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自動メール送信の設定

自動メール送信の設定

見込み客や連絡先に対して、自動でメールを送信できます。なお、見込み客へのフォローのメールを自動送信(ステップメール等に利用)している際に、商談が進んで見込み客用の送信対象から除外したい場合、送信対象から該当の見込み客を手動で削除する必要があります。参照:自動メール送信の利用例

重要:

  • この機能は、見込み客と連絡先タブでのみ利用できます。
  • 自動メール送信は最大3件まで、1件の自動メール送信には最大5件までの追加のメールを設定できます。
  • 組織で1日あたり250件まで一括メールを送信できます。
  • 自動送信メールを繰り返し実行するように設定している場合、送信対象には常に新しい対象を含めるように条件を設定する必要があります。設定した送信対象の一覧に含まれるデータの内容が更新されていない場合、同じ対象に繰り返しメールが送信されてしまう可能性があります。例えば、「すべての見込み客」や「最近作成された見込み客」という一覧を利用する代わりに、「今日作成した見込み客」や「今週作成された連絡先」という一覧を選択すると、重複しないように送信できます。、「今日作成した見込み客」の一覧には、日ごとに作成した見込み客のみが含まれ、その見込み客のみにメールを送信するように設定できますが、「すべての見込み客」の場合、すべての見込み客が含まれるため送信対象が重複してしまいます。
  • 自動メール送信を繰り返し実行する場合、適切な送信対象を設定するようにしてください。繰り返しのパターンをに設定した場合、選択した一覧のデータが、毎日更新されるようにしてください。同様にに設定した場合、自動メール送信を開始する前に、送信対象が新しいデータのみになるようにしてください。送信対象に、以前送信済みの対象と同じデータが含まれてしまうと、それらの宛先に同じメールが繰り返し送信されてしまいます。
  • 自動メール送信の実行時、システムで自動には重複データは識別されません。このため、自動メール送信の設定前に、送信対象として重複している連絡先がないかどうかを確認し、重複している場合は除外か統合することをお勧めします。
  • 現在、顧客がメールに返信しても、返信の履歴を記録することはできません。次にメールを送信する顧客の一覧からそれらの顧客を除外するには、一覧から手動で顧客を除外してください。
  • 自動メール送信のメールのテンプレートには、登録解除(配信停止)のフォームへのリンクを記載するようにしてください。登録解除のフォームを使用すると、メールの受信者が自分で登録を解除でき、以降のメール送信の対象から該当の受信者を除外できます(迷惑メールとしての報告を避けられます)。詳細については、登録解除フォームの設定を参照してください。

自動メール送信を設定するには

  1. 見込み客/連絡先のタブをクリックしてください。
  2. 見込み客/連絡先ホームのページで、見込み客/連絡先のツール > 自動メール送信をクリックしてください。
  3. 自動メール送信のページで、自動メール送信の設定をクリックしてください。
  4. 新しい自動メール送信のページの自動メール送信設定の欄で、次の操作を行ってください。
    • 自動メール送信の名前を入力してください。
    • 担当者の一覧からデータの担当者を選択してください。
      初期設定では、自動メール送信を作成したユーザー名が表示されています。
    • メールの送信対象のデータの一覧を選択してください。
    • 自動メール送信のフォルダーを選択してください。
    • 指定日、または、繰り返しを選択して、詳細を入力してください。(参考:標準の項目の一覧)
      • 指定日- 指定した日付に自動メール送信が実行されます。
      • 繰り返し- 設定した間隔で繰り返し自動メール送信が実行されます。
    • 必要に応じて、送信するメールを追加できます。テンプレートの選択後、差出人返信先メールアドレスを入力してください。選択できる内容:
      • 自分のアカウントのメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 組織のメールアドレス
  5. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 自動メール送信は、メール拒否の処理(オプトアウト)が有効になっている宛先に対しては送信されません。
  • データ詳細のページでメール拒否の処理(オプトアウト)のチェックボックスを外すと、自動メール送信がこれらのデータに送信されます。

次の表は、指定日で設定する時の項目の一覧とその詳細です。

項目 詳細
送信日 送信日を設定してください。送信日は、自動メール送信が開始された日付に応じて設定されます。
メールのテンプレート テンプレートを一覧から選択してください。
差出人と返信先 一覧からメールアドレスを選択できます。
  • 自分のメールアドレス
  • 組織のメールアドレス
  • データの担当者のメールアドレス

次の表は、繰り返しで設定する時の項目の一覧とその詳細です。

日ごと -項目 詳細
___日ごとに繰り返し 自動メール送信を繰り返し実行する間隔(日数)を入力してください。
毎日繰り返し 自動メール送信を毎日繰り返す場合、こちらを選択してください。
自動メール送信の開始日(MM/dd/yyyy形式)と時間を選択してください。
終了 自動メール送信の終了日(MM/dd/yyyy形式)を選択してください。
終了日なし 終了日を設定するまで自動メール送信を繰り返す場合、こちらを選択してください。
メールのテンプレートの選択 テンプレートを一覧から選択してください。
差出人と返信先 一覧からメールアドレスを選択できます。
  • 自分のメールアドレス
  • 組織のメールアドレス
  • データの担当者のメールアドレス
メールの追加 自動メール送信で送信するメールを追加するには、リンクをクリックしてください。
:自動メール送信を2016年1月1日に開始し、追加の送信日を3日後10日後に設定します。この場合、1つ目の追加メールが2016年1月4日に送信され、2つ目の追加メールが2016年1月11日に送信されます。
週ごと -項目 詳細
____週ごとに繰り返し
日-月-火-水-木-金-土
自動メール送信を繰り返し実行する間隔(週数)を入力してください。繰り返しの送信を行う曜日にチェックを入れてください。
開始 自動メール送信の開始日(MM/dd/yyyy形式)と時間を選択してください。
終了 自動メール送信の終了日(MM/dd/yyyy形式)を選択してください。
終了日なし 終了日を設定するまで自動メール送信を繰り返す場合、こちらを選択してください。
メールのテンプレートの選択 自動メール送信のメールのテンプレートを選択してください。
メールの追加 自動メール送信で送信するメールを追加するには、リンクをクリックしてください。
:自動メール送信を2016年1月1日に開始し、追加の送信日を3日後10日後に設定します。この場合、1つ目の追加メールが2016年1月4日に送信され、2つ目の追加メールが2016年1月11日に送信されます。
月ごと -項目 詳細
___カ月ごとの月の第___日 自動メール送信を繰り返す間隔(月数)と送信する日を入力してください。
毎月____ ____ 自動メール送信を、毎月の特定の週・曜日において繰り返す場合はこの項目を入力してください。
開始 自動メール送信の開始日(MM/dd/yyyy形式)と時間を選択してください。
終了 自動メール送信の終了日(MM/dd/yyyy形式)を選択してください。
メールのテンプレートの選択 自動メール送信のメールのテンプレートを選択してください。
メールの追加 自動メール送信で送信するメールを追加するには、リンクをクリックしてください。
:自動メール送信を2016年1月1日に開始し、追加の送信日を3日後10日後に設定します。この場合、1つ目の追加メールが2016年1月4日に送信され、2つ目の追加メールが2016年1月11日に送信されます。

フォルダーの作成

Zoho CRMでは、自動メール送信を簡単に管理できるようにフォルダーを作成できます。カテゴリーごとに自動メール送信を分類して保存できます。

フォルダーを作成するには

  1. 見込み客/連絡先のタブをクリックしてください。
  2. 見込み客/連絡先ホームのページで、見込み客/連絡先のツール > 自動メール送信をクリックしてください。
  3. 自動メール送信のページで、フォルダーの作成をクリックしてください。
  4. フォルダーの作成のページで、次の操作を行ってください。
    • フォルダー名を入力してください。
    • 詳細を入力してください。
    • アクセス権限の詳細の欄で、自動メール送信機能へのアクセス権限を設定してください。
  5. 保存をクリックしてください。

メールの送信対象からの宛先の削除

受信者とのやりとりの状況に応じて、メールの送信対象から特定の見込み客/連絡先を除外でき、次回以降のメール送信対象に含まれないようにすることができます。

メールの送信対象から連絡先を削除するには

  1. 見込み客/連絡先のタブに移動してください。
  2. 見込み客/連絡先ホームのページで、見込み客/連絡先のツール > 自動メール送信をクリックしてください。
  3. 自動メール送信のページで、送信対象の更新のリンクをクリックしてください。
  4. メール送信対象の一覧で、次回以降の送信対象から除外する見込み客/連絡先を選択してください。
  5. 送信対象の更新をクリックしてください。
    なお、送信対象の更新は、繰り返しの自動メール送信時のみ有効です。

自動メール送信を開始する前に送信対象から特定のデータを除外するには

送信対象の一覧は、自動メール送信が開始した後のみ利用できます。自動メール送信が開始する前に送信対象から除外したい宛先がある場合、次の手順にしたがってください。

  1. 見込み客、または、連絡先のタブに移動してください。
  2. 見込み客/連絡先ホームのページで、除外するデータのチェックボックスを選択してください。
  3. さらに > 返信の更新をクリックしてください。
  4. 自動メール送信の選択の画面で、一覧から自動メール送信を選択してください。
  5. 保存をクリックしてください。

メールの送信対象へのすべての宛先の登録

メールの送信対象から除外したすべての宛先を送信対象に含めることができます。

メールの送信対象にすべての宛先を登録するには

  1. 見込み客/連絡先のタブに移動してください。
  2. 見込み客/連絡先ホームのページで、見込み客/連絡先のツール > 自動メール送信をクリックしてください。
  3. 自動メール送信のページで、リセットのリンクをクリックしてください。

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