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Zoho CRMでのメールの管理

ビジネスのコミュニケーションで最も重要な方法の1つがメールです。顧客とのやりとりを残しておくことは大事です。必要な時はいつでも参照できるよう、整理しておく必要があります。

ただ、メール自体は整理されていても、メールでのやりとりを見込み客や顧客と関連付けて確認するのは難しい場合があります。Zoho CRMでは、さまざまな方法で顧客や見込み客とメールを関連付けられます。Zoho CRMのメール機能:

標準のメール機能

メールアカウントを設定することなく、CRMで連絡先にメールが送信でき、見込み客や連絡先と関連付けることができます。

Zoho メール連携

Zoho メール連携を有効にすると、Zoho CRM内のメールアカウントを設定できます。送受信したすべてのメールのコピーが
対応するCRMデータに関連付けられます。POP3、または、IMAPプロトコルを使用しているメールアカウントを設定できます。この連携で、組織のCRMアカウントの他のユーザーとメールを共有することもできます。参照:Zoho メールオプション

2つのプロトコルを使用すると、Zoho CRM内にメールアカウントを設定できます。

  • IMAP - コンピューターにダウンロードせずにメールを処理できます。IMAPは、サーバー上にメールを保存できます。この方式では、複数の端末間でのメールの同期はできません。
  • POP3 - POPはコンピューターにメールをダウンロードする方式で、通常サーバーのメールを削除します。この方式では、複数の端末間でのメールの同期はできません。メールを読み込む端末が複数ある場合、未読、削除、既読、フラグ付け等の情報は同期されません。1つの端末上で作成したフォルダーは、他の端末に複製されることはありません。

メールマグネット

この機能は、Zoho メール連携を有効にしているユーザーが利用できます。重要な顧客からのメールを受信すると、通知が表示されます。CRMの見込み客や連絡先からのメールがお知らせされます。参照:メールマグネット

Microsoft Outolook用プラグイン

Microsoft Outlookでメールを送受信する場合、Zoho CRMプラグインを利用すると、Zoho CRMのデータとメールを関連付けることができます。参照:Microsoft Outlookプラグイン

BCCメール取り込み

複数のメールアカウントを利用している場合メールがバラバラになってしまいがちですが、この機能を利用すると、見込み客や連絡先とのメールをZoho CRMに集約できます。メールを送信する際にBCC欄に追加するための専用のメールアドレスを作成できます。このメールアドレスを利用すると、Zoho CRMの見込み客や連絡先のメールアドレス宛に送信されたメールをZoho CRMに取り込めます。参照:BCCメール取り込み

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