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Zoho CRMのドキュメントのライブラリー

製品資料、セミナー資料、価格表、提案書、見積書など、業務ではさまざまな文書を使用します。こうした文書は、状況に応じて常に更新されていきます。文書の管理を円滑に進めるには、関連するファイルすべてを管理し、組織内のメンバーと共有できるような文書の保管場所が必要になります。Zoho CRMのドキュメントタブでは、様々な種類のファイルをアップロードし、CRMの組織内ユーザーの権限に合わせて共有できます。

利用条件

必要な権限:この機能を利用できるのは、ドキュメントタブへのアクセス権限があるユーザーのみです。

初期設定では、管理者標準の権限でこの機能を利用できます。他のユーザーには、管理者が権限を付与する必要があります。

他のタブと同様に、ドキュメントタブのタブの表示権限があります。この他、ドキュメントとフォルダーへの個別の権限があります。

  • ドキュメントのフォルダー - 作成削除権限
  • ドキュメント - 表示作成編集削除権限

お役立ちポイント

  • 容量を節約
    Zoho CRMでは、Zoho ドキュメント、Google ドキュメント、デスクトップから、それぞれのデータにファイルを添付できます。複数のデータに同じファイルを添付することもできますが、容量を余分に使ってしまいます。添付ファイルそれぞれが容量を消費するため、CRMの容量全体を余計に消費します。例えば、10MBのファイルを5件のデータに添付した場合、必要な容量は50MBです(10MB×5件)。ドキュメントタブのファイルを利用すると、複数のデータにファイルを添付する際、複数回分の容量を使わなくて済むため、容量を節約できます。
    ドキュメントタブにドキュメントをアップロードして、様々なデータに関連付けることができます。例えば、ドキュメントタブに10MBのプレゼンテーションのファイルをアップロードしたとします。このプレゼンテーションを5件のデータに添付ファイルとして関連付けても、使用する容量は10MBです。50MBではありません。

  • ファイルを簡単に共有
    営業用のフォルダーにアップロードしたファイルを営業チームのみで共有したいときなどは、ドキュメントタブを使うと便利です。ユーザーだけではなく、役職、役職とその下位の役職、グループ単位でも共有できます。

  • さっと見られるファイル管理
    フォルダーとサブフォルダーを使えば、必要なときにいつでもすぐに見られるようにファイルを管理できます。

  • 同じ文書のバージョンを管理
    ファイル最新版の管理がしやすくなり、他のユーザーが古いファイルを使用してしまうのを防げます。ファイルは簡単に変更でき、その後最新版のコピーを一元管理できます。

  • 文書をメール添付
    見込み客や連絡先にメールを送るとき、アップロードされているファイルを添付できます。デスクトップ、Zoho ドキュメント、Google ドキュメントなどに加え、ドキュメントタブにアップロードされているファイルも添付できるようになりました。

権限の編集

初期設定では、管理者標準の権限でこの機能を利用できます。この機能を使いたい他のユーザーについては、管理者が個別に権限を付与する必要があります。ドキュメントとフォルダーに関する権限は次のとおりです:

  • ドキュメントのフォルダー - 作成削除権限
  • ドキュメント - 表示作成編集削除権限

権限を編集するには

  1. [ 設定のアイコン]をクリックし、設定 > ユーザーと管理 >セキュリティ管理>権限をクリックしてください。
  2. 権限ページで、編集したい権限の編集リンクをクリックしてください。
  3. 権限の詳細ページのドキュメントの権限で、付与したい権限を指定してください。
  4. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 初期設定の権限、管理者標準は編集できません。既存の初期設定の権限に合わせて、自分の権限を設定することをお勧めします。
  • 他のタブと同様に、ドキュメントタブの名前を変更したり、並べ替えたり、非表示にしたりできます。タブの設定もご参照ください
  • Zoho CRMのドキュメントタブはZoho ドキュメントとは異なります。Zoho ドキュメント上にあるファイルはここでは利用できません。Zoho ドキュメントのファイルをドキュメントタブで利用したいときは、Zoho CRMにアップロードする必要があります。

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