CRMヘルプ

Zoho CRMの共通操作

データの表示

データは、かんたんな操作で表示できます。表示するデータの内容は簡単に切り替えられます。1ページに表示するデータ数は10、20、30、40、50、100件から選択できます。 詳細は、データの表示を参照してください。

Zoho CRMでは2種類の表示方法があります。

  • ページ単位での表示
  • データ単位での表示

ページ単位での表示

データ単位での表示

データの検索

検索機能を利用すると、条件に応じて特定のデータをすぐに探し出すことができます。 詳細は、データの検索を参照してください。

Zoho CRMではさまざまな方法で検索できます:

  • アルファベット順での検索
  • データの内容による検索
  • 詳細フィルターを使った検索

アルファベット順での検索

データの内容による検索

詳細フィルターを使った検索

データの作成

Zoho CRMでは、次の方法でデータを作成できます。

  • データの詳細を手動で入力
  • 外部からデータをインポート
  • Webフォームを通じtWebサイトからデータを登録

メモ

  • 組織の設定によっては、標準の項目が表示されない/編集できない可能性があります。
  • 項目の追加や修正、各項目の使用方法を確認するには、自分の組織の管理者に問い合わせてください。

見込み客の標準項目の詳細については、こちらをご参照ください。

個別のデータ作成

入力するデータの数が限られている場合、手動で1件ずつ入力するのが手軽です。1件ずつ内容を入力してデータをすぐに作成できます。

データを個別に作成する方法:

  • データの作成画面で詳細を入力する。
  • 既存のデータを複製して詳細を変更する。

次の方法で見込み客を個別に作成できます:

  • 見込み客の作成画面で詳細を入力する。
  • 既存の見込み客データを複製して詳細を変更する。

メモ

  • 初期設定では、見込み客を作成したユーザーが担当者になります。
  • 担当者を変更するには、見込み客の詳細ページにある見込み客の担当者という項目の変更のリンクをクリックし、別のユーザーを選択してください。

データを個別に作成するには

  1. [タブ]で、新しい[タブ]をクリックしてください。をクリックしても次の手順に進めます。
  2. データの作成ページで、必要な項目に入力してください。(参考:標準の項目)
  3. 保存をクリックしてください。

データを複製するには

  1. [タブ] で、ふくせい する対象のデータをクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]の詳細のページで、複製のボタンをクリックしてください。
  3. [データ]の複製のページで、必要に応じて項目を変更してください。
  4. 保存をクリックしてください。

データのインポート

複数のシステムを使ってデータを管理している場合、Zoho CRMにデータをインポートすると、データを一元管理できるようになります。例えば、既存のシステムやエクセルのファイルにデータがあるような場合、Zoho CRMにデータを取り込んで共通的に管理できます。このような場合にデータのインポートが効率的です。

この操作を実行する権限がある場合、データをインポートできます。そうでない場合、[タブ]のページのデータのインポートのボタンは非表示にされています。初期設定では、インポートしたユーザーがデータの担当者になります。なお、インポートされたCSV/XLSファイルにデータの担当者の列を追加して、担当者の項目に関連付けると、インポート中にデータの担当者を変更できます。指定したユーザーがデータの担当者に設定されます。データをインポートする際、Zoho CRMでの指定内容に合わせてデータを作成してください(間違っていた場合、Zoho CRMにデータは作成されません)。

メモ

  • インポートのリンクは、インポート機能を利用可能な権限がある場合にのみ表示されます。
  • これらのリンクが無効になっている場合、管理者に問い合わせてください。
  • データをインポートする前に、CSV/XLSファイル内にデータの内容を保存する必要があります。
  • データをインポートする前に、CSV/XLSと表計算シートでの編集を完了して保存する必要があります。
  • CSVファイルにアポロストロフィー(')が含まれていないことを確認してください。

詳細は、データのインポートを参照してください。

Webサイトからのデータの取得 (Webフォーム連携)

Webフォームで入力されたデータをZoho CRMに直接登録できます。Webサイトに組み込むWebフォームは、必要な項目を選択/入力していくだけで作成できます(詳しい技術的な知識は必要ありません)

特長

Webフォームは、次のような用途で利用できます:

  • データの取得(訪問者の情報)
  • お問い合わせの受付
  • アンケートの実施
  • 質問の受付
  • 見込み客情報の取得
  • 意見の募集

詳細は、Webフォームを参照してください。

データのエクスポート

Zoho CRMからデータを取り出せます(エクスポート)。エクスポートしたデータは、Microsoft Excel、OpenOffice、その他のプログラムで利用できます。Zoho CRMで使えるエクスポートの種類は以下です:

  • データのエクスポート
  • バックアップの申し込み

詳細は、 データのエクスポートを参照ください。

データの担当者の変更

データの担当者は、いつでも変更できます。個々のデータの担当者を変更したり、複数のデータの担当者を一括で変更したりできます。

メモ

  • 担当者の変更の権限を持っている必要があります。

データの担当者を個別に変更するには

    1. [タブ]をクリックしてください。
      ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
    2. [タブ]のホームのページで、対象のデータを選択してください。
    3. [タブ]の詳細のページで、以下のいずれかの操作を実行してください:
      • [データ]のページで、担当者を変更して、保存をクリックしてください。

データの担当者を一括して変更するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]のホームのページで、対象のチェックボックスを選択してください。
  3. 「さらに」のオプションで、担当者の変更をクリックしてください。
  4. 担当者の変更のページで、担当者の変更の一覧から新しいユーザーを選択してください。
  5. OKをクリックしてください。

メモ

  • 既存の担当者に関わらず、 担当者は別のユーザーに変更されます。
  • 別のユーザーのデータの担当者が新しいユーザーに変更されてしまうため、この操作は慎重に行ってください。
  • この問題を回避するために、最初に対象の担当者の名前で検索した上で、変更したいユーザーに一括で変更することでミスを減らすことができます。
  • 表示の権限しか持っていないユーザーは、担当者を変更することはできません。

データの印刷

ブラウザーの印刷機能を使用して、データを印刷できます。

データの詳細を印刷するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]のホームのページで、印刷するデータをクリックしてください。
  3. [タブ]の詳細のページで、その他の 操作 > プレビューの印刷をクリックしてください。
  4. 一覧からテンプレートを選択してください。
    選択したテンプレート(メールのテンプレート、差し込み文書のテンプレート、各種書類のテンプレート)に応じて印刷プレビューが表示されます。
  5. 印刷をクリックしてください。

メモ

  • Webブラウザーの印刷機能を利用してデータの詳細を印刷することもできます。
  • メールのテンプレートは、該当のタブ用にメールのテンプレートが作成されている場合のみ表示されます。
  • 差し込み文書のテンプレートは、見込み客、連絡先、取引先、商談でのみ利用できます。
  • 各種書類のテンプレートは、各種書類タブでのみ利用できます。
  • これら3つ(メール、差し込み文書、各種書類のテンプレート)の印刷機能は、Zoho CRMのすべての有料プランで利用できます。無料プランと試用プランでは初期設定の印刷機能のみ利用できます。

データを印刷するには

    1. [タブ]をクリックしてください。
      ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
    2. [タブ]のホームのページで、印刷表示のアイコンをクリックしてください。
    3. 印刷プレビューのページで、データ一覧が表示されます。
    4. ページの印刷をクリックしてください。

データの削除

データが不要になった場合、Zoho CRMからデータを削除できます。不要なデータは削除しておくとデータを活用しやすくなります。

メモ

  • 削除されたデータは、60日間ごみ箱に残ります。60日を過ぎると完全に削除されます。
  • 管理者権限をもつユーザーは、ごみ箱にあるすべてのデータへアクセスできます。
  • 管理者のユーザーのみがごみ箱にあるデータを完全に削除できます。

個別にデータを削除するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]のホームのページで、対象のデータを選択してください。
  3. [タブ]の詳細のページで、削除のボタンをクリックしてください。

複数のデータを一括で削除するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]のホームのページで、対象のデータのチェックボックスを選択してください。
  3. 削除をクリックしてください。

削除したデータの復元

誤って削除してしまった場合、ごみ箱から元に戻すことができます。

削除データを元に戻すには

  1. 設定 > 設定 > データ管理 > ごみ箱をクリックしてください。
  2. ごみ箱ページで元に戻したいデータに対応するチェックボックスを選択してください。
  3. 元に戻すをクリックしてください。

メモ

  • 管理者権限を持つユーザーは、ごみ箱にあるすべてのデータへアクセスできます。

類似データの検索と統合

データが多くなると、重複するデータが増えていく可能性があります。重複データのチェックと統合を定期的に行うことで、データの整合性を保つことができます。重複データの統合には2種類の方法があります。

  • 重複データの個別検索と統合 - 重複データを検索する条件を設定して個別に検索できます。各タブで条件として設定できる項目が6種類あります。
  • 重複データの一括検索と統合 - 選択した項目の値に基づいてタブ内のすべての重複データを一括で検索できます。検索条件として設定できる項目が4種類あります。 詳細については、 重複データの検索と統合を参照してください。

担当者の一括変更

データの担当者を別のユーザーに変更できます。該当のデータに関連する未完了の活動の担当者も新しい担当者に変更されます。各タブの担当者の一括変更の権限を持っている必要があります。

データの担当者を一括変更するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ] ホームのページの[タブ]のツールで、[タブ]の担当者の一括変更をクリックしてください。
  3. [タブ]の担当者の一括変更のページで、次の操作を行ってください:
    • 新しい担当者の選択の欄で、をクリックして、変更前変更後の担当者の名前を選択してください。
    • 条件を設定してください。
    • 検索をクリックしてください。
    • 一致する[データ]の欄で、チェックボックスを選択してください。
    • 変更をクリックしてください。

データの一括削除

複数のデータを一括で削除することができます。各タブの一括削除の権限を持っている必要があります。

データを一括削除するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]のホームのページの[タブ]のツールで、[タブ]の一括削除をクリックしてください。
  3. [タブ]の一括削除のページで、次の操作を行ってください:
    • 条件を設定してください。
    • 検索をクリックしてください。
    • 一致する[データ]の欄で、チェックボックスを選択してください。
    • 削除をクリックしてください。

メモ

  • 一括削除されたデータは、Zoho CRMのごみ箱に移動します。
  • データを元に戻すには、データを選択して、元に戻すをクリックしてください。

データの一括更新

複数のデータを一括で更新することができます。各タブの一括更新の権限を持っている必要があります。

メモ

  • 次の項目は、この機能を利用して一括で更新することができません。
  • テキスト(複数行)の項目。
  • ルックアップの項目。

データを一括更新するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]のホームのページの[タブ]のツールで、[タブ]の一括更新をクリックしてください。
  3. [タブ]の一括更新のページで、次の操作を行ってください:
    • 条件を設定してください。
    • 検索をクリックしてください。一致するデータの一覧が表示されます。
    • 一致する[データ]の欄で、チェックボックスを選択し、「一括更新」をクリックしてください。
    • 更新する項目の選択ページで、更新する項目を選択してください。
    • データを入力してください。
  4. 保存をクリックしてください。

一覧からデータを一括更新するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    ※[タブ]とは、見込み客、取引先、連絡先などのデータの種類のことです。
  2. [タブ]のホームのページで、更新するデータのチェックボックスを選択してください。
  3. さらにのボタンから、一括更新をクリックしてください。
  4. 更新する項目の選択の欄で、更新する項目を選択してください。
  5. 変更後の値を入力してください。
  6. 保存をクリックしてください。

条件での「最新の活動日時」の利用

データの編集の他に、データに関連する様々な活動があります。例えば、メモの追加、タスクの完了、メールの送信などです。これらの活動の最後の更新日時が、各データの最新の活動日時として更新されます(見込み客、連絡先、取引先、商談タブのみ)。この項目を一覧やレポートの条件として設定でき、一定期間動きのなかったデータや、最近対応したばかりのデータを省きたいとき等に利用できます。

メモ

  • 見込み客、取引先、連絡先、商談タブのデータでのみ、利用できます。
  • 一覧の条件の最新の活動日時とデータの詳細ページの最後の更新日時は同じものを指します。

以下の活動と更新情報が最新の活動日時として記録されます:

    • データの項目の編集
    • 活動の追加と更新(例:タスク、予定、電話)
    • 見込み客/連絡先へのメール送信
    • メモの追加と編集
    • 取引先の商談&連絡先の追加
    • データの担当者の変更
    • データの追加と削除
      (親データに関連付けられたデータの削除は除きます)
    • タスクの完了
      (終了日時の後に自動で完了した予定は除きます)
    • データの削除と復元(個別または一括)

以下の活動と更新情報は最新の活動日時として記録されません:

  • 一括操作(一括更新、一括移行など)
    (一括削除は除きます)
  • 取引先に関連付けられていない連絡先または商談の編集。
  • データの関連リストの削除。