CRMヘルプ

カスタム項目の作成

Zoho CRMでは、必要に応じて新しい項目を追加できます。これらの項目は、CRMアカウントの組織内のすべてのユーザーが利用できます。

  • 標準の項目のカスタマイズ:標準で用意されている項目の一部を編集/削除したり、非表示にしたりすることもできます。ただし、項目の中には削除/名前の変更ができず、初期設定から変更できない項目もありますのでご注意ください。これらの変更できない項目は、Zoho CRMの必須項目です。例えば、見込み客タブの「姓」、タスクタブの「件名」などです。
  • 項目の権限の設定特定の権限のユーザーに対して、項目を非表示にしたり、表示のみ可能に設定したりできます。

利用条件

必要な権限「Zoho CRMのカスタマイズ」の権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

メモ

  • 上限は、利用するプランにより異なります。また、項目の種類ごとに上限が決まっています。参考情報:カスタム項目の上限
  • 作成後、カスタム項目名を変更することはできますが、項目の種類は変更できません。
    たとえば、テキストの項目を作成した場合、そのカスタム項目の種類を整数へは変更できません。

カスタム項目

作成する項目について、通常、以下の情報が必要です:

  • ラベル:項目名を入力します。
  • 項目の詳細:概要や項目の値などの項目の詳細を入力します。

項目の種類によって、以下の設定が必要です:

項目の種類 その他の詳細
テキスト 長さ:最大255文字です。
整数 長さ:最大9桁です。
小数 長さ:最大16桁(小数点以下含む)です。
パーセント ラベル:項目の名前を入力します。
通貨 長さ:最大16桁です。小数点以下の処理方法小数点以下の処理方法を選択してください:小数点以下の桁数を設定してください:普通、四捨五入、切り捨て、切り上げの中から選択します。
日付 形式:YYYY/MM/DD 注意:日付の形式はユーザーのタイムゾーンの設定によって変わります。
日時 形式:YYYY/MM/DD HH:MM 注意:日付の形式はユーザーのタイムゾーンの設定によって変わります。
メールアドレス 有効なメールアドレスを入力します
電話 有効な電話番号を入力します
選択リスト 選択リストの値:選択リストの値を入力します
複数選択リスト 選択リストの値:選択リストの値を入力します
URL: -
テキスト(複数行) 文字数の上限を入力します:「小」の場合は2,000文字、「大」の場合は32,000文字です。
「大」の項目は、データの抽出などの条件の設定には利用できません。
両方の種類の項目とも、降順または昇順にデータを並べ替えるときには利用できません。
チェックボックス -
自動番号(オートナンバー) 接頭語:自動番号の最初の数字を指定します。接尾語の最初の番号を指定します。自動番号の最後の数字を指定します。既存のデータに自動番号を適用する場合は、チェックボックスにチェックを入れます。
ルックアップ ルックアップの種類:関連リストの表示名と関連付けたいタブを指定します。データの詳細画面で表示される名前です。例えば、添付、連絡先の役職といった内容です(Zoho CRMのプロフェッショナルプラン、エンタープライズプランで利用できます)。
長整数 最大18桁まで入力できます(Zoho CRMのプロフェッショナルプラン、エンタープライズプランで利用できます)。

カスタム項目の上限

アカウントで作成できる項目の数と種類には上限があります。この上限は、利用中のZoho CRMのプランにより異なります。項目の上限を確認するには、以下のリンクを参照してください:カスタム項目の上限

メモ

  • カスタム項目はZoho CRMの無料プランでは利用できません。
  • ルックアップ項目と数式項目は、Zoho CRMのスタンダードプランでは利用できません。

カスタム項目の追加

必要に応じて項目を追加し、自社の組織やビジネスにあわせたデータを保存、共有、管理できます。

利用条件

必要な権限:項目のアクセス権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

新しいカスタム項目を作成するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
  3. 該当のタブをクリックしてください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  4. 左側の新しい項目の欄から、対象の種類の項目を、右側の配置したい場所にドラッグ&ドロップしてください。
  5. 項目に名前を付けて、必要に応じて項目の詳細を設定してください。
  6. レイアウトの保存をクリックしてください。

メモ

  • カスタムタブの[タブ]名の項目の名前は変更できますが、それ以外のタブ(最初からある標準のタブ)の[タブ]名の項目の名前は変更できません。
  • カスタムタブの名前の項目に関しては、項目の種類をテキストまたは自動番号(オートナンバー)から選択できます。一旦選択すると、名前の項目の種類は変更できません。

    また、カスタムタブの名前の項目が自動番号の場合、そのタブには他の自動番号の項目を作成できません。カスタムタブ1件につき、作成できる自動番号の項目は1件です。
    既存のタブでは、初期設定の名前の項目を自動番号として設定することはできません。対応方法(次善策)としては、新しいカスタムタブを作成し、名前項目の種類を自動番号として設定し、既存のデータをそのタブにインポートするという方法があります。
  • 作成後、カスタム項目名を変更することはできますが、項目の種類は変更できません。例えば、整数(数字)の項目は通貨の項目に変更できません。
  • ただし、カスタム項目の編集画面で、以下の項目の種類の長さは変更できます。- 通貨、テキスト、数字(整数)、小数、電話番号、長整数、URL。
  • 通話の記録のページにはカスタム項目を追加できません。ただし、レイアウトのカスタマイズ機能で、既存の項目を並べ替えることはできます。
  • 取引先/連絡先/商談タブにも作成する機能は見込み客タブでのみ利用できます。
  • 受注書/請求書タブにも作成する機能は見積書タブでのみ利用できます。

カスタム項目の編集

カスタム項目を編集するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  2. タブの一覧からタブを選択してください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  3. 編集したい項目に移動し、項目の詳細を編集してください。
  4. レイアウトの保存をクリックしてください。

項目の権限の設定

項目の作成時か編集時に、項目の権限を設定できます。

項目の権限を設定するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  2. タブの一覧からタブを選択してください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  3. 必要な項目に移動し、設定のアイコンをクリックして権限の設定を選択してください。
  4. 権限の設定の画面で、各権限の内容を設定してください。
  5. 保存をクリックしてください。
  6. レイアウトの保存をクリックしてください。

必須項目の設定

必須項目を設定するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  2. タブの一覧からタブを選択してください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  3. 編集したい項目へ移動し、設定のアイコンをクリックして必須項目として設定を選択してください。

重複を許可しない項目の設定

重複を許可しない項目に設定すると、値の重複ができなくなります。重複の確認項目としてはメールアドレスがよく使われます。通常、他の人と重複しないため、適しています。他の例としては、お客様番号、パスポート番号などが挙げられます。Zoho CRMでは、どの項目でも重複を許可しない項目として設定できます。重複を許可しない項目として設定すると、Zoho CRMで重複データを検出する際に利用できます。手動での作成や、インポート、API、見込み客の変換、見積書の変換などでののデータの作成時に検出できます。

重複を許可しない(一意の)項目を設定するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
  2. タブの一覧ページでタブを選択してください。
  3. 重複を許可しない項目の設定のアイコンをクリックしてください。
  4. 設定一覧から値の重複を許可しないという表記を選択してください。
    この設定は、最初からある標準の項目(カスタム項目以外の項目)にも適用できます。
    見込み客/連絡先タブのメインのメールアドレスの項目を重複を許可しない項目として設定すると、メールアドレスの重複チェックができます。

    カスタム項目を重複を許可しない項目として設定したい場合、設定の一覧から項目の詳細を選択してください。
    項目の詳細の画面から値の重複を許可しないチェックボックスにチェックを入れてください。
  5. レイアウトの保存をクリックしてください。

項目の一覧ページのデータの種類の列では、値の重複を許可しないように設定した項目は、その設定がわかるように表示されます。例えばテキスト(重複なし)と表示されます。

メモ

  • この機能はZoho CRMの有料プランでのみ利用できます。
  • Zoho CRMのカスタマイズ権限のあるユーザーのみが、重複を許可しない項目を設定できます。
  • Zoho CRMのタブ1件につき、重複を許可しない項目は2件まで作成できます。ただし、以下のタブについては重複を許可しない項目を3件まで作成できます。
    • 見込み客/連絡先/カスタムタブ(メールアドレス+その他の項目2件)
    • 商品タブ(商品コード+その他の項目2件)
  • すべてのタブで、重複を許可しない項目として設定できるのはテキスト、メールアドレス、電話番号、整数、長整数、URLの項目のみです。また、見込み客/連絡先タブのTwitterの項目も重複を許可しない項目として設定できます。
  • 重複を許可しない項目は、大文字小文字を区別しません。つまり、重複を許可しない(一意の)項目の値に「ABC」として入力し、既存のデータの値が「abc」だったとすると、Zoho CRMはこの2つを重複したデータとみなします。
  • 重複を許可しない項目として設定すると、Zoho CRMがデータベースにこの変更を反映させるまでにしばらく時間がかかります。重複を許可しない項目として設定した後すぐに、そのタブに同じ値のデータを入力すると、Zoho CRMが重複を許可しない項目の値を認識できない可能性があります。この場合、変更がまだ反映されていないので、重複が発生する恐れがあります。このような場合は、数分時間をおいてから再度お試しください。
  • 活動タブには重複を許可しない項目を作成できません。
  • Zoho CRMでは、個別入力/インポート/API/変換(見込み客/見積書/受注書)で作成されたデータに重複を許可しない項目を適用できます。
  • 他のCRMから移行、MS Outlook/Google同期、ごみ箱から復元したデータについては、重複を許可しない項目を適用できません。
  • Zoho シート表示では、重複を許可しない項目は適用されません。

カスタム項目の非表示/削除

作成したカスタム項目が不要になった場合は表示しないように設定できます。レイアウトの画面からカスタム項目を削除すると使っていない項目の欄に移動します。この場合、レイアウトから取り除かれただけで、CRMそのものから削除されたわけではありません。
項目をCRMから完全に削除するには、使っていない項目の欄から再度削除する必要があります。

レイアウトから項目を削除する(非表示にする)には

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  2. タブの一覧からタブを選択してください。
  3. 削除したい項目のごみ箱のアイコンをクリックしてください。
  4. 注意文を確認し、はい、使っていない項目に移動しますをクリックして項目を削除してください。
    削除された項目は使っていない項目の欄に移動します。

メモ

  • カスタム項目が使っていない項目の欄に移動した場合、タブのレイアウトから取り除かれただけで、Zoho CRMから削除されたわけではありません。削除された項目が使っていない項目にある限りは、必要な場所にドラッグ&ドロップすれば復元できます。
  • 使っていない項目の欄から項目を復元すると、そのデータも同時に復元されます。
  • 削除された項目が使っていない項目にある場合、データベースには残っています。ですので、項目の合計数の上限(Zoho CRMのプランによって異なる)を計算するときには、使っていない項目の欄の項目も含まれます。
  • カスタム項目をZoho CRMから完全に削除するには、使っていない項目の欄から再度削除する必要があります。
  • 使っていない項目の欄から削除した場合、カスタム項目と関連データを復元することはできません。
  • Zoho CRMの標準項目は使っていない項目に移動できますが、完全に削除することはできません。

通貨の項目の作成

通貨の項目では、選択した地域の通貨に合わせて小数点以下の表示などを設定できます。Zoho CRMの通貨の項目では、小数点以下の処理方法が4種類あります。

通貨のカスタム項目を作成するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  3. タブの一覧から対象のタブをクリックしてください。
  4. 通貨の種類の項目を右側の[タブ]の欄にドラッグ&ドロップしてください。
  5. 通貨の詳細の画面で、次の操作を行ってください:
    • 項目のラベルの項目に名前を入力してください。
    • 最大の桁数で、項目の長さを選択してください。例:9。
    • 小数点以下の桁数で、小数点以下の桁数を選択してください。例:2。
    • 一覧から小数点以下の処理方法を選択してください。例:普通
    • 必要な項目のチェックボックスにチェックを入れてください。
    • 見込み客/連絡先/取引先/商談タブでは「○○のタブにも作成」の選択肢が表示されます。他の3つのタブに、同時に同じ項目を作成したい場合に利用できます。この選択肢は、カスタムタブの通貨の項目では利用できません。
  6. 完了をクリックしてください。

選択リストの値の追加/変更

初期設定では、各タブでよく使われる選択リストの値が設定されています。。選択リストの値は、組織のニーズにあわせて追加できます。既存の値を変更することもできます。

選択リストの値を追加/変更するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  3. タブの一覧から対象のタブをクリックしてください。
  4. 対象の選択リストの項目に移動し、設定のアイコンをクリックして詳細の編集を選択してください。
  5. 選択リストの詳細ページでは、次の操作ができます:

    • 新しい値を追加するには、値のプラスアイコンをクリックして、その下に値を追加してください。
    • 値を削除するには、値のマイナスアイコンをクリックしてください。
    • 既存の値の名前を変更するには、既存の値の場所に新しい名前を入力してください。
    • 一度に選択肢を追加するには選択肢の一括追加をクリックしてください。
      選択肢の一括追加の欄で、他の値の下に値を1つ入力してください。
      選択肢を追加をクリックしてください。
    • 値を並べ替えるには並べ替えのアイコンをクリックしてください。
    • 値をインポートするにはインポートのアイコンをクリックしてください。
    • 画面を最大化するには最大化のアイコンをクリックしてください。
  6. 初期設定の値を選択する場合、一覧から値を選択してください。
    値を選択する際、この項目に初期設定として選択された値が適用されます。
  7. この項目を入力必須として設定したい場合、必須項目のチェックボックスにチェックを入れてください。
  8. 完了をクリックしてください。

メモ

  • 選択リストの値を追加/編集/削除しても、登録済みのデータの値は自動では更新されません。該当の値を個別に手動で修正する必要があります。
  • 選択リストの値を削除しても、登録済みのデータは削除されません。

選択リストの値の置換

選択リストの値を編集して、関連付けられているデータにも変更を反映したい場合、選択リストの値を置換することができます。

メモ

  • 選択リストの値の置換は選択リストの値の追加/変更とは異なります。
  • 選択リストの値を置換すると、選択リストが使われている既存のデータに変更が自動的に反映されます。該当の値を1件ずつ修正する必要はありません。
  • 一方、値の追加/変更では、変更は既存のデータに自動的に反映されません。

選択リストの値を置換するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  3. タブの一覧から対象のタブを選択してください。
  4. 対象の選択リストの項目に移動し、設定のアイコンをクリックして値の置換を選択してください。
  5. 選択リストの置換の画面で、次の内容を設定してください:
    • 変更前の項目で、既存の値(置換したい値)を選択してください。
    • 変更後の項目で、新しい値(既存の値と置換したい値)を選択してください。

      置換をクリックしてください。
  6. 保存をクリックしてください。
    既存のデータの値の変更が完了したら通知されます。

複数選択リストの値の追加

複数選択リストは、複数の値を選択する必要がある場合に便利です。例えば、ある顧客が複数の商品・サービスに関心を持っているとします。この場合、単一の選択リストの代わりに複数選択リストを利用するとデータを効率的に管理できます。必要に応じて、選択リストの値を定期的に修正できます。

複数選択リストの値を追加するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  3. タブの一覧から対象のタブを選択してください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  4. 複数選択の項目を、新しい項目の欄から右側の[タブ]の欄にドラッグ&ドロップしてください。
  5. 選択リストの詳細の欄で、次の操作を行ってください:
    • 項目のラベルの項目に名前を入力してください。

      • 新しい値を追加するには、値のプラスアイコンをクリックして、その下に値を追加してください。
      • 値を削除するには、値のマイナスのアイコンをクリックしてください。
      • 既存の値の名前を変更するには、既存の値の場所に新しい名前を入力してください。
      • 一度に選択肢を追加するには選択肢の一括追加をクリックしてください。
        選択肢の一括追加の欄で、他の値の下に値を1つ入力してください。
        選択肢の追加をクリックしてください。
      • 値を並べ替えるには並べ替えのアイコンをクリックしてください。
      • 値をインポートするにはインポートのアイコンをクリックしてください。
      • 画面を最大化するには最大化のアイコンをクリックしてください。
  6. 初期設定の値を選択する場合、一覧から値を選択してください。
    値を選択する際、この項目に初期設定として選択された値が適用されます。
  7. この項目を入力必須として設定したい場合、必須項目のチェックボックスにチェックを入れてください。
  8. 完了をクリックしてください。

メモ

  • 選択リストの値を削除しても、登録済みのデータは削除されません。

ルックアップ項目の作成

ルックアップ項目は、異なるタブを関連付けるのに役立ちます(2つのタブを関連付けられます:取引先と連絡先)例えば、ある連絡先が、ある見込み客の紹介者だとします。どの連絡先がどの見込み客を紹介したか知りたいことがあります。そこで、見込み客タブに「紹介者」の項目を作成すれば、該当の連絡先を検索して関連付けることができます。ルックアップ項目を通じて、この関連付けを行えます。ルックアップ項目は、タスクと予定には作成できません。

利用条件

必要な権限:項目のアクセス権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

ルックアップ項目を作成するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  3. タブの一覧からタブを選択してください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  4. ルックアップの項目を、新しい項目の欄から右側[タブ]の欄にドラッグ&ドロップしてください。
  5. ルックアップの詳細の画面で、次の操作を行ってください:
    • 項目のラベルのテキスト欄にルックアップ項目の名前を入力してください。(例:紹介者。この項目は、見込み客を作成するときに利用できます)
    • ルックアップの種類の一覧からタブを選択してください。該当の項目の値を選択する際、ここで選択したタブのデータが一覧表示されます。(例:連絡先。ルックアップ項目で表示されます)
    • 関連リストの名前を入力してください。(例: 紹介した見込み客。連絡先タブにこの関連リストが作成されます)
  6. 完了をクリックしてください。
  7. レイアウトの保存をクリックしてください。
    紹介者のルックアップ項目が見込み客の作成時に表示されます。
    紹介した見込み客の関連リストが、連絡先タブのデータの詳細ページで表示されます。

自動番号(オートナンバー)項目の作成

自動番号の種類のカスタム項目は、データに重複しない番号をつけるのに役立ちます。自動番号の項目を追加すると、新しいデータに連続した番号が設定されます。既存のデータに適用することもできます。例えば、お客様番号、請求書番号、見積書番号、受注書番号などに使えます。

利用条件

必要な権限:項目のアクセス権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

自動番号(オートナンバー)の項目を作成するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  3. タブの一覧からタブを選択してください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  4. 自動番号の種類の項目新しい項目の欄からドラッグ&ドロップしてください。
  5. 自動番号の詳細の画面で、次の操作を行ってください:
    • 項目のラベルで名前を入力してください。
    • 自動番号の形式の欄で、自動番号の値の接頭語、開始番号接尾語を入力してください。
      プレビューを確認できます。
  6. 完了をクリックしてください。
  7. レイアウトの保存をクリックしてください。

項目の依存関係の設定

ある項目の値に応じて、選択肢の値が決まる項目を作成することができます。これは項目の親子関係として設定できます。例えば、2つの項目(都道府県と市町村)が見込み客タブにあるとします。この場合、市区町村の項目の値が、都道府県の項目で選択した値に応じて表示されるように設定できます。別の例では、大分類の項目を選択したら、それに応じて小分類の項目の値を変更して表示するように設定できます。このような関係は、項目の依存関係として設定できます。子項目に表示される値を、選択された親項目によって設定できます。これは選択リスト項目にのみ適用できます。

項目の依存関係を設定するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先などのタブが表示されます。
  2. タブの一覧からタブを選択してください。
    レイアウトの編集画面が開きます。
  3. 設定のアイコンをクリックし、項目の依存関係を選択してください。
  4. 選択したタブの項目の依存関係の設定ページで、 新しく作成ボタンをクリックしてください。
    • 一覧から親項目を選択してください。
    • 一覧から子項目を選択してください。
    • 次へをクリックしてください。
    • 親項目のそれぞれの値に関連付ける値を子項目から選択してください。
    • たとえば、親項目が大分類、子項目が小分類なら、選択した大分類に対応する小分類の値を選択してください。
    • 必要に応じて前へまたは次へリンクをクリックし、すべての親項目の値を子項目の値に関連付けてください。
  5. 保存をクリックしてください。
    タブに新しいデータを作成する際、選択された親項目の値によって、子項目の値が変更されます。


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