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データの一覧の管理

条件を設定してデータを抽出して一覧表示できます。必要なデータだけを必要な人にのみ表示できます。例えば、今週登録された見込み客、期限切れのタスク、大型の商談等の一覧を確認したいことがあるでしょう。こうした情報を確認する際に、データを抽出すると便利です。また、一覧から、データの担当者の変更、一括削除、メールの一括送信などの操作も可能です。

Zoho CRMでは標準のデータの一覧が用意されており、組織内のすべてのユーザーが利用できます。さらに、カスタマイズした独自の一覧を作成することもでき、特定のユーザーにだけ表示するようなアクセス権限を設定することもできます。

  • 標準の一覧:標準の一覧で表示する項目や、項目の表示順を変更できます。この一覧は削除できません。
  • 独自の一覧独自のデータの一覧の作成、編集、削除、項目の並べ替えが可能です。

一覧は、自分が作成したものと自分に共有されたものに分類されます。よく使う一覧はお気に入りに設定できます。お気に入りの一覧は最初に表示されます。一覧の隣にある星をクリックするだけで、お気に入りに登録できます。

標準の一覧

<タブ>のホームのページで、対象の一覧を選択してください。標準の一覧の場合、項目の追加や並べ替えが可能です。標準の一覧は以下です:すべてのデータ、自分のデータ、最近作成したデータ、最近更新したデータ、最近表示したデータなど

独自の一覧の作成

必要に応じて条件を設定してデータを抽出した一覧を作成できます。作成した独自の一覧は、自分で作成したものの一覧に表示されます

利用条件

必要な権限:独自の一覧の管理権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

独自の一覧を作成するには

  1. タブをクリックしてください(例:見込み客、連絡先、取引先)。
  2. [タブ名]のホームのページで、一覧の一覧にマウスのカーソルを合わせてください。
  3. 一覧の作成のリンクをクリックしてください。
  4. 新しい一覧のページで、以下を実行してください:
    • 独自の一覧の名前を入力してください。
    • 必要に応じてお気に入りに設定してください。
      独自の一覧がお気に入りに追加されると、一覧の最初に表示されます。
    • 条件を指定してデータを抽出してください。
    • 一覧に表示する項目を選択してください。
    • 該当の一覧を表示できる人を選択してください。
  5. 保存をクリックしてください。

フィルターの設定

一覧でデータを抽出する条件を設定できます。以下の表は、項目の種類別の条件の詳細をあらわしています。

項目の種類 条件の詳細
文字列:
  • 携帯
  • メールアドレス
  • Webサイト
  • 業界
  • 職位
  • 作成者
  • Skype ID
  • 電話
  • 敬称
  • 組織
  • 都道府県
  • が次の値と等しい
  • が次の値ではない
  • が次の前
  • が次の後
  • が次の間
  • が次の値の間にない
  • 今日
  • 明日
  • 明日以降
  • 昨日
  • 昨日まで
  • 先月
  • 今月
  • 来月
  • 先週
  • 今週
  • 来週
  • が空である
  • が空ではない
  • 経過日数
  • 期限までの日数
数字:
  • 期間
  • 確度
  • 経過日数
  • 通貨
  • 小数
  • =
  • !=
  • <
  • <=
  • >
  • >=
  • が空である
  • が空ではない
日時の項目:
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 日付のカスタム項目
  • 日時のカスタム項目
  • が次の値と等しい
  • が次の値ではない
  • が次の前
  • が次の後
  • が次の間
  • が次の値の間にない
  • 今日
  • 明日
  • 明日以降
  • 昨日
  • 昨日まで
  • 先月
  • 今月
  • 来月
  • 先週
  • 今週
  • 来週
  • が空である
  • が空ではない
  • 経過日数
  • 期限までの日数
真偽値:
  • メール拒否の処理(オプトアウト)
  • 有効
  • 日時のカスタム項目
  • True(真)
  • False(偽)

メモ

  • 条件は25件まで追加できます。
  • 数字にコンマを使用しないでください。例えば、「15,000」は「15000」と入力してください。
  • なしを選択した場合、独自の一覧は作成されません。
  • 経過日数は日付と日時項目で便利です。例えば、15日以内に作成した見込み客、10日以内に作成した商談、5日以内に受注した商談などのデータを抽出するのに役立ちます。
  • 期限までの日数は、期限までの日数を使用して日付と日時項目の条件を設定するのに便利です。例えば、6日以内に受注予定の商談を抽出したい場合、商談タブで「完了予定日」「期限までの日数」「<=」「6」(完了日時までの期限が6日)という条件を設定すると該当のデータの一覧を作成できます。

一覧の項目の選択

項目の選択の欄で、選択可能な項目から一覧に表示する項目を選択してください。選択後、選択した項目一覧で、項目の順番を並べ替えたり、不要な項目を削除したりできます。

メモ

  • 項目が多くなり横長になるとスクロールが必要になって見づらくなるため、一度に表示する項目は多くしすぎないようにすることをお勧めします。

アクセス権限の設定

アクセス権限の詳細の欄で、一覧を表示できるユーザーを選択してください。設定できる内容は以下の通りです。

  • すべてのユーザーがこの一覧を表示可能。
  • 自分のみこの一覧を表示可能。
  • 特定のユーザーのみこの一覧を表示可能

条件パターンの編集

条件のパターンを編集することができ、かつ / またはといった文字を用いて詳細な条件を設定できます。

利用条件

必要な権限:独自の一覧を利用できるユーザーがこの機能を利用できます。

メモ

  • 1件の一覧に設定できる条件は、最大25件です。

条件のパターンを編集するには

  1. 該当の[タブ]をクリックしてください。
  2. 一覧を選択してください。
  3. 編集をクリックしてください。
  4. 一覧の編集のページで、 既存の条件を確認して、パターンの変更のリンクをクリックしてください。
  5. パターンの編集欄で、必要な修正を行い、保存のリンクをクリックしてください。
  6. 編集した内容を保存してください。


Webサイトや展示会から登録されたデータのうち、大阪と福岡の大企業の見込み客を抽出したいとします。

見込み客の登録経路が「Webサイトまたは展示会」、かつ、都道府県が「大阪または福岡」、かつ、規模が「大企業」

こうした条件は、次のように簡単に設定できます:


条件のパターンは、次のように自動で設定されます:

条件のパターンを変更したい場合、次のように編集できます:


条件のパターンの編集欄では、で次の文字を使用できます:
  • 丸括弧:( )
  • かつ / またはの演算子
  • 条件の行番号

重要なお知らせ

  • 条件のパターンが編集されている時、条件の設定の欄で条件を追加したり削除したりすることはできません。
  • 括弧を使用しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、1 または 2 かつ 3と条件を設定した場合、((1 または 2)かつ 3)と同じになります。
  • 条件の欄の、かつまたはの内容を変更すると、変更内容が編集欄に反映されます。
  • パターンの欄の、かつまたはの内容を変更すると、変更内容が条件の欄に反映されます。
  • 1 かつ 2と設定して保存すると、パターンの編集欄では、(1 かつ 2)と表示されます。(1 かつ 2)または 3と設定した場合、((1 かつ 2)または 3)と表示されます。
  • たくさんの列を追加した後、1件ずつ削除したい場合、不要な括弧がパターンに表示されることがあります。例えば、もし5行あるうちの4行目を削除すると、( ( ( ( 1 かつ 2 ) または 3) )または 4 )と表示され、さらに3行目を削除すると( ( ( ( 1 かつ 2 ) ) ) または 3 )と表示されます。最初の行を削除すると、((((1)))または 2)となります。ただし、条件を保存すると、(1 または 2)と変更されます。最後の条件を削除すると、( ( ( 1 かつ 2 ) かつ 3 ) )となります。
  • 次のような記載は無効なため利用できません: ()(かつ)(または)
  • 括弧が一致しない場合は、無効となります。
  • 条件の行の番号とパターンの番号が一致せず、パターン中に番号の漏れがあった場合、エラーメッセージが表示されます。
  • 条件パターンの編集中は、一覧の保存キャンセルボタンは非表示になります。
  • 最後の括弧が欠けている場合、条件のパターンを編集する時と表示する時で差異が発生します。
    編集時の条件のパターン 表示時の条件のパターン
    (1 かつ 2)または(3 かつ 4) ((1 かつ 2)または(3 かつ 4))
    1 かつ 2 かつ 3 かつ 4 (1 かつ 2 かつ 3 かつ 4)
    (1 または 2)かつ(3 または 4) ((1 または 2)かつ(3 または 4))

条件での「最新の活動日時」の使用

データの編集の他に、データに関連する様々な活動があります。例えば、メモの追加、タスクの完了、メールの送信などです。これらの活動の日時も、各データの最新の活動日時に含まれます(見込み客、取引先、連絡先、商談タブのデータでのみ、利用できます)。この項目を一覧の条件として使用できます。一定期間動きのなかったデータや、最近対応したばかりのデータを省きたいときなどに便利です。

メモ

  • 見込み客、取引先、連絡先、商談タブのデータでのみ、利用できます。
  • 一覧の条件の最新の活動日時とデータの詳細ページの最後の更新日時は同じものを指します。
  • この条件は独自の一覧のみで利用できます。

利用条件

必要な権限:独自の一覧を利用できるユーザーがこの機能を利用できます。

以下の活動と更新情報が最新の活動日時として記録されます:

    • データの項目の編集
    • 活動の追加と更新(例:タスク、予定、電話)
    • 見込み客/連絡先へのメール送信
    • メモの追加と編集
    • 取引先欄からの商談と連絡先の追加
    • データの担当者の変更
    • データの追加と削除
      (親データに関連付けられたデータの削除は除きます)
    • タスクの完了
      (終了日時の後に自動で完了した予定は除きます)
    • データの削除と復元(個別または一括)
    • 一括操作(一括更新、一括移行など)
      (一括削除は除きます)

以下の活動と更新情報は最新の活動日時として記録されません:

  • 取引先欄からの連絡先や商談の編集。
  • データの関連リストの削除。

条件で最新の活動日時を利用するには

  1. 見込み客取引先連絡先商談のタブをクリックしてください。
  2. 一覧を選択し、編集のリンクをクリックしてください。
    条件は、独自の一覧のみで利用できます。
  3. 一覧の編集ページの条件の設定最新の活動日時を選択ししてください。
  4. 条件を設定してください。
  5. 保存をクリックしてください。

独自の一覧の複製

作成した一覧を複製し、類似の一覧を作成することも可能です。標準の一覧は複製/削除できません。

独自の一覧を複製するには

  1. タブをクリックしてください。(例:見込み客、連絡先、取引先など)
  2. [タブ名]のホームで、複製する元の一覧を選択して表示してください。
  3. 編集のリンクをクリックしてください。
  4. 複製のボタンをクリックしてください。
  5. 一覧の複製のページで、以下の操作を行ってください:
    • 独自の一覧の名前を入力してください。
    • 一覧に表示する項目を選択してください。
    • 該当の一覧を表示できる人を選択してください。
    • 条件の設定のチェックボックスにチェックをいれ、条件を設定してください。
  6. 保存をクリックしてください。

標準の一覧の編集

Zoho CRMに初期設定で用意されている標準の一覧を編集して、一覧に項目を追加したり削除したりできます。標準の一覧では、条件の編集、名前の変更はできません。

標準の一覧を編集するには

  1. のタブをクリックしてください。(例:見込み客、連絡先、取引先など)
  2. [タブ名]のホームで、編集する元のビューを選択して表示してください。
  3. 編集のリンクをクリックしてください。
  4. 一覧の編集ページで、項目を選択して選択可能な項目の一覧に移動してください。
    項目の選択後、選択した項目の一覧で、項目を並べ替えたり不要な項目を削除したりできます。
  5. 保存をクリックしてください。

一覧でのデータの並べ替え

一覧のデータを昇順または降順に並べ替えられます。

データを並べ替えるには

  1. のタブをクリックしてください。(例:見込み客、連絡先、取引先など)
  2. [タブ名]のホームで、表示したい一覧を選択して表示してください。
  3. 項目の見出しをクリックし、昇順または降順を選択してデータを並べ替えてください。

独自の一覧の削除

不要になった独自の一覧は削除することができます。標準の一覧は削除することができません。

独自の一覧を削除するには

  1. のタブをクリックしてください。(例:見込み客、連絡先、取引先など)
  2. [タブ]のホームのページで、削除する一覧を選択してください。
  3. 編集のリンクをクリックしてください。
  4. 削除をクリックしてください。

よくある質問

1.Zoho CRMのアカウントで連絡先をグループ化するには?

2.業界別に見込み客を並べ替えるには?

3.データをアルファベット順に並べ替えるには?

4.見込み客または連絡先の姓をアルファベット順に並べ替えるには?

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