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カスタムタブの設定

内容

業務に合わせてカスタムタブを活用するのに便利な機能の一覧です。

タブのカスタマイズ

タブの設定

タブの並べ替えの機能を用いると、必要なタブだけに集中できるようにタブの表示/非表示を切り替えられます。必要に応じてタブの名前を変更したり、タブのグループを作成して様々な権限で共有したりできます。

カスタム項目

初期設定では、データ名データの担当者、メールアドレスメールアドレス(サブ)項目が自動的に追加されます。必要に応じて、カスタム項目を追加できます。項目の種類は、テキスト、ルックアップ、選択リスト、チェックボックスなどから選択できます。他の項目のデータを利用して計算や処理した結果を表示できる数式項目も作成可能です。

ページのレイアウト

各データの詳細ページのレイアウトをカスタマイズできます。必要な項目の追加、不要な項目の削除、項目の並べ替え、セクションの管理、必須項目の設定、列数(1列/2列)の設定などが可能です。

関連リスト

見込み客や商談などの各データの関連リスト(添付ファイル、未完了の活動など)の表示順を並べ替えられます。

関連リストとは、該当のデータに関連するデータの一覧で、標準のタブとカスタムタブを関連付けて表示するのに役立ちます。初期設定では、メモ未完了の活動完了した活動メールが利用できます。関連リストの表示順を並べ替えられます。カスタム関連リストは以下の方法で設定できます:

  • ルックアップ項目 - ルックアップ項目を作成し、関連するデータを表示する関連リストを追加できます。
  • カスタムアプリ - Zoho クリエーターのアプリのデータの一覧を関連リストとして追加できます。
  • カスタム関数 - 他社のAPIから取得したデータの一覧を関連リストとして追加できます。

独自のリンク

Zoho CRMのタブに独自リンクを設定して、よく使うリンクをお気に入りとして登録してすぐに開けるようにしたり、他のサービスやシステムのURLを開けるようにしたりすることが可能です。URLにCRMのデータを挿入して組み合わせることも可能です。例えば、以下のようなリンクが設定できます:https://twitter.com/#!/${連絡先.Twitter ID}

検索レイアウト

カスタムタブの検索結果で表示する項目を6件設定できます。全体検索の機能を利用すると、条件に合ったデータとその項目が表示されます。検索レイアウトの機能では、データの検索時に表示する項目の値を設定できます。

データの一覧

任意の条件に応じてデータを抽出して表示できる一覧を作成できます。一覧を作成すると、必要なデータに素早くアクセスして、データを表示/更新できます。初期設定では、すべてのデータ自分のデータ最近作成したデータ最近更新したデータ最近表示したデータの一覧がカスタムタブで利用できます。

セキュリティ設定

権限

タブに関連する様々な機能(エクスポート、インポート、一括メール送信、一括更新など)の権限を設定できます。

データの共有設定

データの共有ルールを使用すると、特定の役職やグループに所属するユーザーが該当のデータにアクセスできるように設定できます。標準の共有方法(共有しない、表示のみで共有、表示/編集/削除可能な共有)に追加する形で個別のデータの共有ルールも設定できます。

項目別の権限

項目別の権限を設定して、カスタムタブの項目へのアクセスを管理できます。

データの管理

データのインポート

データのインポート機能により、既存のファイルやシステムからCRMにデータを取り込めます。自分が担当のデータだけでなく、他のユーザーが担当のデータも取り込めます(組織のデータのインポート機能で、インポート時にデータの担当者を設定できます)。

データのエクスポート

データをエクスポートして、タブごとにデータをcsv形式で取り出せます。また、データのバックアップ機能を利用すると、データを一括で取り出すことも可能です。

他のサービスやシステムからのデータの移行

他のサービスやシステムからZoho CRMへ切り替える場合、移行ツールを使って簡単にデータを移行できます。参考情報:他のCRMからの移行

データのバックアップ

データのバックアップを取得する場合、カスタムタブのデータも含まれます。参考情報:データのバックアップ

データの分析

レポート

タブのデータを用いたレポートを作成し、関連するタブのデータも組み合わせて分析できます。3種類のデータが作成でき、必要に応じてカスタマイズすることも可能です。

  • 表形式レポート:データをグループ化したり集計したりせず、シンプルにデータを表示します。連絡先のメールアドレスの一覧や、営業担当者のデータを一覧表示する場合に適しています。
  • 要約レポート: データをグループ化し、集計して表示します。小計の算出などが必要なレポートに適しています。
  • マトリクスレポート: 横軸、縦軸にデータを要約して表示します(クロス集計)。

利用できる関連タブはメモ、メール、活動等です。カスタムタブにルックアップ項目がある場合、それらの項目を通じて関連付けられているタブも同様に一覧表示されます。

ダッシュボード

ダッシュボードを活用すれば、組織の重要な指標をリアルタイムでさっと把握できます。ダッシュボードでは、レポートの集計や分析結果を見える化できます。棒グラフ、円グラフ、線グラフ、ファネル(じょうご)グラフなど様々な種類のグラフでデータを視覚的に表示できます。

ワークフローの管理

ワークフローのルール

手作業を省き、業務を自動化できます。設定した条件に応じてメールの送信、タスクの登録、項目の更新などの処理が可能です。

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