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Zoho CRMの重複データの確認

CRMにたくさんのデータを登録していくと、重複データの確認が非常に面倒になります。Zoho CRMでは、重複を許可しない(一意の)項目を設定でき、その項目をもとにCRMにすでに登録済みのデータかどうかを確認することができます。

重複を許可しない項目に設定すると、値の重複ができなくなります。重複の確認項目としてはメールアドレスがよく使われます。通常、他の人と重複しないため、適しています。他の例としては、社会保障番号、パスポート番号、商品番号などが挙げられます。Zoho CRMでは、どの項目でも重複を許可しない項目として設定できます。重複を許可しない項目として設定すると、Zoho CRMで重複データを検出する際に利用できます。手動での作成や、インポート、API、見込み客の変換、見積書の変換などでののデータの作成時に検出できます。

Zoho CRMのカスタマイズ権限がある管理者、または、ユーザーが重複を許可しない項目を設定できます。重複を許可しない項目を設定すると、手動での作成、インポート、連携、Webフォームなどからデータを登録する際、重複データを防ぐことができます。

利用条件

必要な権限:この機能が有効になると、すべてのユーザーがこの機能を利用できます。

重複を許可しない項目の設定

Zoho CRMのカスタマイズ権限のあるユーザーのみ、この機能を有効にできます。この機能が有効/無効になった時、すべての管理者はメール通知を受け取ります。見込み客タブと連絡先タブで、別々に有効にする必要があります。有効にすると、すべてのユーザーが機能を利用でき、すでにCRMに登録されている見込み客や連絡先のデータが追加されると通知されます。

重複を許可しない項目を設定する方法と関連情報については、このリンクをクリックしてください: 重複を許可しない項目の設定

利用方法

Zoho CRMにデータを追加するにはさまざまな方法があります。見込み客/連絡先ページからの登録、データの複製、Webフォームからの送信、データのインポート、APIの利用などの方法でデータを追加できます。重複確認が適用される場合は次のとおりです。

  • データの作成/編集- 重複する値がすでに別のデータに登録されている場合、通知が送信され、そのデータは送信されません。

  • 関連 リスト - 重複確認は、関連リストからデータをを作成した時も実行されます。

  • ルックアップの選択画面 - ルックアップ項目の選択画面から見込み客/連絡先を作成中にも重複確認が実行されます。

  • Webフォーム - Web-to-見込み客/連絡先フォームから登録されたデータについても重複確認ができます。重複データがあった場合、見込み客/連絡先の承認機能が無効であっても、自動で承認用に通知が送信されます。データは承認された後に、タブに追加されます。詳細についてはデータの承認を参照してください。

  • 複製 - データを複製すると、見込み客/連絡先の複製ページで、重複を許可しない項目は自動で空欄になります。別の値を入力して、データを保存してください。

  • インポート - 重複確認を有効にすると、複製のオプションが無効になります。重複データに関しては、スキップ、または、上書きのオプションを選択できます。上書きを選択すると、見込み客/連絡先のIDは関連付けできません。

  • モバイルアプリ - Zoho CRMのモバイルアプリを使用してデータを追加する際に、重複確認が実行されるため、重複する見込み客/連絡先を作成できません。

  • API - 重複確認が有効時の利用例を挙げます。

      • APIでのデータの挿入 - APIを使用して、CRMにすでに登録されている値を持つデータを追加しようとすると、通知メッセージを受け取ります。<message>Record(s) already exists</message>。データは追加されません。

      • APIでのデータの更新 - APIを使用してデータの重複を許可しない項目を更新しようとすると、重複確認が実行されます。同じ値がすでにCRMに登録されている場合、データは更新されません。複数のデータを更新する際にはスキップされます。

      • APIでの見込み客の変換 - APIを使用して見込み客を変換しようとすると、重複確認が実行されます。同じ値がすでにCRMに登録されている場合、データは変換されません。

メモ

  • 重複を許可しない項目が設定されている場合、その項目は、レイアウトから削除できません。また、重複を許可しない項目を含むセクションも削除できません。
  • 重複を許可しない項目を非表示に設定した場合、この機能は利用できません。

制限事項

重複確認は、次の場合実行されません。

  • Zoho シート表示でデータを更新/追加する場合。
  • データの移行中。
  • ごみ箱からデータを復元する場合。
  • Microsoft Outlook用プラグインや、Google 連絡先との同期機能を利用した連絡先の同期。