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Google サイトへのZoho CRMのWebフォームの組み込み

Webフォームで入力されたデータをZoho CRMに直接登録できます。Webサイトに組み込むWebフォームは、必要な項目を選択/入力していくだけで作成できます(技術的なことを詳しく知る必要はありません) Zoho CRMのWebフォームをGoogle サイトに組み込むことで、GoogleサイトのWebフォームから訪問者の情報を取得できます。

Webフォームを作成する前に、次の点を確認してください。

  • Webサイトの訪問者がWebフォームで情報を送信したときの、自動返信用のメールのテンプレートが作成されているか。
  • 受信データを特定のユーザーに、または順繰り(ラウンドロビン)方式で割り当てたいとき、割り当てルールが作成されているか。初期設定では、すべての受信データは管理者に割り当てられます。
  • Webフォームに追加する項目をカスタマイズしたか。

利用条件

必要な権限:Web-to-フォームの権限を持つすべてのGoogle Appsユーザー

Webフォームを作成し、Google サイトに公開できます。

見込み客/連絡先/問い合わせ/カスタムタブのWebフォームの作成するには

  1. 設定 > 設定 > 自動化 > Web フォームをクリックしてください。
  2. Webフォームのページで、一覧からタブを選択してください。
    選択されたタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
  3. Webフォームの作成をクリックしてください。
  4. Webフォームの作成ページで、以下の操作を行ってください:
    • フォームを作成
      • Webフォームに必要な項目をドラッグ&ドロップで追加してください。
      • 認証用画像(CAPTCHA)を挿入してください。
      • ファイルのアップロードの項目を追加してください。
      • 必須項目を設定してください。
      • フォームで非表示にする項目を選択してください。
      • 項目のヒント/ヘルプリンクを作成してください。
      • フォントとレイアウトを設定してください。
      • ボタン名を変更してください。
    • フォームの詳細とその他のオプションの設定
      • フォーム名、移動先のURL、設置場所のURLを追加してください(※Google サイトに組み込む場合、フォーム名は英数字で入力する必要があります)。
      • データの割り当てルールの設定を設定してください。
      • 通知の詳細を設定してください。
    • Webフォームのコードのコピー&組み込み
      • Google サイトに組み込むため、コードをコピーしてください。
        このコードの形式は3種類あります。HTMLソースコード、組み込み用コード、iframeコードです。

ステップ1:フォームを作成

WYSIWYG (画面の表示通りに出力できる)編集機能で項目をドラッグ&ドロップしてフォームを作成してください。詳細は、Webフォームの作成を参照してください。

項目の追加

フォームに必要な項目をドラッグ&ドロップして、フォントのスタイルとサイズ、背景色、項目の位置などを変更してください。

項目を追加してフォントとフォームのレイアウトを設定するには

  1. 項目の一覧のタブで、フォームの作成ページで項目をクリックしてドラッグ&ドロップしてください。
  2. フォント、背景色、項目のラベルの位置、フォームの幅を調整してください。

必須項目への変更

訪問者から名前、メールアドレス、携帯電話などの重要な情報を集めるため、Webフォーム上で必須項目として設定できます。

必須項目へ変更するには

  1. 必須項目として設定したい項目にマウスのカーソルを合わせてください。
  2. 設定のアイコンをクリックしてください。
  3. 項目の詳細の欄で必須項目として設定チェックボックスにチェックを入れてください。
  4. 完了をクリックしてください。

非表示の項目として設定

フォームに非表示の項目とその値を追加できます。非表示の項目の値もWebフォームから登録されますが、訪問者には表示されません。例えば、さまざまなWebページに同じWebフォームを設置する場合、非表示の項目の値を使用して、どのWebページに設置されたWebフォームから作成されたデータか識別するのに利用したりできます。

フォームの項目を非表示にするには

  1. 非表示の項目として設定したい項目にマウスのカーソルを合わせてください。
  2. 設定のアイコンをクリックしてください。
  3. 項目の詳細の欄で隠し項目として設定のチェックボックスにチェックを入れてください。
  4. 項目の値を入力し完了をクリックしてください。

ステップ2:フォームの詳細の入力

  1. フォーム名を入力してください。(例:フィードバック、お問い合わせ、など)
  2. 移動先のページのURLを設定してください。フォームの送信後、こちらで入力したURLに移動します。「http://」または「https://」から始まる値を入力してください
    URLは255文字以下にしてください。(例: https://www.zillum.com/thank-you.html
  3. フォームを設置するURLを入力してください。Webフォームを設置する場所のURLを指定してください。「http://」または「https://」から始まる値を入力してください。https://www.zylker.com/contact-us.html
    複数のWebページに組み込む場合、または、どのページに組み込むか分からない場合、「*」と入力してください。これは迷惑投稿を防ぐためのもので、特定のドメインから送信されたデータのみを有効なデータとして登録します。
  4. Webフォームから登録したデータの担当者の設定方法選択してください。
    • 担当者となるユーザーの選択 - 担当者として割り当てるユーザーを1人、選択できます。Webフォームから作成されたすべてのデータが選択したユーザーに割り当てられます。
    • 見込み客/連絡先/問い合わせの割り当てルールの作成/選択 - 既存の割り当てルールを選択するか、新しいルールを作成できます。ルールにしたがってデータがユーザーに割り当てられます。割り当てルールでは、順繰り(ラウンドロビン)の方式でデータをユーザーに割り当てられます。割り当てのルールも参照してください。
  5. 以下のいずれかを選択してください:
    • 必要に応じて[データ]の担当者に通知を有効化し、データの担当者に送信されるメールのテンプレートを選択してください。
    • 送信の確認 - 訪問者側に送信する確認メールに、既存の自動返信のルールか、メールのテンプレートを1件選択してください。
      自動メール送信の条件を満たさない場合、Webフォーム作成時に選択したテンプレートが通知メールとして送信されます。
  6. データの送信後の承認を有効にする場合、承認を依頼のチェックボックスにチェックを入れてください。データの承認もあわせて確認してください。
    Web-to-フォームの承認権限をもつユーザーのみ、データの承認が可能です。
  7. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 承認を依頼する機能を使えば、作成されたデータを手動で確認した上で、Zoho CRMの適切なタブに追加できます。この機能が選択されていない場合、Webフォームから作成されたすべてのデータは該当のタブに直接追加されます。
  • 設置場所のURLとWebフォームが組み込まれたURLのドメイン名が一致しない場合、そのフォームから送信されたデータは登録されません。もし複数のドメインからのデータを登録する場合、「*」をドメイン名に入力してください。

ステップ3:Webフォームのコードを組み込む

Webフォームのコードの形式は3種類あります。ソースコード組み込み用コードiFrameコードです。コードはいくつかのサービスでそのまま使えます - WordPress、Facebook、Google Sites、Joomlaに対応しています。組み込みコードとiFrameのコードは有料プランでのみ利用できます。

  1. Google サイトをクリックして、コードを取得してください。
  2. Webフォームを組み込みたいWebサイトにコピー&ペーストしてください。
  3. 完了をクリックしてください。

メモ

  • 迷惑投稿対策として、作成したWebフォーム(HTMLファイル)は有効なWebサーバー(Apache、Microsoft、IISなど)で公開してください。
  • PCからデータを送信しても、Webフォームは動きません。
  • WebフォームのHTMLコードを作成すると、一部の項目は表示されません。これらの非表示の項目を削除すると、Webフォームは動きません。Webフォームから削除すると動作しなくなるコードは以下の箇所です:
    <input type="hidden" name="xnQsjsdp" value="" /> <input type="hidden" name="xmIwtLD" value="" /> <input type="hidden" name="actionType" value="" /

ステップ4:Webフォームをテスト

フォームが公開されたら、実際に使用する前に、さまざまなブラウザーでWebフォームをテストすることをお勧めします。Webフォームが7項目以上の場合、以下の点に注意してください:

  • Internet Explorerでは、フォームが完全に表示されません。
  • TABキーを使用すると、フォーム内を移動できます。
  1. 公開したWebフォームにテスト情報を入力してください。
  2. フォームのテスト情報を送信してください。送信後、Zoho CRMでテスト情報が確認できます。

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