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メモの管理

メモとデータの関連付け

Zoho CRMでは、メモとデータを関連付けることができます。メモの作成権限がある場合のみ、メモを作成できます。

メモを作成するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
  2. [タブ]のホームのページで、対象のデータを選択してください。
  3. データの詳細ページで、既存のメモの詳細が表示されます。
  4. テキスト欄にメモの内容を入力してください。
  5. メモにファイルをアップロードする場合、添付ファイルのリンクをクリックしてください。
    メモ1件につき、5件までファイルを添付できます。ファイルの合計サイズは20MB以下にしてください。
  6. 保存をクリックしてください。

メモのインポート

他のシステムやエクセル等のファイルからメモを登録することも可能です。Zoho CRMでは、外部から簡単にメモをインポートできます。

メモ

  • メモをインポートする前に、メモを関連付ける対象の取引先と連絡先をインポートしておく必要があります。

メモをインポートするには

  1. 設定 > データ管理 > 他のCRMからデータを移行をクリックしてください。
  2. データ移行ウィザードのページで、一覧からメモのインポートを選択してください。
  3. 次へをクリックしてください。
  4. メモの移行のページで、次の手順にしたがってください。
    • インポートするファイルを選択してください。
      CSVファイルのみインポートできます。
    • 一覧から文字コードを選択してください。
    • インポートするデータに使用している日付と時間の形式を選択してください。インポートするデータのうち、こちらで指定したもの以外の形式の日付と時間のデータは無視されます。
      こちらで設定した形式が、日付日時の項目に適用されます。
    • インポートに関する通知メールを受信するには、通知メールの送信を選択してください。
    • 次へをクリックしてください。
  5. 項目の関連付けの欄で、CSVファイルの項目名を関連付けてください。
    CSVファイルの項目名が一覧に表示されます。
  6. データをインポートするには、次へをクリックしてください。
    移行が完了すると、データをインポートしたユーザー(管理者)にメールが送信されます。

メモ

  • ファイルのサイズは、50MB以下にしてください。
  • CSVファイルでは、最初の行の値が項目名になります。
  • 初期設定では、詳細オプションの日付項目の形式にはyyyy-mm-dd、時間項目の形式にはhh:mm:ssが選択されています。形式は変更できますが、インポートするデータの形式が選択した形式に則っていることを確認してください。何か違いがある場合、初期設定の形式が使用されます。

メモのエクスポート

Zoho CRMからCSVフォーマットでメモをエクスポートすることができます。一度に最大3,000件までメモをエクスポートできます。

メモをエクスポートするには

  1. 設定 > データ管理 > データのエクスポートをクリックしてください。
  2. データのエクスポートページで、一覧から「メモのエクスポート」を選択してください。
  3. エクスポートをクリックしてください。
  4. ファイルの保存を選択して、OKをクリックしてください。
    データがエクスポートされ、CSV形式でコンピューターに保存されます。

メモの削除

メモが不要になった場合、Zoho CRMから削除できます。不要なデータは削除しておくとデータを活用しやすくなります。

メモ

  • メモの削除権限がある場合のみ、メモを削除できます。
  • 削除したデータは、Zoho CRMのごみ箱に移動します。
  • ごみ箱からメモを削除すると、完全に削除され、復元できなくなります。

メモを削除するには

  1. [タブ] をクリックしてください。
  2. [タブ] のホームのページで、対象のデータを選択してください。
  3. [タブ] の詳細のページの、メモで、 削除のリンクをクリックしてください。
  4. メモを完全に削除するには、確認の画面でOKをクリックしてください。