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重複データの統合

データが多くなると、重複するデータが増えていく可能性があります。重複データのチェックと統合を定期的に行うことで、データの整合性を保つことができます。重複データの統合には2種類の方法があります。

重複データの個別検索と統合

重複データを検索する条件を設定することができます。各タブで条件として設定できる項目が6種類あります。検索と統合機能は、見込み客、取引先、連絡先、仕入先タブでのみ有効です。同時に3件までのデータを統合できます。

利用条件

必要な権限:[タブ]の検索と統合の権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

重複データを統合するには

  1. 見込み客取引先連絡先仕入先のタブに移動してください。
  2. [タブ]のホームのページで、データをクリックしてください。
    ([タブ]は各タブの名前)
  3. [タブ]の詳細ページで、さらに > 重複データの検索と統合をクリックしてください。
    見込み客、取引先、連絡先、仕入先タブでのみ有効です。
  4. [データ]の重複データの検索と統合のページで、以下の操作を行ってください:
    • 検索条件の欄に、 初期設定で一致したデータが表示されます。
    • 必要に応じて条件を追加・変更して、検索をクリックしてください。
    • 条件に一致したデータの欄で、統合するデータを2件以上選択してください。
    • 次へをクリックしてください。

  5. [データ]の統合のページで、残すデータを元データとして選択してください。
    値が異なる項目が強調表示されます。統合後に値を残すデータを選択してください。一度に3件までのデータを統合できます。

  6. 統合をクリックしてください。

メモ

  • 元データに統合されたデータは削除され、元に戻すことはできません。
  • なお、添付ファイルや活動のデータも元データに移行されます。

重複データの一括検索と統合(重複の排除機能)

重複するデータを検索でき、必要に応じて、1件のデータに統合できます。選択した項目の値に基づいてタブ内のすべての重複データを検索できます。検索条件として設定できる項目が4種類あります。選択した項目に重複データがあれば、必要に応じて選択して統合できるように表示されます。

利用条件

必要な権限:Zoho CRMの最上位の役職に該当するか、管理者権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

重複データを統合するには

  1. 見込み客取引先連絡先仕入先のタブに移動してください。
  2. [タブ]のホームのページの、[タブ]のツールで、[データ]の重複データの一括検索と統合
    をクリックしてください([データ]の部分は、見込み客、連絡先、取引先などの各タブをあらわします)。
  3. 重複データの一括検索と統合のページで、重複しているかどうか確認したい項目を選択してください。

  4. 次へをクリックしてください。
  5. 一致したデータの一覧から、対象の重複データを選択してください。

  6. 次へをクリックしてください。
    • 条件の検索の欄で、必要に応じて検索条件を追加・変更してください。
    • 検索をクリックしてください。
    • 必要に応じて、次のすべてに一致、または、次のいずれかに一致をクリックしてください。
    • 条件に一致したデータの欄で、統合するデータを2件以上選択してください。
    • 次へをクリックしてください。
  7. [データ]の統合のページで、残すデータを元データとして選択してください。
    値が異なる項目が強調表示されます。統合後に値を残すデータを選択してください。一度に3件までのデータを統合できます。

  8. 統合をクリックしてください。