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ページのレイアウトの使用

利用条件

必要な権限:Zoho CRMのカスタマイズ
利用可能なプラン:エンタープライズプラン

レイアウトの利用例

Zoho CRMのレイアウトの簡単な利用例をご紹介します。この例を参考に、組織のニーズに合わせてレイアウトを作成してみましょう。

携帯電話販売とサービスの事業を行っている企業(Zylkerモバイル)があったとします。最新の携帯電話の販売や、携帯電話に関するサービスやお問い合わせ対応をしていたとします。携帯電話の販売とサービスは、販売プロセスが異なります。

  • また、販売とサービスでは、必要なデータも異なります。携帯電話の購入依頼があると、まず在庫の確認が必要です。携帯電話のサービスの場合は、まず問題や要望の内容の確認が必要です。
  • 販売部門のメンバーはサービス部門のメンバーとは異なります。
  • 販売部門のメンバーが行う業務とサービス部門のメンバーが行う業務も異なります。

一方で、商品のデモなど、販売とサービスの両方で共通のプロセスもあります。このような場合、プロセスが関連していて情報が重複する可能性があるので、販売部門とサービス部門に異なるタブを作成するのは面倒です。Zoho CRMのレイアウトの機能を利用すると、このような場合にスムーズに対応できます。

Zylkerモバイル用のZoho CRMのレイアウトの作成において行う内容は次のとおりです。

手順1 - レイアウトの作成

  • 2種類のレイアウトの作成 - 商談タブに携帯販売と携帯サービスのレイアウトを作成します。
  • 必要な項目とセクションを挿入して2種類のレイアウトを作成します。携帯販売の商談のステージは、携帯サービスのステージとは異なるように設定します。

手順2 - データ作成時のレイアウトの選択

  • データの作成時のレイアウトの選択方法をご紹介します。データは、個別入力、インポート、Webフォーム、APIなどの方法で作成します。

手順3 - レイアウトの項目の確認

  • データの一覧/自動フォローのルール/プロセスの承認/見込み客の割り当てルールにおけるレイアウトの利用方法を確認します。

手順4 - ワークフローのルールの設定

  • 携帯販売と携帯サービスのレイアウトに必要なワークフローのルールを設定します。Zylkerモバイルの業務プロセスに合わせて設定します。
  • レイアウトを利用したワークフローの処理を紹介します。

手順5 - レポートとダッシュボードの作成

  • レイアウトをもとに、レポートとダッシュボードを作成します。

新しいレイアウトの作成

新しいレイアウトを作成するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
  2. 利用できるタブの一覧から、新しいレイアウトを作成したいタブをクリックしてください。
  3. タブのレイアウトのページで、新しいレイアウトの作成をクリックしてください。
  4. レイアウトに名前(例:携帯販売)を付けてください - 必要に応じてレイアウトに項目とセクションを追加してください。
  5. すべての項目を追加したらレイアウトの保存をクリックしてください。
  6. レイアウトを保存すると、新しいレイアウトでデータを編集できます。レイアウトの権限の画面で、レイアウトの権限を設定してください。
  7. 新しいレイアウトの作成をクリックすると、このレイアウトを複製できます。
  8. 新しいレイアウトの作成の画面で、どのレイアウトから新しいレイアウトに複製するか選択してください。
  9. レイアウトに名前(例:携帯販売)を付け、必要に応じてレイアウトに項目とセクションを追加してください。
  10. 必要な項目を作成した後、レイアウトの保存をクリックしてください。
  11. レイアウトの保存時、レイアウトの権限を設定する画面が表示されます。権限を設定して保存をクリックしてください。

上記を完了すると、商談タブに2件のレイアウト(例:携帯販売携帯サービス)が作成されました。

メモ

  • 標準のレイアウトとは、Zoho CRMが用意した最初からあるレイアウトです。標準のレイアウトでは、名前の変更、カスタマイズ、複製による新しいレイアウトの作成ができます。
  • レイアウトごとの違いは明確に設定する必要があります。例えば、商談のレイアウト2件のステージの値について見てみましょう。
  • 2件のレイアウト間でよくある違いの例を以下にご紹介します:
    • 項目とセクションがレイアウトで異なる。
    • 選択リストの値がレイアウトで異なる。
    • 入力必須項目がレイアウトで異なる - 一方のレイアウトで入力必須な項目が、もう一方のレイアウトでは入力必須ではないことがあります。

レイアウトの設定

複数のレイアウトを作成する際、ユーザーへのレイアウトの表示とアクセスを制限することができます。レイアウトと権限を関連付けられます。

レイアウトに対応する権限の設定の他、権限ごとに標準のレイアウトを設定できます。レイアウトは、後からいつでも変更できます。

データ作成時のレイアウトの選択

レイアウトを作成した後、データの作成/編集時などにレイアウトを選択できます。レイアウトを選択できるタイミングは以下です。例えば、商談の作成時に、商談を作成するレイアウトを選択する画面が表示されます。

  • 個別にデータを作成した時
  • データをインポートした時
  • Webフォームでデータ(見込み客/連絡先/問い合わせ)が登録された時
  • APIでデータを取得した時:API経由でデータをCRMに登録するときは、APIで設定されたレイアウトIDをもとにレイアウトを設定できます。データのレイアウトが設定されていない場合、タブの標準のレイアウトが割り当てられます。

メモ

  • 訪問者の追跡、Zoho ブックス、Zoho サーベイなどのZoho CRMの連携機能では、見込み客/連絡先タブの標準のレイアウトが割り当てられます。

レイアウトの項目の概要

タブの新しいレイアウトを作成するとき、他の項目と一緒に、システムで使用する項目(レイアウト)が自動的に作成されます。レイアウトの項目には、データが作成される際に適用されたレイアウトの名前が保存されます。

レイアウトの項目はCRMの項目の1つであり、様々な機能(データの一覧の作成、データの割り当ての自動化、承認プロセス、自動フォローのルールなど)でこの項目を使用できます。

データの一覧の作成

レイアウトの情報を用いてデータを抽出した一覧を作成できます。例えば、携帯サービスの商談という一覧を作成し、携帯サービスのレイアウトが適用されているすべてのデータを表示できます。

自動フォローのルール

特定のレイアウトが適用されたデータを自動でフォローできます。フォローすると、データが変更されたときにZoho CRMのフィードで最新情報を確認できます。

見込み客の割り当てルール

見込み客/連絡先/問い合わせの担当者を、レイアウトに応じて自動で設定できます。例えば、携帯販売のレイアウトを適用しているすべての見込み客を、特定の営業担当者に割り当てるルールを作成できます。

これにより、WebフォームやGoogle AdWordsのような外部連携を通じて登録された見込み客を、割り当てルールで設定したユーザーに自動で割り当てられます。割り当てルールが作成されていない場合、該当のタブの標準のレイアウトが自動で設定されます。

承認プロセスの自動化

特定のレイアウトのデータに関して、管理者へのデータの承認の依頼を自動化できます。

ワークフローのルールの設定

Zylkerモバイルでは、商談タブでのいくつかの処理を自動化したいとします。以下のような処理です。

  • 携帯販売のレイアウトの商談のステージが受注になった場合、「商品を準備して発送」というタスクを山田太郎さんに割り当てる。
  • 携帯サービスのレイアウトの商談のステージが受注になった場合、「サービスの開始」のタスクを山田花子さんに割り当てる。
  • 商談のステージが「問題の確認」になった場合、関連する連絡先に「依頼内容を確認中です」と通知する。
  • 携帯販売のレイアウトの項目「返品理由」が「製品不良」になった場合、データのレイアウトを自動的に携帯販売から携帯サービスに変更する。

このように、レイアウトの情報を用いて処理を自動化できます。それぞれの場合のワークフローのルールの設定方法をご紹介します。

例1:

携帯販売のレイアウトの商談のステージが受注になった場合、「商品を準備して発送」というタスクを山田太郎さんに割り当てる。

商談のタブに新しいワークフローのルールを作成します。

データの処理を選択します。ルールの実行条件を選択して編集します。

ルールの条件を以下の通りに設定します:

  • ステージが受注
    かつ(AND)
  • レイアウトが携帯販売

この両方の条件を満たした場合のみ、ワークフローのルールが実行されます。これにより、携帯販売のレイアウトで商談が受注したときのみ、タスクを作成できます。

「商品を準備して発送」というタスクを営業担当者(山田太郎さん)に割り当てます。

これにより、Zylker モバイルが携帯販売の商談を受注する度、自動的に商品の準備と発送のタスクが山田太郎さんに割り当てられます。

利用例


携帯販売のレイアウトの商談「商談 - 4月」のステージが受注に更新されます。

「商品を準備して発送」というタスクが自動的に山田太郎さんに割り当てられます。

別の例を紹介します。

例2:

携帯サービスのレイアウトの商談のステージが受注になった場合、「サービスの開始」のタスクを山田花子さんに割り当てる。

これは上の例と似ています。違いはルールの条件で、レイアウトが携帯販売ではなく携帯サービスになること、タスクを山田花子さんに割り当てることだけです。



これで、Zylker モバイルが携帯サービスの商談を受注する度、自動的に「サービスの開始」のタスクが山田花子さんに割り当てられます。

利用例

携帯サービスのレイアウトの商談「サービス - 長期間」のステージが受注に更新されます。「サービスの開始」というタスクが自動的に山田花子さんに割り当てられます。

例3:

商談のステージが「問題の確認」になった場合、関連する連絡先に「依頼内容を確認中です」と通知する。

この例の場合、このステージは携帯サービスのレイアウトのみに存在しているため、レイアウトの種類を指定する必要はありません。



利用例

携帯サービスのレイアウトが適用されていて、佐藤次郎さんという連絡先に関連付けられている「お問い合わせ(4月)」という商談のステージが問題の確認に更新されます。「ご連絡内容を確認中です」というメールが、自動的に佐藤さんに送信されます。


例4:

レイアウトの機能とワークフローの設定を組み合わせると、特定の項目が更新された時に該当のデータのレイアウトを変更することができます。このような場合の例をご紹介します。

様々な理由で、顧客が購入した携帯電話を返品することがあります。返品理由で最も多いのは、端末が不良品だった場合です。そこでZylkerモバイルでは、製品不良で返品された場合、携帯販売のレイアウトから携帯サービスのレイアウトに自動的に移動することにしました。

携帯販売のレイアウトに「返品理由」という項目があるとします。この項目が「製品不良」に更新された場合、レイアウトは携帯サービスに更新される必要があります。


利用例

返品理由の項目が製品不良に更新されると、データのレイアウトが自動的に携帯サービスに移動します。

複数のレイアウトでのレポートの作成

異なるレイアウトの情報を組み合わせて、レポートとダッシュボードを作成できます。例えば、Zylkerモバイルのチームは、携帯販売のレイアウトと携帯サービスのレイアウトのそれぞれの商談の合計額を知りたいかもしれません。

こちらは、レイアウトをもとに分類した商談の一覧です(関連する活動もあわせて表示しています)。

こちらがレポートです:

レポートから、同じ情報を用いてダッシュボードを作成できます。

 

関連情報

よくある質問

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