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BCCメール取り込みを利用する

複数のメールアカウントを利用している場合、メールが複数のメールクライアント上に保存されていることがあります。Zoho CRMアカウント内で、これらのやりとりを一カ所にまとめることができます。BCCメール取り込みの機能を使えば、CRMにメールアカウントを新しく設定する必要はありません。

BCCメール取り込みを設定すると、Zoho CRMで各ユーザーに専用のメールアドレスが発行されます。このメールアドレスを利用すると、Zoho CRMの見込み客や連絡先のメールアドレス宛に送信されたメールをZoho CRMに取り込めます。メールを送るときにこのメールアドレスをBCCに入れるだけで、Zoho CRMにメールのコピーが取り込まれ、見込み客や連絡先と関連付けられます。

見込み客/連絡先がZoho CRMに登録されていなかった場合、BCCメール取り込みの設定に基づいて新しい見込み客/連絡先が作成されます。

利用条件

必要な権限:BCCメール取り込みの権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

初期設定では、管理者と標準の権限でBCCメール取り込みの権限が有効です。参照:BCCメール取り込みを有効にする

BCCメール取り込みのメールアドレスは見込み客と連絡先のタブのみで利用可能です。設定に応じて、見込み客か連絡先のみに送信メールを関連付けられます。BCCメール取り込みのメールアドレスを確認するには設定>個人設定>BCCメール取り込みへ移動してください。また、以下のオプションも利用可能です:

  • 検索条件の指定 - 宛先のメールアドレスを検索するオプションの選択に基づき、メールアドレスが正しいデータに割り当てられます。メールアドレスを検索するには、見込み客/連絡先のタブの一方か両方のどちらからでも検索できます。メールアドレスがCRMの見込み客/連絡先に見つからない場合、新しいデータを作成できます。見込み客または連絡先タブへの権限がない場合、検索条件の変更のリンクは利用できません。
  • メールアドレスをvCardでダウンロード - BCCメール取り込みのメールアドレスを他の場所に保存して必要な時にいつでも利用できるようになります。
  • メールアドレスの再作成 - 必要な時はいつでも、一意のBCCメール取り込みのメールアドレスを再作成できます。
  • 自分のメールアドレスを入力 - 利用するメールアドレスを5件まで入力できます。自分で登録したメールアドレスからのメールのみが、Zoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

BCCメール取り込みを有効にする

初期設定では、この機能は管理者と標準の権限で有効になっています。権限管理の権限を持つユーザーが、ほかの権限のユーザーにこの機能を有効にできます。

BCCメール取り込みを有効にするには

  1. 設定 > ユーザーと権限 > 権限設定をクリックしてください。
  2. 権限のページで、編集したい権限の編集のリンクをクリックしてください。
  3. 権限の一覧の一般権限BCCメール取り込みのチェックボックスを選択してください。
  4. 保存をクリックしてください。

検索条件の設定

検索条件は3つの選択肢があります。送信先のメールアドレスを検索するタブを、見込み客/連絡先の一方または両方にするかを選択できます。設定した内容に応じて、Zoho CRMは条件に合うデータを検索し、該当のメールとデータを関連付けます。

検索条件を設定するには

  1. 設定 > 個人設定 > メール設定 > BCCメール取り込みをクリックしてください。
  2. BCCメール取り込みページで、検索パターンの編集リンクをクリックしてください。
  3. 検索条件の編集の欄で、以下のいずれかを選択してください:
    • 連絡先から検索し、見つからない場合は新しい連絡先を作成 - CRMは送信先のメールアドレスを連絡先タブのみで検索します。条件に合ったデータが見つからない場合、新しく連絡先を作成します。
    • 見込み客から検索し、見つからない場合は新しい連絡先を作成 - CRMは送信先のメールアドレスを見込み客タブのみで検索します。条件に合ったデータが見つからない場合、新しく見込み客を作成します。
    • 連絡先から検索し、見つからない場合は見込み客から検索し、それでも見つからない場合は[一覧から選択した内容に応じた処理を実行します] - まず、連絡先タブで送信先のメールアドレスを検索します。条件に合ったデータが見つからない場合、見込み客タブで検索します。それでも見つからない場合、その後の操作を以下から選択できます:
      • 見込み客の作成
      • 連絡先の作成
  4. 完了をクリックしてください。

メモ

  • 見込み客または連絡先タブへの権限がない場合、検索条件の変更のリンクは利用できません。
  • 検索結果が見つからない場合、送信先のメールアドレスがデータの作成に使用されます。データの作成時に、該当のメールアドレスがメールの項目に使用されます。
    例えば、charless@zillum.comというメールアドレスが、新しく作られるデータでメール項目の値に使われます。

BCCのメールアドレスを利用したメールの送信

自分で登録したメールアドレスからのメールのみが、Zoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

BCCのメールアドレスを使ってメールを送信するには

  1. 自分のメールアカウントを開き、メールを作成してください。
  2. 宛先に顧客のメールアドレスを入力してください。
  3. BCCの欄にBCCメール取り込みのメールアドレスを入力してください。
    BCCメール取り込みのメールアドレスはZoho CRMの設定 >個人設定 >メール設定> BCCメール取り込みから取得できます。
  4. メールを顧客に送信してください。
    設定した検索条件に基づき、顧客に送信したメールがZoho CRMの見込み客/連絡先に関連付けられます。

メモ

  • メールの添付ファイルは合計で10MB以下にしてください。
  • CRMの見込み客または連絡先にメールが関連付けられるには、最大で3分ほどかかります。
  • メールはCRMから送信したメールの一覧に表示されます。

BCCメール取り込みのメールアドレスの再設定

BCCメール取り込みのメールアドレスを再設定するには

  1. 設定 >個人設定 > メール設定 > BCC Dropboxクリックしてください。
  2. BCCメール取り込みのページで、もう一度作成のリンクをクリックしてください。
    一意(ユニーク)なメールアドレスが再作成されます。

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