CRMヘルプ

Zoho CRMとGmailを同期させられます。

Zoho CRMでPOP3の設定をすると、顧客とやりとりしたメールをGoogle AppsとZoho CRM間で同期できます。メールアドレスとパスワードを入力して、Zoho CRMでGoogle Appsのメールを設定してください。メールの設定後、見込み/連絡先のページから、顧客とやりとりしたメールを表示できます。

特長

  • 顧客情報とメールのやりとりを、Zoho CRM内に集約できます。
  • 顧客とのメールのやりとりとCRMのデータ(見込み客、連絡先、商談)を関連付けられます。
  • 顧客とやりとりしたメールを他のユーザーと共有できます。
  • Zoho CRMとGmail(Google Apps)で同時にメールを送受信できます。

主な機能

  • Zoho CRMにメールのタブを追加できます。
  • Zoho CRMの画面からメールを送受信できます。
  • 同僚と顧客メールを共有できます。
  • メールの履歴(スレッド)を表示できます
  • 送受信したメールを、Google Appsと同期できます。

1.Zoho CRMでGmailを設定する

  • ユーザー向けの機能
  • 管理者向けの機能

Google Appsのユーザー機能

管理者がZoho メールオプションを有効にした後、各ユーザーのメールアカウントでGmailを設定する必要があります。

  • ステップ1:Zoho CRMでGmailのアカウントを設定する
  • ステップ2:Zoho メールオプションを設定する

ステップ1:Zoho CRMにGmailを設定するには、次の手順にしたがってください。

  1. Google Appsにログインしてください。
  2. Appsのアイコンをクリックしてください。
  3. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  4. Zoho CRMで、設定 > 設定 > 拡張機能&API > Google > メールをクリックしてください。
  5. Gmailの設定ページで、Google Appsのパスワードを入力してください。
  6. 設定をクリックしてください。
    Zoho CRMからGmailのメールアカウントを利用できます。見込み客や連絡先にメールを送信できます。

Zoho メールオプションの設定

Zoho メールオプションを設定する際に、顧客とのメールのやりとりを他のユーザーに共有する(公開)か、自分のみで表示するか設定できます。

非公開のメールアカウント 共有したメールアカウント
他のユーザーは、あなたが顧客とやりとりしたメールを表示できません。 他のユーザーが、あなたが顧客とやりとりしたメールを表示できます。
機密性の高い情報のやりとりをしている場合などは非公開にできます。 顧客とのやりとりを共有や引継ぎする必要がある場合、共有できます。他のメンバーや上司とメールを共有することで、情報共有や意思決定の効率を高められます。
できること できること
他のユーザーから共有されているメールを表示できます。 他のユーザーから共有されているメールを表示できます。
他のユーザーのメールに返信できます。 他のユーザーのメールに返信できます。
他のユーザーは、あなたがZoho CRMから送信したメールを表示できません。 他のユーザーは、あなたがZoho CRMから送信したメールを表示できます。
他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できません。 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できます。
  初期設定が「公開」ではない理由

顧客とのメールでのやりとりのプライバシーを保護するためです。例えば、あるユーザーが、CRMの連絡先としてCEOのメールアドレスを追加したとします。この場合、別のユーザーが、上記のユーザーとCEOのやりとりを表示できるようになってしまいます。

ステップ2:メールのアカウントと共有範囲を設定するには

非公開のメールアカウントを設定するには、次の手順にしたがってください:

  1. Google Appsにログインしてください。
  2. Appsのアイコンをクリックしてください。
  3. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  4. Zoho CRMにサインインして 設定 > 設定 > 全般 > メールの設定をクリックしてください。
  5. Zoho メールオプションのページで、非公開のアカウントのオプションを選択してください。
  6. Zoho CRMで設定するメールボックスを選択してください。
  7. 保存をクリックしてください。

公開のメールアカウントを設定するには、次の手順にしたがってください:

  1. Google Appsにログインしてください。
  2. Appsアイコンをクリックしてください。
  3. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  4. Zoho CRMにサインインして 設定 > 設定 > 全般 > メールの設定をクリックしてください。
  5. Zoho メールオプションのページで以下を実行してください:
    • メールの共有を選択してください。
    • メールボックスを選択してください。
    • Google Appsのパスワードを入力してください
  6. 保存をクリックしてください。

管理者向けの機能

Zoho CRMでのGmailを設定する際、Google Appsドメイン管理者に関する重要な機能は以下のとおりです:

  • ステップ1:1. Zoho メールオプションの購入
  • ステップ2:Google AppsユーザーへのZoho メールオプションの有効化
  • ステップ3:権限の設定でのメールのタブの有効化
  • ステップ4:タブの設定でのメールの選択
  • ステップ5:見込み客、連絡先、商談のページ設定でのメールの選択

ステップ1:Zoho メールオプションを購入するには、次の手順にしたがってください:‏

  1. Google Appsにログインしてください。
  2. Appsアイコンをクリックしてください。
  3. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  4. アップグレードをクリックしてください。
  5. プラン選択のページで、ライセンスの管理をクリックしてください。
  6. ライセンスの管理ページで、追加するZoho メールのユーザー数を選択してください。
  7. アカウントの更新」をクリックしてください。
  8. クレジットカード情報のページで、支払いの処理を行ってください。
    決済が完了すると、Google AppsユーザーにZoho メールオプションが有効になります。

ステップ2:Zoho メールオプションをGoogle Appsで有効にするには、次の手順にしたがってください:‏

  1. Google Appsにログインしてください。
  2. Appsアイコンをクリックしてください。
  3. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  4. Zoho CRMで、設定 > 設定 > ユーザー管理 > セキュリティ設定 > 権限をクリックしてください。
  5. 権限ページで、権限を付与したい権限の編集のリンクをクリックしてください。
  6. アプリの権限から、 Zoho メール連携のチェックボックスを選択してください。
  7. 保存をクリックしてください。

ステップ3:メールのタブを有効化するには、次の手順にしたがってください:

  1. Google Appsで、(Google Appsのアイコン)をクリックしてください。
  2. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  3. Zoho CRMで、設定 > 設定 > ユーザー管理 > セキュリティ設定 > 権限をクリックしてください。
  4. 権限のページで、権限を編集してください。 (例:標準の権限)
  5. 権限の編集ページで、タブの表示の列で、 メールのチェックボックスを選択してください。
  6. 保存をクリックしてください。

以下の表は、Google Appsユーザーに対してメールのタブが有効になる場合についての詳細です:

Zoho メールオプション メールのタブの権限 結果
有効 有効 メールのタブが表示されます。
有効 無効 メールのタブが表示されません。
無効 有効 メールのタブが表示されません。
無効 無効 メールのタブが表示されません。

参考:権限の管理

ステップ4:メールのタブを有効化するには、次の手順にしたがってください:

  1. Google Appsで、(Google Appsのアイコン)をクリックしてください。
  2. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  3. Zoho CRMで、設定 > 設定 > カスタマイズ > タブ > タブの管理をクリックしてください。
  4. タブの管理のページで、選択中のタブの一覧にメールを選択してください。
  5. 保存をクリックしてください。

ステップ5:見込み客/連絡先ページでメールを有効にするには、次の手順にしたがってください:

  1. Google Appsで、(Google Appsのアイコン)をクリックしてください。
  2. もっと見る > Zoho CRMをクリックしてください。
    Zoho CRMにページが移動します。
  3. Zoho CRMで、設定 > 設定 > カスタマイズ > タブ > 見込み客をクリックしてください。
  4. 見込み客ページで、レイアウトタブをクリックしてください。
  5. レイアウトの編集のページで、メールを選択してください。
  6. 保存をクリックしてください。
    同様の手順で、連絡先、商談タブに設定できます。

メモ

Zoho メールオプションが無効になると、ユーザーは以下を 実行できません
  • Zoho メールオプションの設定
  • GmailからZoho CRMへのメールの取得
  • Zoho CRMのメールのタブの表示
  • 見込み客/連絡先ページでのメールの共有のメニューとユーザーの一覧の表示
  • Gmailで送受信したメールのCRM内での表示
  • 返信および全員に返信の選択肢の表示

2.連絡先へのメールの送信

見込み客、連絡先、商談タブから

  1. 見込み客連絡先、商談タブをクリックしてください。
  2. タブのホームページで、該当のデータを選択してください。
  3. データ詳細のページで、メールの関連リストからメールの送信をクリックしてください。
  4. メールの作成のページで、メールを作成し、ファイルを添付し、CCやBCCにメールアドレスを入力してください。
  5. 送信をクリックしてください。
    メールが受信者に送信され、送信したメールは、CRMのメールの関連リストと、Gmailで送信フォルダーに保存されます。

Zoho CRMのメールのタブから

  1. メール >メールの作成をクリックしてください。

以後は通常のメールの手順と同様です。作成画面では、他のメール作成画面と同じように、内容の編集や書式の設定が可能です。送信トレイを設定している場合は、メールの送信に数分間かかる場合があります。

Gmailから

簡単な設定で、Gmailアカウントからメールを送信し、送信メールをZoho CRM内で確認できます。Gmailアカウントでこのオプションを有効にするには、以下のように、Zoho メールのGmailのPOPアカウントにフィルターを設定する必要があります。

  1. Zoho メールにサインインしてください。
  2. 設定 > メールの設定 > フィルターをクリックしてください。
  3. フィルターの追加をクリックしてください。
  4. フィルターの画面で、次の操作を行ってください:
    • フィルター名を入力してください。
    • メールの条件の、送信者は、お使いのGmailアカウント(...@gmail.com)を設定してください。
    • フォルダーに移動の欄で、 送信済みを選択してください。
    • 保存をクリックしてください。
  5. フィルターを選択して、フィルターの実行をクリックしてください。

3.連絡先からのメールの受信

Gmailの連絡先からメールを受信すると、自動でZoho CRMに取り込まれます。見込み客、連絡先、商談に関連するメールを受信すると、それらのメールが該当の見込み客、連絡先、商談のページのメールの欄に一覧表示されます。メインの連絡先に関連するメールは、商談のページのメールの欄にも表示されます。

メモ

  • Zoho メールオプションで公開に設定した後、それぞれの見込み客、連絡先、商談に関しても共有を有効にする必要があります。
  • Zoho メールオプションを非公開で設定していても、他のユーザーが共有したメールは表示できます。
  • Google Appsのパスワードを変更した場合、Zoho CRM側のGmailの設定ページを更新しないと、見込み客、連絡先、、商談のタブのメールが表示されなくなります。
  • メールアドレスがない見込み客、連絡先および商談では、それぞれのメールの関連リストにメールは表示されません。
  • 見込み客や連絡先のメールアドレスを変更すると、新しいメールアドレスとやりとりしたメールだけが取り込まれます。前のメールアドレスでやりとりしたメールは、CRMでは利用できません。以前のメールは、Gmailで確認することができます。
  • メールボックス(※)を変更した場合、前に設定されていたメールボックスのメールは表示されません。(※Zoho CRMで設定しているメールアドレス)ただし、これらのメールは、Google Appsでは利用できます。
  • 無効化されたGoogle Appsユーザーのメールは、見込み客、連絡先、商談のページでは表示されません。ただし、Google Appsの個別のメールアカウントではメールは表示されます。

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