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Zoho CRMへのデータのインポート

Zoho CRMでは、ファイルなどからデータを取り込めます(インポート)。顧客や営業関連のデータをZoho CRMに集約すると、重複管理を防げます。また、より正確にデータを分析でき、有効な見込み客の発掘などに役立ちます。データをインポートするには2つの方法があります:

自分の[データ]のインポート - 自分のデータをインポートする時に利用します。初期設定では、インポートしたユーザーがデータの担当者になります。

組織の[データ]のインポート - 組織のデータをインポートする時(データの担当者を別々に設定したい時)に利用します。自分を含む組織内のユーザーを担当者として設定できます。インポートするファイルには、データの担当者のユーザーのメールアドレスが含まれている必要があります。

メモ

  • Zoho CRMでは、Internet Explorer 9以降、Firefox 17以降のブラウザーを推奨しています。他のブラウザーでは、Zoho CRMが適切に作動しないことがあります。

利用条件

必要な権限:インポート権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

インポート時のチェックリスト

データをインポートする前に、次の点を確認してください:

  1. 権限
    データをインポートする権限があるかどうか確認してください。権限がない場合、インポートのリンクは表示されません。
  2. ファイル形式
    インポートするファイルは、CSV(コンマ区切り)形式のファイルを使用してください。ファイルの文字コードがASCII(Windowsでは.txt形式、.csv形式のファイルは通常ASCIIです)で、1行につき1件のデータが入っていることを確認してください。サポートしているファイル形式はエクセル(XLS、XLSX)、コンマ区切り(CSV)、または、vCard形式 (VCF)です。データにファイル添付はしないでください。
    xls/xlsx形式のファイルにコンボフィルターや画像が組み込まれている場合、エラーが発生する場合があります。
  3. 禁止されている文字
    インポートするファイルのすべてのデータで、以下の文字は使用できせん。
    • 二重引用符(") - 項目の区切りとしてのみ使用できます
    • 縦軸(|)
    • 山括弧(<>)
  4. 必須項目
    必須項目が空だとインポートできません。インポートする前に、必須項目に値が入力されていることを確認してください。例えば、取引先のデータをインポートする場合、すべての取引先のデータは、取引先名の項目に値が含まれている必要があります。インポートの項目の関連付けのページで、必須項目にはアスタリスク(*)が表示されます。次の手順に進む前に、必ず必須項目を関連付けしてください。
  5. チェックボックスのデータ
    真偽値、または、チェックボックスの項目の値には、インポート時に正常に変換できる値を含んでいることを確認してください。
    真偽値、または、チェックボックスの項目からインポートしたデータは、次のように変換されます。
    • チェックボックスが選択されている場合 - True、または、1
    • チェックボックスが選択されていない場合 - False、または、0
  6. ドロップダウンリスト
    ドロップダウンリストで表示されるデータの値はZoho CRMの項目に登録してある必要があります。
    例えば、取引先情報をインポートするとき、業界の種類の項目がドロップダウンリストだった場合、インポートする前に、すべての業界の値がインポートしたいファイルのドロップダウンリストに登録されていることを確認してください。該当の値がない場合、ファイルの値をZoho CRMの既存の値に合わせて変更するか、管理者に新しい値を作成してもらってください。
  7. 項目名
    インポートするファイルのデータの最初の行は、実際のデータの値ではなく、列の見出しまたは項目名であることを確認してください。これらの見出しの項目名は、Zoho CRMの既存の項目とインポートするデータを関連付ける際に使用されます。
  8. 空白行
    インポートするファイルの空白行を削除してください。空白行はファイルの最後と認識されます。
  9. ユーザー名
    インポートされたデータの担当者を他のユーザーに設定するとき、担当者名とそれに対応する項目をインポートするファイルから関連付けしてください。インポートするファイルには、データを割り当てるユーザーのメールアドレスが含まれている必要があります。上記を満たした場合、インポート時に各ユーザーに自動的に割り当てられます。
  10. ファイルのサイズ
    インポートするファイルは5MB以下にしてください。

各タブの必須項目は、次の表から確認できます:

タブ 必須項目 タブ 必須項目 タブ 必須項目
見込み客
  • 組織
商談
  • 商談名
  • 取引先名
  • ステージ
  • 完了予定日
商品
  • 商品名
取引先
  • 取引先名
問い合わせ
  • 問い合わせの経路
  • 件名
  • ステータス
仕入先
  • 仕入先名
連絡先
  • 取引先名
ソリューション
  • ソリューションの件名
  • 質問
  • 回答
価格表
  • 価格表の名前
キャンペーン
  • キャンペーン名
       

メモ

  • 活動、レポート、請求書、見積書、受注書、発注書、売上予測、テンプレートはZoho CRMにはインポートできません。

インポートの制限

インポートファイルが.xsl、.xslx、.vcf形式の場合、一度に最大で1,500件までインポートできます。1,500件を超える場合は、.csv形式でインポートできます。詳細については、インポートに関する上限の一覧をご参照ください。

メモ

  • サポートしているファイル形式はエクセル(XLS、XLSX)、コンマ区切り(CSV)、または、vCard形式 (VCF)です。
  • インポートしたデータが上記の制限を超えている場合、データを分割してインポートできます。

データのインポート

自分の[データ]のインポート機能を利用すると、インポートしたユーザーがデータの担当者になります。初期設定では、インポートしたユーザーがデータの担当者になります。

組織の[データ]のインポートの機能を利用すると、自分を含む組織の複数のユーザーをデータの担当者として設定できます。インポートするファイルには、データを割り当てるユーザーのメールアドレスが含まれている必要があります。上記を満たした場合、インポート時に各ユーザーに自動的に割り当てられます。

メモ

  • [データ]の部分には、各タブの名前が当てはまります。例:見込み客、連絡先、取引先など

データをインポートするには

  1. [タブ] をクリックしてください。
    タブには、見込み客、連絡先、取引先などの各タブの名前が当てはまります。
  2. [タブ]のホームページで、インポートをクリックしてください。
  3. [タブ]のインポートのページで、次の操作を行ってください:
    • 自分の[データ]のインポートまたは組織の[データ]のインポートを選択してください。
    • インポートしたいファイルを探して選択してください。
    • 手動で見込み客を有効にするかどうかを選択してください。
      選択すると、指定したユーザーにデータを割り当てる前に、管理者が手動で承認処理をします。これは、見込み客のインポート時のみ利用可能です。 詳細はデータの承認をご参照ください。
    • 重複したデータの処理方法についてスキップ上書き複製から選択してください。(注意)
      「スキップ」「上書き」は有料プランでのみ利用可能です。
  4. 重複データの検索項目を選択してください。(注意)
    ここで選択した項目が、インポートするデータと既存のデータが重複するかどうかを確認するのに使用されます。データの重複を確認し、選択した内容に合わせてスキップ、上書き、複製のいずれかの処理が実行されます。
    参考: 項目を重複しない項目として設定する方法
  5. 詳細設定で以下を実行してください:
    • 文字コードを一覧から選択してください。
    • 必要に応じて、ワークフローのタスクを選択してください。
      ワークフローのルールをすでに作成している場合にのみ、ワークフローのタスクを利用できます。ご注意ください。
    • インポートするファイルの日付と時刻の値に合わせて日付時刻形式を選択してください。
    • 割り当てルールに応じて[データ]の担当者を割り当てる場合、一覧からルールを選択してください。これは組織のデータをインポートする時のみ利用可能です。
      ルールに応じてデータがユーザーに割り当てられます。割り当てルールでは、順繰り(ラウンドロビン)の方法でもデータをユーザーに割り当てられます。割り当てのルールもご参照ください。
    • 必要に応じて、インポートする見込み客のデータ元のオプションを選択してください。
      このオプションは見込み客をインポートする時のみ利用可能です。
    • 続けるには、「次へ」をクリックしてください。
  6. 項目の関連付けの欄で、次の内容を設定してください。
    • CSV/XLS形式のファイルの列の見出しを、対応するZoho CRMの[データ]の項目に関連付けてください。
      (必須項目は適切に関連付けしてください)
    • 続けるには、「次へ」をクリックしてください。
  7. 関連付けの確認の欄で、すべての項目が適切に関連付けられているか確認してください。
  8. インポートをクリックしてください。
    処理が完了すると、追加されたデータ、更新されたデータ、スキップされたデータが表示されます。

メモ

  • タブにデータをインポートするとき、重複しないように設定した(一意の)項目が重複の確認項目の一覧に表示されます。既存のデータとインポートするデータが重複しているかどうかを確認する際に、選択した項目を使用します。例えば見込み客をインポートするときに、メールアドレスを重複の確認項目として選択した場合、この項目を用いて既存のCRMデータとインポートするファイルのデータが比較されます。もしデータの重複が見つかったら、重複しているデータの欄での選択内容に応じて次の処理が実行されます。
    • スキップを選択すると、重複したデータはインポートするファイルからインポートされません。データの重複を避けられます。
    • 上書きを選択すると、重複したデータが更新され、ファイルからの新しいデータはすべて追加されます。データの最新の状態を維持できます。
    • 複製を選択すると、インポートするファイルから新しいデータが再度追加されます。同じデータはコピーされます。
  • もしZoho CRMからエクスポートしたデータを再度インポートしたい場合は、[タブのID]重複の確認項目として選択してください。[タブのID]の項目は、Zoho CRMが自動で設定した、Zoho CRM内で重複しない(一意の)番号です。このため、Zoho CRMからデータの一部をエクスポートして表計算シートで編集した後に再度インポートしたい場合は、タブのIDを重複しない(一意の)項目として選択するのがお勧めです。この場合、 [タブのID] を重複しない(一意の)項目として選択し、データの上書きを選択すると、合致した項目が更新されます。その他の場合で[タブのID]を重複しない(一意の)項目として選択すると、データの重複が起きることがあります。
  • 重複の確認項目では、大文字小文字が区別されません。つまり、インポートするデータの重複しない(一意の)項目の値が「ABC」、既存のデータの値が「abc」だったとすると、Zoho CRMはこの2つを重複したデータとみなします。
  • インポートが始まると、キャンセルできません。手動の承認のオプションは、見込み客のインポート時のみ利用できます。
  • インポート時にワークフローのタスクを選択すると、選択したタスクの担当者に通知するオプションは適用されません。
  • 無料プランでは複製のみ可能です。
  • データの複製スキップ上書きは、プロフェッショナル&エンタープライズプランで利用可能です。スキップと上書きは、インポートするファイルがCSV形式で、 一度にインポートするデータが5,000件以下の場合に利用可能です。
  • 例えば、Zoho CRM内に「A」と「B」という名前のデータがあったとします。「B」と「C」をインポートしたい場合に
    以下を選択したとします。
  データ「C」 データ「B」
スキップ インポートされます Zoho CRMにすでに登録済みなので、インポートされません
上書き インポートされます インポートされます。関連付けたた項目の値が既存のデータと異なる場合、インポートするファイルのデータと置き換えられます。また、関連付けた項目に関して既存のデータがない場合、インポートするファイルのデータが新しく追加されます(インポートの際に関連付けた項目の値のみが取り込まれます)。
複製 インポートされます 既存のデータに加えてデータ「B」が追加で作成されます。
  • 上書きを選択した場合、データの種類に応じて重複の有無が判断されます。データの種類ごとに判断基準となる項目は以下のとおりです。
    • 見込み客 - メールアドレス
    • 連絡先 - メールアドレス
    • 取引先 - 取引先名
    • 商談 - 商談名
    • 問い合わせ - 件名
    • ソリューション - 件名
    • キャンペーン - キャンペーン名
    • 仕入先 - 仕入先名
    • 商品 - 商品名
  • 上記の項目が関連付けられていない場合、重複したデータは検出されず、Zoho CRM内でデータの重複が発生する可能性があります。
  • データが重複した場合、関連付けた項目だけが上書きされます。
  • 上記の項目以外でインポート時に重複したデータをチェックしたい場合、データのIDを使用できます。Zoho CRMの各データには、重複しない固有のIDが設定されています。データをエクスポートすると、それぞれのデータのIDを取得できます。詳細については、ナレッジベースもご参照ください。

メモのインポート

たくさんのデータのメモをまとめて登録しなければならないことはよくあります。また、同じメモを複数のデータに登録したいこともあるかもしれません。このような場合、メモを登録するのにいちいちデータを開くのは面倒です。

こんなお悩みもメモのインポート機能で解決!既存のデータを表計算シートとしてエクスポートし、新しい列にメモを追加し、インポートするだけで作業が完了します。

メモをインポートするには

  1. 各データにメモを付けた表計算シート(CRMからエクスポートしたシート、または新しいシート)を用意してください。シートには、メモの件名メモの内容の列を含めてください。この2列の他に、選択したタブに応じた項目が必要です。メールアドレスやデータやIDなど、重複しない項目を使用します。
  2. Zoho CRMで、対象のタブをクリックしてください。
  3. インポート > メモのインポートをクリックしてください。
  4. メモのインポートページで、用意したファイルを選択してください。
  5. 既存の[データ]の検索の項目で、メモを割り当てるための親データを特定するための項目(データIDかメールアドレス) を選択してください。
    例えば、連絡先のメモをインポートするときに連絡先のIDを選択したら、シート内にある連絡先のIDに対応する連絡先にメモが関連付けられます。
  6. 次へをクリックしてください。
  7. 自分のメモのインポートの画面で、メモの件名メモの内容メールアドレス(または選択した重複しない項目)と、インポートするシート内の項目を関連付けてください。
  8. 次へをクリックしてください。
  9. 関連付けの確定のページで、インポートをクリックしてください。
    メモがインポートされ、メモに関連するデータの詳細ページに表示されます。

メモ

  • メモをインポートするには、以下の権限が必要です:
    • タブの権限内のメモ作成権限
    • 親タブでのインポートの権限

      例えば、ユーザーがメモの作成権限を持っていても、見込み客へのインポートの権限がなかった場合、見込み客のメモをインポートすることはできません。

インポートの履歴の表示

Zoho CRMアカウント内での活動の記録を管理しておくと、色々と役立ちます。データがいつ編集されたか、だれが追加したかを確認できます。同様に、インポート活動の記録も、誰がデータをインポートしたか、いつインポートしたか、適切にインポートできたかどうかを把握できます。Zoho CRMのインポート履歴ページでは、インポート移行機能を使って最近インポートされたファイルをしっかり確認できます。インポートの履歴では以下の詳細を確認できます:

  • インポートしたファイル名
  • データをインポートしたタブ名
  • データをインポートしたユーザー名
  • インポートした日時
  • 追加/更新/スキップしたデータ数の詳細

インポートの履歴ページで、次の操作ができます:

  • インポートの詳細の確認
  • インポートのデータの確定
  • インポートの取り消し

インポート履歴には60日間以内にインポートされたファイルが表示されます。インポートの履歴の各項目では、追加/更新/スキップされたデータの詳細を見ることができます。これらの詳細はデータをインポートしてから7日間表示できます。その後は、追加/更新/スキップされたデータの数だけを確認できます。データが適切にインポートされなかったために元に戻したい場合、30日以内なら戻せます。その後は、その後、インポートの内容は自動的に確定されます。

利用条件

必要な権限:インポートの権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

 

インポートの詳細の確認

ファイルをインポートすると、インポートの履歴にインポートの詳細が表示されます。データがインポートされた日付と時刻、ファイルをインポートしたユーザー名、追加/更新/スキップされたデータの数、データがスキップされた詳細な理由などが表示されます。

インポートの詳細を確認するには

  1. [設定アイコン]をクリックし、設定 > データの管理 > インポート> インポート履歴をクリックしてください。
  2. インポートの履歴ページでは、インポートされた日時を含むすべてのインポート操作の記録が表示されます。
  3. インポートで追加されたデータを確認するには追加のリンクをクリックしてください。
    インポートしたファイルの項目が、各データの値と共に一覧表示されます。
  4. インポートで更新されたデータを確認するには更新のリンクをクリックしてください。
    インポートしたファイルの項目が、各データの値と共に一覧表示されます。インポートのファイルの行番号を参照すると、該当のデータを見つけやすくなります。
  5. インポートで追加されなかったデータを確認するにはスキップのリンクをクリックしてください。
    インポートのファイルの項目が、そのデータがインポートされなかった理由と共に一覧表示されます。インポートのファイルの行番号を参照すると、該当のデータを見つけやすくなります。
  6. インポートされなかったデータとその理由のコピーを取得するにはエクスポートのリンクをクリックしてください。

メモ

  • スキップされたデータの一覧では、Zoho CRMと関連付けられた最初の5件の項目(インポートしたファイルから)の詳細が表示されます。残りの項目の詳細は、一覧をエクスポートすると確認できます。
  • スキップされたデータをエクスポートすると、インポート操作中にZoho CRMの項目と関連付けたすべての項目をCSV形式のファイルとして取得できます。また、データがスキップされた理由も記載されます。再度インポートするには、必要箇所を変更してください。
  • 追加更新の一覧は、該当するタブのすべての[データ]の一覧でのみ確認できます。
  • 追加/更新したデータの数と詳細欄のデータの数は合わない場合があります。数が合わない理由は以下の2つです。
    • ユーザーが手動でデータを削除した。
    • データを閲覧する権限がない。(組織のデータがインポートされた場合)

インポートの確定または取り消し

インポートから30日以内は、インポートを取り消す操作でZoho CRMにインポートしたデータを削除できます。インポートしたデータを削除されたくない場合、確定することもできます。これが確定機能です。Zoho CRMにデータをインポートした後、インポートがうまくいったら確定操作をし、自分のCRMアカウントにデータが確実に残るようにできます。

インポートを確定または取り消すには

  1. [設定アイコン]をクリックし、設定 > データの管理 > インポート> インポート履歴をクリックしてください。
    インポートの履歴ページで、これまでのインポート操作が一覧表示されます。
  2. 該当のインポートの履歴にマウスのカーソルを移動してください。以下のいずれかを行ってください:
    • をクリックしてインポートを確定する。
    • インポートの取り消しをクリックして、インポート操作を取り消し、データを削除する。

メモ

  • 一旦確定したら取り消せません。
  • インポートから30日過ぎたら、そのインポートの操作は自動的に確定されます。一度確定したら取り消せません。
  • 連絡先のインポートを元に戻すと、連絡先に関連してインポートされた取引先も削除されます。ご注意ください。
  • インポートした取引先を削除すると、取引先に関連してインポートされた連絡先も削除されます。ご注意ください。
  • データのインポートに失敗すると、データの履歴に表示されます。

よくある質問

1.インポート時にデータの重複を判断する基準はなんですか?

2.ファイルをインポートできません。可能性のある理由はなんですか?

3.インポート時の重複を避けるにはどうすればいいでしょうか?

4.インポートしたデータの担当者は誰になりますか?

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