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見込み客の変換

見込み客の他のデータへの変換

見込み客との間に商談が発生したなどのタイミングで、見込み客のデータを取引先、連絡先、商談に分割・変換できます。見込み客に対する営業対応がうまくいくと、商談につながります。見込み客のデータを取引先と連絡先のデータに変換でき、必要に応じて商談のデータも同時に作成できます。見込み客の詳細が適切な項目に引き継がれるように、見込み客の項目を取引先、連絡先、商談の項目に関連付けできます。参考情報:項目の関連付け

メモ

  • 見込み客を変換すると、見込み客に戻すことはできません。
  • 見込み客に会社名が登録されている場合、データを変換する際に取引先のデータが作成されます。

利用可能なプラン

必要な権限:見込み客を変換する権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

見込み客の商談への変換では、まず、該当の見込み客のデータを元に新しい取引先と連絡先のデータが作成され、次に、新しい商談が作成されます。次の表は、見込み客の変換中に取引先、連絡先、および商談(オプション)に変換される項目の説明です:カスタム項目の場合、それらを関連付けることができます。参考情報:項目の関連付け

見込み客の項目 変換先
敬称 連絡先:敬称
連絡先名
連絡先名
組織 取引先:名前
連絡先:名前
職位 連絡先:職位
見込み客のデータ元 商談:見込み客のデータ元
連絡先見込み客のデータ元
業界 取引先:業界
年間収益 取引先:年間収益
割り当て 取引先、連絡先、商談:割り当て
電話 取引先:電話
連絡先電話
モバイル 連絡先:携帯電話
Fax 取引先:Fax
連絡先:Fax
メール 連絡先:メール
スカイプ ID 連絡先:スカイプ ID
Webサイト 取引先:Webサイト
見込み客のステータス 見込み客の変換時に商談のステージを選択してください。
評価 商談:評価
従業員数 取引先:従業員数
メール送信対象から外す(オプトアウト) 連絡先:メール送信対象から外す(オプトアウト)
町名・番地 取引先:町名・番地
連絡先:町名・番地
市区町村 取引先:市区町村
連絡先:市区町村
都道府県 取引先:都道府県
連絡先:都道府県
郵便番号 取引先:郵便番号
連絡先:郵便番号
取引先:国
連絡先:国
カスタム項目 独自の項目(カスタム項目)を関連付けできます。

見込み客を他のデータに変換するには

  1. 見込み客タブをクリックしてください。
  2. 見込み客の一覧で変換したい見込み客を選択してください。
  3. 見込み客の詳細ページで、次のステップへをクリックしてください。
  4. 見込み客の変換のページで、変換先の取引先/連絡先を選択してください。
    取引先/連絡先の作成、または、既存の取引先/連絡先への追加のオプションが利用できます。(詳細は、を確認してください)
  5. 見込み客を変換する際に商談データも作成したい場合、この取引先/連絡先に新しい商談を作成するのチェックボックスにチェックを入れてください。
    商談タブで入力必須なすべての項目が一覧表示されます。
    • 商談名を入力してください。
      初期設定では、 会社名が商談名として引用されます。
    • 商談の完了予定日を入力するか、表示されるカレンダーから日付を選択してください。
    • 一覧から商談のステージを選択してください。
    • 一覧から連絡先の役職を選択してください。
    • 総額を入力してください。
    • 関連するキャンペーンを選択してください。
      見込み客に関連付けされたキャンペーンのみが表示されます。最も関連の強いキャンペーンを見込み客へ関連付けられます。関連するキャンペーンの詳細は、商談で確認できます。
    • データの担当者を選択してください。
      このオプションは新しいデータを作成した時にのみ表示されます。
  6. 変換をクリックしてください。

メモ

  • 見込み客の変換時に商談タブで利用できるすべての必須項目が一覧表示されます。ただし、ページのレイアウトを設定しているときは例外です。複数のページのレイアウトを設定していると、ワークフローまたは一括による見込み客の変換時に、商談の必須項目のみが表示されます - 商談名完了予定日ステージです。
  • メールアドレスの重複チェックが有効になっていると、以下の条件を満たす場合は見込み客を変換できません。
    • ユーザーのAさんに割り当てられている見込み客をユーザーのBさんが変換しようとした。
    • 組織内の階層で、ユーザーBさんはユーザーAさんの部下である。
    • データの重複があった。

利用例 - 見込み客の変換

見込み客の変換を実際に利用する例をご紹介します。以下のような見込み客がいたとします:

  • 見込み客名 - 宮崎太郎
  • 会社名 - ゾーホージャパン
  • メールアドレス - nanashi@zoho.jp
複数の利用例 取引先/連絡先がCRMに登録されている場合 取引先/連絡先がCRMに登録されていない場合

見込み客:利用可能

会社: 利用可能

メールアドレス: 利用可能

利用例1
メールアドレスが既存の連絡先と同じだった場合:

  1. 既存の連絡先に追加
  2. 新しい連絡先を作成
    • このオプションを選択すると新しい取引先も作成されます。


利用例2

メールアドレスが同じ連絡先が見つからなかった場合、同じ会社名の取引先が登録されていないかを検索します。もし会社名が既存の取引先と同じだった場合:

  1. 既存の取引先に追加
  2. 新しい取引先を作成
    • このオプションを選択すると新しい連絡先も作成されます。

利用例3

利用例2にもあてはまらず、会社名が同じ取引先も見つからなかった場合、見込み客名と同じ連絡先が登録されていないかを検索します。もし見込み客名が既存の連絡先と同じだった場合:

  1. 既存の連絡先に追加
  2. 新しい連絡先の作成
    • このオプションを選択すると新しい取引先も作成されます。

新しい取引先と連絡先が作成されます。

見込み客:利用可能

会社:データなし

メールアドレス:データなし

オプション:

  1. 既存の連絡先に追加
    連絡先に登録されている詳細を変更/上書きしません。
  2. 新しい連絡先を作成

新しい連絡先が作成されます。

見込み客:利用可能

会社:利用可能

メールアドレス:利用不可

オプション:

  1. 既存の取引先に追加
    • 見込み客名がCRMに登録済みの連絡先と一致した場合、既存の連絡先に追加するか、新しく作成するかを選べます。
    • 見込み客名がCRMに登録済みの連絡先と一致しなかった場合、新しい連絡先と関連する取引先を作成します。
  2. 新しい取引先を作成
    • 連絡先が作成され、取引先に関連付けられます。

新しい取引先と連絡先が作成されます。連絡先が取引先に関連付けられます。

見込み客:利用可能

会社:データなし

メールアドレス:利用可能

オプション:

  1. 既存の連絡先に追加
    • メールアドレスがCRMに登録済みの連絡先と一致した場合、既存の連絡先に追加します。
    • メールアドレスが一致する連絡先が見つからなかった場合、見込み客名と一致する連絡先が登録されていないかを検索します。メールアドレスがCRMに登録済みの連絡先と一致した場合、既存の連絡先に追加します。
  2. 新しい連絡先の作成
    • 連絡先が作成され、取引先に関連付けられます。

新しい連絡先が作成されます。

項目の関連付け

見込み客を取引先、連絡先、商談に変換する際、見込み客の項目が対応する取引先、連絡先、商談の項目に関連付けられます。正しくデータが変換されるのは、各項目が対応するタブに正確に関連付けられている場合だけです。

標準項目は、他のタブ(取引先、連絡先、および商談)の対応する項目に最初から関連付けられています。見込み客を変換してデータ項目を関連付けする際、自分で作成したカスタム項目を利用できます。項目の長さと種類が合致する項目同士で関連付ける必要があります。例:

  • テキスト項目はテキスト項目に関連付けてください。
  • 選択リスト項目は選択リスト項目に関連付けてください。
  • 1行テキスト(255文字まで)は、255文字以上入力可能なテキスト項目に関連付けてください。

見込み客の項目を他のタブに関連付けるには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
  2. タブの一覧から見込み客タブを選択してください。
  3. タブの設定のアイコン > 見込み客の変換と関連付けをクリックしてください。
  4. 見込み客変換時の項目の関連付けのページで、項目名が見込み客の項目の下に表示されます。該当のタブ(取引先、連絡先、商談)の項目が表示されます。
  5. 見込み客の項目を、対応する取引先、連絡先、商談に関連付けてください。
  6. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 見込み客の変換中に商談を作成すると、見込み客に追加されたメモが自動的に該当の商談に移動します。関連する取引先と連絡先にもメモのコピーが表示されます。見込み客の変換時に商談を作成しない場合、メモは関連する連絡先のみで利用できます。


  • 見込み客の変換時、添付ファイルをどこに移動するか選択できます。作成した連絡先か商談のどちらかに移動できます。商談を作成しない場合、添付ファイルは自動的に連絡先に移動します。

レイアウトに合わせた項目の関連付け

タブに複数のレイアウトを設定済みの場合、タブのレイアウトに合わせて見込み客を変換できます。

このためには、変換先のタブのレイアウトと見込み客のレイアウトを関連付ける必要があります。例えば、モバイルサービスという名前のレイアウトを見込み客タブに作成したとします。見込み客のモバイルサービスのすべての項目は、必要に応じて連絡先、取引先、商談タブのモバイルサービスのレイアウトに関連付けられます。

レイアウトに合わせて項目を関連付けるには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
  2. タブの一覧から見込み客タブを選択してください。
  3. タブの設定のアイコン > 見込み客の変換と関連付けをクリックしてください。
  4. 見込み客の変換時の項目の関連付けページで、見込み客タブから関連付けたいレイアウトを選択してください。
    初期設定では、見込み客/連絡先/取引先/商談の標準のレイアウトの項目が表示されます。
  5. 必要に応じて連絡先/取引先/商談のレイアウトを選択してください。
  6. 見込み客の各横目に、連絡先/取引先/商談の該当の項目を一覧から関連付けてください。
  7. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 初期設定では、見込み客の項目は他のタブの標準のレイアウトに関連付けられています。
  • プランをタウングレードすると、レイアウト機能が使えなくなるため、レイアウトに合わせた見込み客変換はできなくなります。しかし、ダウングレード後も、設定を編集するまで関連付けの設定は残ります。
  • 見込み客の変換時の関連付けに使用されているレイアウトを無効化/削除する場合は、その前にレイアウトの関連付け設定を解除してください。
  • ページのレイアウトを有効化した後、見込み客のカスタム項目の作成時に連絡先/取引先/商談も作成のチェックボックスにチェックを入れると、カスタム項目の関連付けは自動的では行われません。
  • 見込み客の項目に関連付ける項目の一覧に、取引先/連絡先/商談の項目の種類と長さが合致しない項目は表示されません。

変換せずに見込み客の処理を完了

状況によっては、見込み客を変換せずに処理を完了したいこともあります。このような場合、以下の操作ができます:

  1. 見込み客のステータス項目に独自の値(例:完了)を追加。
  2. 見込み客のステータス完了に変更。
  3. 関係が終了したすべての見込み客を抽出する一覧を作成。

初期設定では、見込み客のステータスの項目で、よく使われる選択リストの値が利用できます。選択リストの値は、組織/会社のニーズにあわせて変更できます。既存の値を新しい値で置き換えることも可能です。

選択リストの値を追加するには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 > 設定 > カスタマイズ>タブをクリックしてください。
  3. タブの一覧から見込み客を選択してください。
  4. 見込み客のステータスの選択リストで項目の設定アイコンを選択し、詳細の編集を選択してください。
  5. 選択リストの詳細の欄で、値の横の追加(+)アイコンをクリックして新しい値を追加してください。
  6. 新しい値を追加の欄で完了と入力してください。
  7. 完了をクリックしてください。
  8. レイアウトの保存をクリックしてください。

見込み客の一括変換

見込み客タブで変換したい項目の一覧から複数のデータを選択すると、見込み客の一括変換ができます。見込み客ツールで[データ]の一括変換を使って、条件に合うデータを抽出して一括変換できます。

見込み客を一括変換するには

  1. 見込み客タブをクリックしてください。
  2. 見込み客の一覧から、変換したいものを選択してください。
  3. 詳細アイコン > 一括変換をクリックしてください。
  4. 一括変換の画面で、以下の手順で操作してください:
    • 見込み客の変換時に商談を作成したい場合、商談チェックボックスにチェックを入れてください。
      商談の項目が一覧表示されます。見込み客の関連付けをもとに、必須項目が予め表示されます。
    • 商談の項目を入力してください。商談の項目は、手動で入力するか、差し込み項目を使用して入力できます。
    • 変更のリンクをクリックし、見込み客を変換した後の連絡先/取引先/商談の担当者としてユーザーを選択してください。初期設定では、変換前の見込み客の担当者がすべての連絡先/取引先/商談の担当者になります。
  5. 変換をクリックしてください。

メモ

  • 変換時、見込み客のメールアドレスと合致するデータが登録されていた場合、見込み客の情報は既存のデータと統合されます。参考情報:データの変換例

よくある質問

1.見込み客を変換するとき、複数のキャンペーンが関連付けられていた場合はどうなりますか?

2.商談を作成せずに見込み客を変換できますか?

3.取引先を見込み客に変換できますか?

4.いつ見込み客を変換できますか?

5.見込み客を変換した後、見込み客の詳細が表示できないのはなぜですか?

6.連絡先/取引先/商談タブで一意の項目(重複しない項目)を設定した後、値が重複する見込み客を変換するとどうなりますか?

7.使用できるすべての項目が見込み客の関連付けページに表示されないのはなぜですか?

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