CRMヘルプ

IMAPアカウントの設定

利用条件

利用条件:エンタープライズプラン、またはプロフェッショナルプラン(試用版を含む)
必要な権限:管理者の権限

IMAPアカウントの設定

IMAPアカウントを追加するには

  1. Zoho CRMで、設定 > 設定 > 一般 > メール設定をクリックしてください
  2. IMAP連携(ベータ)の欄で、今すぐ設定をクリックしてください。
  3. IMAP連携のページで、設定に必要な基本情報を入力してください。
    1. アカウントの種類の一覧からメールクライアントを選択してください。
    2. メールアドレスとパスワードを入力してください。

      メールアカウントで2段階認証を有効にしている場合、IMAPの設定には、普段利用しているパスワードではなく、アプリ固有のパスワードを入力する必要があります。
      参考: アプリ固有のパスワードの作成
  4. 必要に応じて、メールアカウントに差出人アドレスを追加できます。
  5. 次のいずれかの場合、サーバーの詳細は自動で入力されます。Zoho メール、Gmail、Outlook、Office 365、Yahoo Mail。

    その他を選択した場合、そのサーバーの詳細を入力してください。

    • 受信サーバー名、ポート、メールアドレスとパスワードを入力してください。
    • 送信サーバー名、ポート、メールアドレスとパスワードを入力してください。
      両者が同じ場合、送信サーバーと同じ認証情報を利用のチェックボックスを選択してください。
  6. メールの共有権限のいずれかを選択してください(詳細は以下の表を参照してください)。

    選択した内容に基づいて、CRMの連絡先に関するメールを他のユーザーに共有できます。
  7. 保存をクリックしてください。

メモ

  • IMAPアカウントの設定後、既存のメールと同期すると確認メールが送信されます。

アプリ固有のパスワードの作成

2段階認証は、通常の認証に加えて追加的に認証を行うことでセキュリティを高める方法です。メールアカウントに2段階認証を有効にすると、ユーザー名とパスワードだけでなく、メールアカウントの所有者が登録した携帯電話の番号に送信されたコードも必要となります。第三者がメールアカウントに不正にアクセスするのが難しくなります。

Zoho CRMで設定するメールアカウントで2段階認証が有効になっている場合、IMAPの設定には、普段利用しているパスワードではなく、アプリ固有のパスワードを入力する必要があります。以下は、一般的なメールクライアントでのアプリ固有のパスワードの作成方法です。

Zoho メールのアカウントの場合

Zoho メールのアカウントをZoho CRMのIMAP経由で設定し、2段階認証を有効にしたい場合、以下の方法でアプリ固有のパスワードを作成できます。

  1. Zohoアカウントで、 https://accounts.zoho.com/u/h#home にサインインしてください。
  2. 最初のダッシュボード画面で、2段階認証をクリックしてください。
  3. 2段階認証のページで、アプリケーション固有のパスワードの管理をクリックしてください。
  4. アプリケーション固有のパスワードの画面で、端末名と現在のZohoアカウントのパスワードを入力してください。

    端末/アプリ名は、作成したパスワードの一覧を表示する際、アプリ固有のパスワードを識別するための名称です。
  5. 作成をクリックしてください。
    アプリ固有のパスワードが作成されます。パスワードは一度だけ表示されます。
  6. パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAPの設定のパスワードのテキスト欄に貼り付けてください。
    なお、使用していない端末のパスワードやを削除したり、アプリケーションへのアクセスを取り消すことができます。

Gmailのアカウントの場合

GmailのアカウントをZoho CRMのIMAP経由で設定し、2段階認証を有効にしたい場合、以下の方法でアプリ固有のパスワードを作成できます。

  1. Googleアカウントにサインインしてください
  2. アプリのパスワードのページにアクセスしてください。
  3. アプリの選択の一覧からその他を選択してください。
  4. 名前を入力してください。例:Zoho CRM用IMAP
  5. 作成をクリックしてください。
  6. パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAPの設定のパスワードのテキスト欄に貼り付けてください。
    なお、使用していない端末のパスワードやを削除したり、アプリケーションへのアクセスを取り消すことができます。

Outlookのアカウントの場合

OutlookのアカウントをZoho CRMのIMAP経由で設定し、2段階認証を有効にしたい場合、以下の方法でアプリ固有のパスワードを作成できます。

  1. このリンクを使用してOutlookのアカウントにサインインしてください。
  2. アプリのパスワードで、新しいアプリのパスワードを作成するをクリックしてください。
  3. パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAPの設定のパスワードのテキスト欄に貼り付けてください。

Office 365のアカウントの場合

Office 365のアカウントをZoho CRMのIMAP経由で設定し、2段階認証を有効にしたい場合、以下の方法でアプリ固有のパスワードを作成できます。

メモ

  • Office 365のアカウント用にアプリ固有のパスワードを作成することができるようにするには、管理者がマルチファクター認証用に関してユーザーアカウントを有効にする必要があります。
    参考:Office 365でマルチファクター認証を設定する方法
  • アプリ固有のパスワードを最初に作成する際、認証用の電話番号を入力する必要があります。Office 365用のアプリ固有のパスワードを続けて作成する際は、電話番号による認証は必要ありません。

Office 365用のアプリ固有のパスワードを作成するには

  1. Office 365のアカウントでサインインしてください。
  2. 設定 > 追加のセキュリティ認証にアクセスしてください。
  3. 以下に表示された画像の「サブセクション」をクリックしてください。
  4. アプリのパスワードをクリックしてください。
  5. アプリのパスワードの作成の画面で、パスワードの名前を入力してください。
    作成目的を後で確認できます。
  6. 次へをクリックしてください。
  7. アプリのパスワードが表示されます。

    パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAPの設定のパスワードのテキスト欄に貼り付けてください。

Yahoo Mailのアカウントの場合

YahooのアカウントをZoho CRMのIMAP経由で設定し、2段階認証を有効にしたい場合、以下の方法でアプリ固有のパスワードを作成できます。

  1. Yahoo Mailのアカウントにサインインしてください。
  2. 設定 > アカウント情報にアクセスしてください。
  3. アカウント情報のページで、アカウントのセキュリティを選択してください。
  4. 2段階認証で、アプリのパスワードの作成をクリックしてください。

    アプリ固有のパスワードを作成するには、2段階認証が有効になっている必要があります。
  5. アプリの選択の一覧から、「その他」を選択し、アプリ名を入力してください。例:Zoho CRM用IMAP。
  6. 作成をクリックしてください。
  7. パスワードをコピーして、Zoho CRMのIMAPの設定のパスワードのテキスト欄に貼り付けてください。

メールの表示

IMAPアカウントを設定すると、送受信したメールをZoho CRMの見込み客/連絡先と関連付けられます(メールの関連リスト)。見込み客/連絡先のメールアドレス(メイン)だけでなく、メールアドレス(サブ)に送信されたメールも含まれます。IMAPアカウントの設定に応じて、この関連リスト内のメールを、メールアカウントを共有しているユーザーで並べ替えることができます。一覧からすべてを選択するか、特定のユーザーを選択すると、メールを表示できます。すべてのメールを表示できるのは、IMAP設定をしている場合のみです。

見込み客/連絡先に関するメールを表示するには

  1. 見込み客/連絡先タブに移動してください。
  2. タブのデータをクリックしてください。
  3. メールの関連リストで、選択リストから対象のIMAPの共有ユーザーを選択してください。
    IMAP経由で送信されたメールが表示されます。

メール共有の権限

非公開 - 他のユーザーとメールを共有しない

この選択肢では、Zoho CRM内で設定したメールアカウントが非公開となります。他のユーザーは、見込み客/連絡先から受信したメールを表示できません。

この場合の対象ユーザー

顧客と機密のやりとりを行うためメールを共有しない経営陣など。

何ができますか?

  • 共有されている他のメールを表示できます
  • 他のメールに返信できます
  • 他のユーザーは、Zoho メールからあなたが送信したメールを表示できません
  • 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できません
カスタム - 選択した見込み客/連絡先からのメールを共有する

この場合、選択した見込み客/連絡先から受信したメールを共有できます。選択した顧客からのメールは、他のユーザーも表示できます。

この場合の対象ユーザー

日常的に顧客とやりとりを行い、必要に応じて内容を共有するような営業担当者やマネージャーなど。

何ができますか?

  • 共有されている他のメールを表示できます
  • 他のメールに返信できます
  • 他のユーザーが、Zoho メールからあなたが送信したメールを表示できます
  • 他のユーザーが、あなたが受信したメールを表示できます
公開 - すべての見込み客と連絡先のメールを共有する

この場合、すべての見込み客と連絡先から受信したメールが共有されます。他のユーザーも、すべての顧客からの受信メールを表示できます。すべてのメールが共通で共有されているため、見込み客や連絡先のページで、メールの共有のチェックボックスは表示されません。

この場合の対象ユーザー

日常的に顧客とやりとりを行い、必要に応じて内容を共有するような営業担当者やマネージャーなど。

何ができますか?

  • 共有されている他のメールを表示できます
  • 他のメールに返信できます
  • 他のユーザーが、Zoho メールからあなたが送信したメールを表示できます
  • 他のユーザーが、あなたが受信したメールを表示できます

同僚や顧客など、特定のドメインからのメールの共有を制限することはできますか?

ドメインを指定して除外することが可能で、組織のメールアドレスや特定の顧客のドメインからのメールの表示を制限できます。この場合、除外したドメインからのメールは自分のみが確認できます。その他のドメインから受信したメールは、Zoho CRMアカウントのすべてのユーザーに共有されることにご注意ください。

完全に共有する選択肢が初期設定でないのはなぜですか?

顧客とのメールのやりとりの機密を守るためです。

例えば、ある部長が、CRMの連絡先にCEOのメールアドレスを追加したとします。すると、他の部長が、本来は非公開であるはずの城島さんとCEOのやりとりを表示できるようになってしまいます。

よくある質問

1.送信メールサーバーの設定はどこでできますか?

2.送信メールに複数の差出人アドレスを追加できますか?

3.設定完了後、メールが同期したかどうかはどのように確認できますか?

4.認証が失敗したというエラーが出ました。どのように解決したらよいですか?

上へ