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マクロの使用

マクロとは、選択したに対して、予め設定しておいた処理を自動で一括実行できる機能です。例えば、メールの送信、タスクの作成特定の項目の値の更新といった操作が可能です。毎日繰り返していたり、頻繁に実行していたりする操作がある場合に便利です。これらすべての操作を1つのマクロにまとめ、繰り返しの実行を簡単にすることができます。以下では、マクロが役立つ利用例を2つ紹介します。

利用例1 - 自分が営業担当者で、複数の見込み客に対応する必要があるとします。それぞれの見込み客に対して営業フォローをしていく必要があります。見込み客に連絡した後、毎回次の操作を行うとします:

  • フォローのメールを送信する。
  • ステータスの項目を「初回フォロー済み」に更新する。
  • 見込み客の今後のフォローに関するタスクを作成する。

利用例2 - セミナーを実施するとします。セミナーに参加する全員に対し、次の対応を行います。

  • 受付メールを送信する。
  • ステータスの項目を「連絡済み」にする。
  • 製品資料を送付する。

このような場合、上記のすべての操作を1つのマクロにまとめて実行することができます。実行するには、データを選択してマクロを実行するだけです。データを選択して3つの操作を1つずつ実行する代わりに、1度の操作ですべての作業を完了できます。

利用条件

必要な権限:一括メール送信、一括更新、活動の作成権限のあるユーザーがこの機能を利用できます。

メモ

  • マクロ機能を利用するには、3つの権限すべてを持っている必要があります。
  • 1件のマクロにつき、メールは1件タスクは3件特定項目の更新は3件まで設定できます。
  • マクロは自動では実行ありません。手動でマクロを実行する必要があります。
  • マクロはユーザーごとに設定するため、自分が作成したマクロと、他のユーザーが自分に共有したマクロのみ利用できます。
  • メールは、メールの項目に保存されているメールアドレスに送信されます。
  • Zoho CRMでは、1日当たり250件の一括メールを送信できます。一括メール送信には、次の機能を利用して送信されたものが含まれます。

対象のタブ

マクロは次のタブで利用できます:

  • 見込み客
  • 連絡先
  • 商談

マクロの作成

マクロはタブごとに作成できます。作成したマクロは、組織の他のユーザーと共有することができます。

マクロを作成するには

  1. マクロを作成する対象のタブをクリックしてください。
  2. タブのホームのページで、マクロの実行 > マクロの作成をクリックしてください。
  3. マクロの作成のページで、マクロの名前詳細を入力してください。
  4. 処理の項目に関して以下を実行してください。
    • テンプレートの選択ボタンをクリックして、メールのテンプレートを選択してください
    • 次に、差出人返信先の項目にメールアドレスを入力してください。
      以下のいずれかを選択できます。
      • 自分のアカウントのメールアドレス
      • 組織のメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 現在のユーザーのメールアドレス
    • 項目を選択して、値を入力してください。
      マクロが実行されると、設定した値で項目が更新されます。
    • タスクの追加をクリックしてください。件名期限日ステータス優先度等、タスクに関連する詳細を入力して、追加をクリックしてください。
  5. 必要に応じて、他のユーザーにこのマクロの利用を許可するチェックボックスを選択してください。
    他のユーザーに対し、自分が作成したマクロの実行を許可したい場合、自分のマクロを共有できます。
    • 一覧からユーザーグループ役職を選択してください。
      ユーザーの一覧が表示されます。
    • 該当のユーザーの選択をクリックしてください。
      また、すべてのユーザーを選択することもできます。
  6. 作成をクリックしてください。

メモ

  • 1件のマクロにつき、メールは1件タスクは3件特定項目の更新は3件まで設定できます。作成後は編集できません。何か変更が必要な場合は、削除して再度作成する必要があります。
  • 他のユーザーとマクロを共有すると、マクロで設定している処理が本来実行できない(権限のない)ユーザーでも、データのマクロを実行できます。

マクロの実行

マクロを実行するには

  1. マクロを作成するタブをクリックしてください。
  2. 一覧表示を選択してください。
  3. マクロで設定した一連の操作を実行するデータのチェックボックスを選択してください。
  4. マクロの実行をクリックしてください。
  5. マクロの一覧から実行するマクロをクリックしてください。
  6. 処理の内容を確認して、実行をクリックしてください。

マクロの削除

自分で作成したマクロのみ削除できます。他のユーザーが共有したマクロは削除できません。

マクロを削除するには

  1. 削除するマクロのタブをクリックしてください。
  2. タブのホームのページで、マクロの実行 > マクロの管理をクリックしてください。
  3. データの一覧から、削除するマクロを選択してください。
  4. マクロの表示のページで、 下の方に移動して赤い削除のボタンをクリックしてください。