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MS Word用プラグインの利用

Zoho CRMのMicrosoft Word用プラグインを使えば、Zoho CRMからMicrosoft Wordの差し込み文書を作成できます。Microsoft WordとZoho CRMの両方で操作が必要です。

  • Microsoft Wordの操作
  • Zoho CRMの操作

Microsoft Wordの操作

Zoho CRMのMicrosoft Word用プラグインを使えば、Microsoft Wordの差し込み文書テンプレートと差し込み文書を作成できます。

MS Word上の関連操作は以下です。

  • サインイン/サインアウト
  • 差し込み文書テンプレートの作成
  • 差し込み文書を作成

サインイン/サインアウト

テンプレートを作成するには、Microsoft WordでZoho CRMのサインイン情報を入力してください。Microsoft WordがZoho CRMに接続します。

サインイン/サインアウトするには

  1. Microsoft Wordを開いてください。
  2. メインメニューからオプション > Zoho CRM > サインインをクリックしてください。
  3. サインインの画面で以下を入力してください:
    • ユーザー名:Zoho CRMのユーザー名を入力してください。
    • パスワード:Zoho CRMのパスワードを入力してください。
    • 自分に通知:サインインの詳細の通知を受け取りたい場合はチェックボックスにチェックを入れてください。
  4. OKをクリックしてください。

注意:

  • Microsoft Word 2000/2002/2003では、Zoho CRMのタブはメインメニューに表示されます。

差し込み文書テンプレートの作成

差し込み文書テンプレートを利用すると、よく使う文書のひな形を登録しておき、そこに個別の内容を差し込んで文書を作成できます。(差し込み項目の例:顧客名、住所など)差し込み文書の作成時、Zoho CRMのMicrosoft Office用プラグインを使えば、CRMの項目の値を挿入できます。送付状、住所ラベル、封筒用にも差し込み文書テンプレートを作成できます。テンプレートのサンプルもご参照ください。

差し込み文書テンプレートを作成するには

  1. Microsoft Wordを開いてください。
  2. オプション > Zoho CRM > テンプレートの作成をクリックしてください。
  3. 差し込み文書テンプレートの作成ウィザードで、次の操作を行ってください:
    • テンプレートを使用したいCRMのタブを選択しメインのタブ一覧から次へをクリックしてください。
      選択したタブとその項目が表示されます。
    • 項目一覧から必要な項目を選択し項目の挿入をクリックしてください。
    • もう一度タブ一覧をクリックし、サブのタブを選択してください。
    • 項目の一覧から関連する項目を選択し項目の挿入をクリックしてください。
      選択された項目がテンプレートに挿入されます。

差し込み文書テンプレートが作成されます。必要に応じて.doc/.docx形式で自分のPCに保存できます。もしMS Word 2000から2003などの古いバージョンを利用中の場合、ファイルは.doc形式にしてください。

以下は、メインのタブと関連するサブのタブの一覧表です:

メインのタブ サブのタブ
見込み客 - -
取引先 - -
連絡先 取引先 -
商談 取引先 商談

差し込み文書テンプレートの作成

Microsoft Wordで、CRMの見込み客、取引先、連絡先、商談のデータをもとに差し込み文書を作成できます。Zoho CRMの既存のテンプレート、または、MS Wordで作成した新しいテンプレートを用いてCRMのデータを挿入できます。

新しいテンプレートを使って差し込み文書を作成するには

  1. 上記の手順にしたがってテンプレートを作成してください。
  2. Zoho CRMにアップロードして挿入を続ける」を選択し、次へをクリックしてください。
    • テンプレート名:テンプレート名を入力し、必要な文書の形式を選択します。
    • タブ:初期設定では、選択したメインのタブが表示されます。
    • 詳細:追加のコメントがあれば入力します。
    • アップロード&挿入」をクリックしてください。
      テンプレートがZoho CRMにアップロードされます。アップロードしたテンプレートはZoho CRMの設定 > テンプレート >差し込み文書テンプレートから表示できます。
  3. 続ける」をクリックすると、挿入の処理を開始します。
  4. 差し込み文書の作成のウィザードで、次の操作を行ってください:
    • ビューを一覧から選択してください。関連するデータが表示されます。
      必要なデータを取得するには、検索ボックスにデータの情報を入力してください。
    • 有効なデータの一覧から必要なデータを選択し、次への矢印をクリックしてください。
      選択したデータが選択したデータの一覧に表示されます。
    • 今すぐ挿入をクリックしてください。
      選択したデータの差し込み文書がMicrosoft Wordで作成&表示されます。

メモ

以下のオプションも選択できます:
  • Zoho CRMにアップロード:このオプションを選択すると、テンプレートをZoho CRMにアップロードして、Zoho CRMでの挿入の処理を続けられます。(参考:Zoho CRMの操作)
  • Zoho CRMにアップロードしない:このオプションを選択すると、テンプレートをZoho CRMにアップロードせず、MS Wordでの挿入の処理を続けられます。

既存のテンプレートを使って差し込み文書を作成するには

  1. Microsoft Wordを開いてください。
  2. オプション > Zoho CRM > テンプレートの挿入をクリックしてください。
  3. 差し込み文書テンプレートの作成のウィザードでメインのCRMタブを選択し次へをクリックしてください。
  4. 差し込み文書の作成のウィザードで、次の操作を行ってください:
    • 目的の差し込み文書テンプレートを一覧から選択し、次へをクリックしてください。
    • ビューの一覧からビュー(データの一覧)を選択してください。関連するデータが表示されます。
      検索ボックスに入力して必要なデータを取得できます。
    • 有効なデータの一覧から必要なデータを選択し、次への矢印をクリックしてください。
      選択したデータが選択したデータの一覧に表示されます。
    • 今すぐ挿入をクリックしてください。
      選択したデータの差し込み文書がMicrosoft Wordで作成&表示されます。

メモ

  • 差し込み文書を自分のPCに保存し、いつでも必要なときにオフラインで印刷できます。

Zoho CRMの操作

Zoho CRMのMicrosoft office用プラグインを使えば、Zoho CRMで差し込み文書が作成できます。見込み客、連絡先、取引先、商談のデータを差し込み文書テンプレートに挿入できます。

Zoho CRMの関連する操作は以下です:

  • 差し込み文書テンプレートのフォルダーの作成
  • 差し込み文書テンプレートのインポート
  • 差し込み文書の作成

差し込み文書のフォルダーの作成

この機能では、特定のフォルダーにMS Wordの差し込み文書テンプレートすべてを保存できます。Zoho CRMのユーザーにフォルダー別の権限も設定できます。

差し込み文書のフォルダーを作成するには

  1. 設定>設定 > テンプレート >差し込み文書テンプレートをクリックしてください。
  2. テンプレートの検索ページで、フォルダーの作成をクリックしてください。
  3. 差し込み文書テンプレートのフォルダーの作成ウィザードで、次の操作を行ってください:
    • フォルダーの詳細:該当の項目のフォルダー名を入力してください。
    • アクセス権限の詳細:以下のオプションからいずれかを選択してください:
      • すべてのユーザーがこのテンプレートのフォルダーを表示可能:すべてのユーザーにフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
      • 自分のみこのテンプレートのフォルダーを表示可能:自分以外のすべてのユーザーにフォルダーへのアクセスを拒否する場合に選択します。
      • 次のユーザーのみこのテンプレートのフォルダーを表示可能指定したユーザーのみフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
  4. 保存をクリックしてください。

差し込み文書テンプレートのインポート

この機能では、Microsoft Wordの差し込み文書テンプレートをZoho CRMに追加できます。これらのテンプレートは、後で必要なCRMのタブのデータと統合できます。

差し込み文書テンプレートを追加するには

  1. ユーザー名とパスワードでZoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 >設定 > テンプレート >差し込み文書テンプレートをクリックしてください。
  3. テンプレートの検索ページで、テンプレートのインポートをクリックしてください。
  4. テンプレートのインポートの画面で以下を入力してください:
    • ファイルの選択:MS Wordsのテンプレートを自分のPCから検索します。
    • フォルダー:選択したテンプレートを保存するフォルダーを選択します。
    • タブ:MS Wordのテンプレートを使用するタブ(見込み客/取引先/連絡先)を選択します。
      テンプレートは指定したタブのみで利用できます。
    • 詳細:追加のコメントがあれば入力します。
  5. テンプレートのインポートをクリックしてください。

差し込み文書テンプレートの作成

差し込みのリンクは、テンプレートに見込み客/連絡先/取引先の項目を挿入し、差し込み文書を作成する際に役立ちます。

差し込み文書を作成する前に、以下を実行してください:

  1. ブラウザーのActiveXコントロールを有効にしてください。 ActiveXコントロールをインストールするためのWebブラウザーの設定もご参照ください。
  2. Zoho CRMのサーバーからAdventnet.CABファイルをインストールしてください。

メモ

  • cabファイルを最初にインストールするとき、詳細オプションから「Adventnetからのソフトウェアを常にインストールする」オプションを選択できます。

差し込み文書を作成するには

  1. ユーザー名とパスワードでZoho CRMにサインインしてください。
  2. 連絡先タブをクリックしてください。
  3. 連絡先 ホームページで、該当の連絡先のチェックボックスを選択してください。  
  4. さらに > 差し込み文書の作成 をクリックしてください。
  5. 差し込み文書の作成ダイアログで、選択した連絡先に挿入したい差し込み文書テンプレートを選択してください。
  6. 挿入をクリックしてください。
    選択した連絡先への差し込み文書がMicrosoft Wordで表示されます。

メモ

  • 差し込み文書を自分のPCに保存し、いつでも必要なときにオフラインで印刷できます。
  • 見込み客/取引先/商談に差し込み文書を作成する場合も同様に操作してください。

複数の差し込み文書を作成するには

  1. ユーザー名とパスワードでZoho CRMにサインインしてください。
  2. 連絡先タブをクリックしてください。
  3. 連絡先のホームページで、複数の連絡先のチェックボックスを選択してください。  
  4. さらに > 差し込み文書の作成 をクリックしてください。
  5. 差し込み文書の作成ダイアログで、選択した連絡先に挿入したい差し込み文書テンプレートを選択してください。
  6. 挿入をクリックしてください。
    選択した連絡先への差し込み文書がMicrosoft Wordで表示されます。

メモ

  • 差し込み文書を自分のPCに保存し、いつでも必要なときにオフラインで印刷できます。
  • 見込み客/取引先/商談に差し込み文書を作成する場合も同様に操作してください。

利用制限

制限項目 試用版 バージョン
挿入できるデータの数 最大データ30件 無制限
インポートできる差し込み文書テンプレートの数 最大テンプレート5件 無制限
作成できるフォルダーの数 無制限 無制限
各テンプレートのファイルの最大サイズ 2 MB 2 MB

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