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Zoho CRMのフィードを使って共同作業する

共同作業はとても大切です。顧客対応の相談、価格の調整、予定の調整など、目標を達成するために、チーム内で共同作業を行うことがあります。こういった時に、チーム内でコミュニケーションをとれるツールがあればとても役立ちます。議論や意見の交換ができるがあれば、とても便利で時間の節約につながります。

Zoho CRMのフィードは、チーム内で議論して、意思決定をスピードアップすることができる機能です。また、フィードでは、自分がフォローした重要なデータに対して、誰がデータを更新したか、どんな更新がされたか、などの更新情報を確認できます。

Zoho CRMのフィードでは次の操作を実行できます:

  • フィード内で投稿したメッセージを組織のすべてのユーザーに共有できます。
  • フィード内で投稿したメッセージをグループに共有できます。
  • メッセージで、ユーザー、役職、グループに通知できます。
  • 他のユーザーに非公開のメッセージを送信できます。
  • メッセージにコメントしたり、返信したりすることができます。
  • 自動フォローのルールを作成し、データを自動的にフォローできます。
  • 投稿するメッセージにドキュメントを添付できます。
  • 自身が担当者のデータとフォロー中のデータに変更があった時や自分について投稿された時に通知を受け取ることができます。

利用条件

必要な権限:該当のユーザーの権限でフィードタブが表示されている場合、アクセス可能になります。

フィードについて

フィードタブには、ステータスメッセージ、メンション、コメント、ダイレクトメッセージ、自分が担当しているデータへの変更(データの編集、メモの追加、データの削除など)が表示されます。

フィードは、指定したタブと期間に基づいて、抽出できます

ステータスメッセージで、他のユーザー、グループ、役職について投稿できます(メンション)。コメントしたグループや役職に関連付けられたユーザーのウォールに自分のメッセージを表示することができます。

重要なデータをフォローできます。自分が担当しているデータは自動的にフォローされます。フォローボタンでデータを手動でフォローしたり、自動フォローのルールを作成して他のユーザーが担当しているデータをフォローしたりできます。

ユーザーが次のことをすると、Zoho CRMで通知を 受け取ることができます。

  • コメントやメッセージで自分について投稿された時(メンションされた時)。メンションされた時のみメールで通知されます。
  • 自分が担当しているデータに変更があった時。
  • 自分がフォロー中のデータに変更があった時。

組織の他のユーザー、または特定グループにファイルを共有できます。ユーザーにダイレクトメッセージを送信することもできます。

データの更新に対するコメントは、データのメモとして追加されます。また、データに追加されたメモはコメントとしてフィードで確認できます。

フィードでは、データの更新の概要を把握できます。

メモ

  • 自分が担当しているデータは自動的にフォローされます。フォローボタンでデータを手動でフォローしたり、自動フォローのルールを作成して他のユーザーが担当しているデータをフォローしたりできます。
  • ステータスメッセージは32,000文字以内にしてください。
  • 次の2つの場合にファイルのアップロードができます。
    • ステータスメッセージ を投稿するとき - 一度に最大で5件までファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズは20MBを超えないようにしてください。各ファイルは4MBを超えないようにしてください。
    • ステータスメッセージにコメントを投稿するとき - 最大で5件までファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズは20MBを超えないようにしてください。
  • フィード内の自分のメッセージは削除できます。
  • ユーザーが、メッセージ/コメントであなたにメンションしたり、あなたの参加しているグループにメンションした場合、Zoho CRM内で通知され、通知メールが送信されます。

グループの作成

様々なグループを作成して複数のグループに所属することができます。グループ内で協力してコミュニケーションをとることは組織における共通の課題です。フィードでグループを作成することで解決できます。グループでのディスカッション、ファイル共有、ステータスメッセージなど、グループのユーザーが利用できます。メッセージ内でグループにメンションしたり、グループにダイレクトメッセージを送信することもできます。

メモ

  • グループの管理権限がある場合のみ、グループを作成できます。

フィードタブでグループを作成するには

  1. フィードタブで、グループの作成アイコンをクリックしてください。
  2. 新しい グループのページで、次の内容を設定してください。
    • グループのグループ名詳細を入力してください。
    • グループのメンバーのセクションで、グループのメンバーを選択してください。ユーザー、役職、役職と部下、新しいグループのメンバーとして異なるグループを選択できます。
  3. 保存をクリックしてください。
    グループをクリックすると、グループのフィードとグループに関連付けられたメンバーが表示されます。

自動フォローのルールの追加

自動フォローのルールとは、名前の通り、重要なデータを自動でフォローするための設定です。自動フォローのルールの条件を満たすデータが登録されると、データのフォローが自動的に実施されます。フォロー中のデータに変更があった場合、Zoho CRMのフィードタブ内に表示されます。重要なデータの更新や活動の状況を常に把握することができます。

次の例をイメージしてください。あなたは営業部長です。10万円以上の見込みがある商談に関わる情報を受け取りたいとします。営業のメンバーに、手動でいちいち情報をあげるように伝えなくとも、自動フォローのルールを使えばフィードタブ内で自動でデータをフォローできます。そうすれば、データにメモが追加されたり、データに追加情報があった時など、情報をいつも把握することができます。

自動フォローのルールを作成する

  1. フィードタブで、作成リンクをクリックしてください。
  2. 新しい自動フォローのルールの作成ページで、次の内容を設定してください。
    • 自動フォローのルールの名前を入力してください。
    • タブを選択してください。
    • フォローするデータに基づいた条件を設定してください。
    • 次のチェックボックスを1つ以上選択してください。管理者権限のユーザーのみこのオプションが利用可能です。
      • データの担当者の上司 - データの担当者の上司の役職であるユーザーが自動的に条件を満たしたデータをフォローします。
      • データの作成者 - データを作成したユーザーが自動的にそのデータをフォローします。
      • その他 - データをフォローするユーザーを個別に設定することができます。役職、グループ、テリトリーを設定することもできます。
  3. 作成をクリックしてください。

自動フォローのルールを編集/削除する

  1. フィードタブで、管理リンクをクリックしてください。
    すべての自動フォローのルールが表示されます。自動フォローのルールは2つに分類されています - 自分で作成したものと自分に共有されたものです。
  2. ルールを編集するには、編集リンクをクリックし、ルールを削除するには、削除リンクをクリックしてください。

メモ

  • 自動フォローのルールはカスタムタブを含むどのタブにも作成することができます。
  • 1つのタブに作成できる自動フォローのルールは5件までです。
  • 自分で作成した自動フォローのルールのみ利用可能です。
  • フィードを利用すると、フォロー中のデータに変更があるときに把握できます。変更とは、データの作成、編集、削除、メモの追加などの操作を含みます。

更新のないデータの表示

フィードのスライダーは期間を示し、1から180までの日数を設定できます。このスライダーで設定した日数に基づき、指定した日数より長く更新されていないデータを表示します。半年以上更新されていないデータを把握することができます。

例:過去5日間、活動や更新のないデータを表示させたいとします。フィードのスライダーを5に設定してください。6日以上更新されていないデータが表示されます。

更新のないデータを表示する

  1. フィードタブをクリックしてください。
  2. フィードタブで、更新のない データリンクをクリックしてください。
  3. フィードのスライダーを目的の数字に合わせてください。
    スライダーは1から180の間で設定できます。テキストボックスに1から180の数字を入力してEnterキーを押すこともできます。

フォロー中のデータを表示

自分が担当しているすべてのデータが自動でフォローされます。手動でフォロー、もしくは自動フォローのルールに基づいてフォローされているデータは、フォロー中の欄に表示されます。

フォロー中のデータを表示する

  1. フィードタブをクリックしてください。
  2. フィードタブで、フォロー中リンクをクリックしてください。
  3. すべてを選択するか、ドロップダウンリストから特定のタブを選択してください。
    自分がフォロー中のデータ一覧が表示されます。

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