することができます。Zoho CRMの管理者のみ、カスタムボタンを編集できます。

    カスタムボタンを編集するには

    1. 設定> 設定>カスタマイズ>項目&レイアウト> リンクとボタンへ移動してください。
      リンクとボタンのタブで、既存のカスタムボタンが一覧表示されます。
    2. 編集したいボタンを選択して、編集URLの呼び出し" src="https://www.zoho.jp/crm/help/img/edit-icon.png" alt="" width="" height=""/>のアイコンをクリックしてください。
    3. ボタンの編集のページでは、ボタン名、ボタンの処理内容などを必要に応じて編集できます。

    カスタムボタンの削除

    Zoho CRMの管理者はカスタムボタンをいつでも削除できます。

    カスタムボタンを削除するには

    1. 設定> 設定>カスタマイズ>項目&レイアウト> リンクとボタンへ移動してください。
      リンクとボタンページで、既存のカスタムボタンが一覧表示されます。
    2. 削除したいボタンを選択して、削除URLの呼び出し" src="https://www.zoho.jp/crm/help/img/delete-icon.png" alt="" width="" height=""/>のアイコンをクリックしてください。

    関連情報

    カスタマイズ |カスタム項目 | カスタムタブ

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