CRMヘルプ

ユーザーとチャット

業務において、効果的なコミュニケーションと情報共有は大切です。チャット機能を利用すると、組織内のすべてのZoho CRMユーザーと簡単にやりとりすることができます。共通の場でメッセージをやりとり可能です。チャット機能で、次のことができます:

  • グループの管理 - 共有したい内容等に応じてユーザーをグループ化できます。
  • チャットのトピックの作成&保存 - 検討や関心事項に応じてトピックを作成し、トピックごとにチャットを再開したりできます。
  • 個別のチャット - 個別にメッセージをやりとりし、疑問の確認や情報の共有がすぐにできます。
  • ファイルの共有 - チャット中にファイルを共有できます。
  • 参加者の追加 - ユーザーを参加者としてチャットに追加できます。
  • チャットの履歴の保存 - リアルタイムにチャットに参加していなくても、後からチャットの履歴を通じて過去のやりとりを把握できます。
  • 内部向けのお知らせ: 重要な案件や、新しい営業担当者の紹介、経営陣からのメッセージなど、お知らせを投稿できます。

利用条件

必要な権限:エンタープライズプランで、チャットのタブにアクセス可能なユーザーのみ利用できます。

特長

  • グループチャットや個別チャットで簡単に疑問を解決できます。
  • メールや文書管理サービスに切り替える必要なく、チャット中に重要なファイルを共有できます。

重要事項

  • 既存のZoho CRMユーザー: 初期設定では、チャット機能は管理者権限をもつユーザーのみに表示されます。他のユーザーもアクセスできるようにするには、それぞれの権限でチャット機能を有効にする必要があります。 参照:ユーザーにチャットを有効にする
  • ユーザーが1人のみのアカウント: チャット機能を利用するには、ユーザーを追加して複数のユーザーで利用する必要があります。 参照:ユーザーの追加

ユーザーとのチャットを有効にする

初期設定では、チャット機能は管理者権限をもつユーザーのみに表示されます。管理者は、他のユーザーにもチャットへのアクセス権限を与えることができます。

ユーザーにチャット機能を有効にするには

  1. 設定 > ユーザーと権限 > 権限設定をクリックしてください。
  2. 権限ののページに、チャットへのアクセス権限を設定したい権限の編集をクリックしてください。
  3. 権限の詳細のページで、チャットのチェックボックスを選択してください。
  4. 保存をクリックしてください。

ユーザーとのチャット

チャットを利用すると、情報を簡単に共有でき、疑問点をすぐに確認できます。参加者の欄では、チャット可能なZoho CRMユーザーが表示されます。

個々のメンバーとチャットするには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームのページの参加者の欄で、すべてのユーザーが一覧表示されます。
  3. 一覧からユーザーをクリックしてください。
  4. チャットの画面で、メッセージを入力してください。

メモ

  • ユーザーを追加するには、参加者の欄で、新しいユーザーリンクをクリックしてください。

グループでのチャット

さまざまな条件に応じてユーザーのグループを作成できます。ユーザーをグループに個々に追加する手間を省け、ユーザー同士ですぐにチャットできます。チャットのグループを作成し、選択したグループでチャットのトピックを作成することもできます。例えば、営業のメンバーでグループを作成できます。そして、毎月の営業情報をチームと共有するため、営業報告というトピックを作成することができます。

アクセス権限:

  • 初期設定では、管理者権限を持つユーザーのみグループを作成できます。
  • グループの管理権限を有効にされた他のユーザーも、グループを作成できます。

チャットのグループを作成するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームのページのグループの欄で、すべてのグループが一覧表示されます。
  3. 新しいグループのリンクをクリックしてください。
  4. 新しいグループのページで、次の内容を設定してください。
    • グループ名を入力してください。
    • グループの詳細を入力してください。
    • グループのメンバーを選択してください。
    • 利用可能な一覧からユーザーを選択し、矢印をクリックして、選択済みの一覧、または、選択可能な一覧に移動してください。
    • 保存をクリックしてください。

チャットのトピックの作成

チャットにトピックを設定できます。話題が明確になり、中断したチャットを再開するときに該当のチャットを探しやすくなります。共通のトピックでチャットの履歴を保存し、いつでも参照することができます。トピックの欄には、参加したすべてのチャットのトピックが表示されます。トピックを選択する際、チャット中に送信された添付の一覧も履歴で確認できます。

チャットのトピックを作成するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、チャットトピックが一覧表示されます。
  3. 新しいトピックのリンクをクリックしてください。
  4. 新しいトピックの画面で、次の操作を行ってください:
    • チャットトピックを入力してください。
      初期設定では、すべてのユーザーを追加のチェックボックスが選択されています。
    • チャットのメンバーを個別に選択するには、チェックボックスのチェックを外してください。
      チャットのメンバーの一覧にすべてのユーザーが表示されています。
    • ユーザーを選択し、矢印をクリックして参加者の一覧からユーザーを追加したり削除したりしてください。
    • 作成をクリックしてください。

メモ

  • トピックの欄には、参加したすべてのチャットのトピックのみが表示されます。
  • トピックを作成したユーザーは、自動で参加者の一人として追加されます。

グループでのチャット(トピック別)

グループでのチャットを使用すると、チームで特定のトピックについてチャットすることができます。また、いつでも参加者を追加、削除できます。

グループでのチャットを開始するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、すべてのチャットトピックが一覧表示されます。
  3. 対象のチャットのトピックをクリックしてください。
  4. [トピック名]のページで、メッセージを入力してください。
  5. 送信をクリックしてください。

チャットのトピック名の変更

作成したチャットのトピック名は変更できます。Zoho CRMのカスタマイズ権限が有効である場合、チャットのトピックを変更できます。 参考: タブ名の変更

チャットのトピックの名前を変更するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、トピックをクリックしてください。
  3. [トピック名]ページで、名前の変更のリンクをクリックしてください。
  4. トピック名を変更し、更新をクリックしてください。

チャットのトピックの削除

古いものや、必要のないチャットトピックは削除できます。自分で作成したチャットのトピックのみ削除できます。管理者権限のあるユーザーのみ、他のユーザーの作成したチャットのトピックを削除できます。

チャットを削除するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、トピックをクリックしてください。
  3. [トピック名]のページで、削除のリンクをクリックしてください。

最近のチャットのトピックの表示

最近作成したチャットトピックや、最近利用されたチャットトピックを表示できます。

最近のチャットのトピックを表示するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、トピックをクリックしてください。
  3. [トピック名]のページで、最近のチャットのリンクをクリックしてください。
    最近作成したチャットのトピックや最近利用されたチャットのトピックが表示されます。

チャットのトピックへの参加者の追加

Zoho CRMのユーザーを、選択したチャットのトピックに参加者として追加できます。

チャットのトピックに参加者を追加するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、トピックをクリックしてください。
  3. 追加のリンクをクリックしてください。
  4. ユーザーを選択し、追加をクリックしてください。

ファイルの共有

ユーザーとチャット中にファイルを共有できます。Zoho CRMのチャット中に共有するファイル数に制限はありませんが、それぞれのファイルのサイズは2MB以下にしてください。

ファイルを共有するには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、トピックをクリックしてください。
  3. [トピック名]のページで、ファイルの送信のリンクをクリックしてください。
  4. 参照をクリックしてファイルを選択し、送信をクリックしてください。

添付ファイルのダウンロード

チャット中に共有された添付ファイルをダウンロードできます。

添付ファイルをダウンロードするには

  1. チャットのタブをクリックしてください。
  2. チャットのホームページのトピックの欄で、トピックをクリックしてください。
  3. [トピック名]のページで、開きたい、もしくは、保存したい添付ファイルをクリックしてください。