CRMヘルプ

商談の作成

Zoho CRMでは、以下の方法で商談を作成できます:

  • 商談の詳細フォームにデータを入力:商談の詳細情報を1件ずつ手動で入力します。
  • 外部から商談をインポート:CSVまたはXLSのファイル形式でデータをZoho CRMにインポートします。
  • 見込み客の商談への変換:見込み客のデータから、連絡先、取引先、商談のデータを作成できます。

メモ

  • 組織の設定&項目別のセキュリティ設定によっては、標準の項目が表示/編集できない可能性があります。
  • 項目を追加または修正したい、項目の使用方法について詳細を知りたい場合は、自分の組織のシステム管理者に連絡してください。
  • 2016年7月から、Zoho CRMの商談(Potentials)タブの英語名をDeals(商談)に変更しました。

商談タブのZohoの標準項目についての詳細はこちらをクリックしてください。

商談を個別に作成

商談を個別に作成する方法:

  • 商談の作成画面で詳細を入力する。
  • 既存の商談を複製して必要な個所を変更する。

商談を個別に作成するには

  1. 商談タブで、新しい商談をクリックしてください。
  2. 商談の作成ページで、必要な項目を入力してください。
  3. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 取引先/連絡先をルックアップ項目からのポップアップ画面から選択できます。新しい取引先/連絡先を作成することも可能です。
    新しく作成する場合、必須項目を入力する必要があります。次の2つの選択肢があります:
    • 保存をクリックしてください。データが保存され、取引先/連絡先ページに表示されます。データを選択して、作成した商談に関連付けることができます。
    • 保存して関連付けるをクリックすると、新しいデータが保存され連絡先に関連付けられます。

商談を複製するには

    1. 商談タブで、複製する対象の商談をクリックしてください。
    2. 商談の詳細ページで、詳細アイコン>複製をクリックしてください。
    3. 商談の複製ページで、必要に応じて詳細を変更してください。
    4. 保存をクリックしてください。

商談の表示の切り替え

商談のタブには2種類の表示方法があります。一覧表示とステージ表示です。一覧表示では、自分が並べ替えた順にすべての商談を表示できます。ステージ表示では商談のステージに応じて商談が分類されて表示されます。

一覧表示

商談の一覧表示では、各行ごとに順に商談が表示されます。商談の詳細を一度にできるだけたくさん確認したいときには、一覧表示が便利です。例えば、商談、商談の担当者、商談額、完了予定日、ステージ、見込み客の経路などを見たい場合、一覧表示の列をカスタマイズして、すべての商談とその詳細を1ページで順に表示できます。

ステージ表示

商談をステージ別に確認したいときには、ステージ表示が便利です。ステージ表示をぱっと見るだけで、どの商談を受注したのか、いくつの商談が失注/交渉/調整のステージにあるのか等がすぐに分かります。この表示は商談のステージをカスタマイズしても利用可能です。

各ステージの商談には以下の情報が表示されます:

  • 商談名
  • 総額
  • 取引先
  • 完了予定日
  • 商談の担当者(マウスのカーソルを合わせたとき)
  • 商談に関連する未完了の活動

商談をクリックすると、商談の詳細ページに移動します。

商談の詳細のページの使い方

商談を作成した後は、データの詳細ページで商談の詳細を表示できます。商談の詳細ページには商談に関連する情報があります。例えば商談に関連付けられている取引先や連絡先、活動、メモ、予定、メール等が一カ所にまとめられています。

商談の詳細のページを表示するには

  1. 商談のタブをクリックしてください。
  2. 商談の一覧表示から表示したい商談をクリックしてください。
  3. 商談の詳細ページが表示されます。

商談の詳細ページのかんたんツアーはこちら:

  1. 情報履歴の表示を切り替えられます。
    • 情報 - 商談に関連付けられている関連リストとリンクを表示します。
    • 履歴 - 商談の詳細ページでの操作の履歴を表示します。
  2. 編集 - データを編集できます。
  3. 詳細アイコン - 取引先用の詳細設定を表示します。
  4. 概要表示:取引先に関連する上位5項目を表示します。商談の概要表示はカスタマイズできます。
  5. 関連リスト- 目的の関連リストを表示できます。新しい関連リストを作成、既存の関連リストを編集することもできます。

  6. かんたんステージ更新 - かんたんステージ更新を利用して、商談のステージ完了予定日をすぐに更新できます。
  7. 次の行動連絡先の詳細のような関連する情報も表示できます。

商談の他のデータへの関連付け

未完了の活動、完了した活動、連絡先、商品、営業ステージ履歴、添付ファイル、メモなど商談に関連するデータを詳細ページで表示できます。商談に関する詳細情報を把握しやすくなります。

商談の詳細ページで、以下の項目を更新できます:

  • 営業のステージの履歴:営業のステージの履歴を表示します。
  • 競合:競合を関連付けます。
  • 添付ファイル:ファイルを添付します。
  • メモ:メモを追加できます。
  • 未完了の活動:タスク/予定を作成します。
  • 完了した活動:完了した活動(タスク、予定)が表示されます。
  • 商品:商品を追加します。
  • 見積書:商談に関連する見積書を作成します。
  • 受注書:商談に関連する受注書を作成します。
  • 連絡先の役職:関連する連絡先を選択します。
  • メール:商談の主な連絡先にメールを送信します。
  • 問い合わせ:問い合わせを作成します。

メモ

  • Zoho メールオプションを有効にしている場合 - 関連する連絡先に商談からメールを送る場合、連絡先に関連するメールとして登録されます。
    また、メールはCRMから送信したメールには登録されません。メールを表示するには、メールを送信したユーザー名を一覧から選択してください。
  • 商談からメールを一括送信する場合、メールは関連する連絡先には関連付けられません。

商談と競合の関連付け

商品矢サービスを購入する前に、複数社の製品を比較・分析する会社がほとんどです。競合の多い市場では、商談時に競合と比較されます。競合の強みと弱みを事前に知り、より良い形で顧客に提案できるように準備することが重要です。

この機能を使えば競合の強みと弱みを登録できます。

商談と競合を関連付けるには

  1. 商談のタブをクリックしてください。
  2. 商談のホームページで、該当の商談を選択してください。
  3. 商談の詳細のページで、競合が登録されていれば詳細が表示されます。
    • データの表示順を並べ替えるには、競合名Webサイト強み 弱みリンクをクリックしてください。
    • 該当のデータを修正または削除するには、編集または削除のリンクをクリックしてください。
  4. 新規をクリックし、次の操作を行ってください:
    • 競合名を入力してください。
    • 競合のWebサイトを入力してください。
    • 強み弱みを該当のテキスト欄に入力してください。
  5. 保存をクリックしてください。

連絡先の役職の関連付け

商談の中で、複数の人(連絡先)とやりとりすることがあるかもしれません。商談中の組織の連絡先の役職を把握すれば、適切な相手と効果的な議論ができます。例えば、商品の価格と割引については予算の管理者に、商品の機能については商品の管理者に説明する方が効果的です。このようにアプローチすると、商談中の組織とより効果的に交渉でき、営業のリードタイムを最小化できます。

連絡先の役職を関連付けるには

  1. 商談のタブをクリックしてください。
  2. 商談のホームページで、該当の商談を選択してください。
  3. 商談の詳細のページで、競合の詳細が登録されていれば連絡先の役職に表示されます。
    • データの表示順を並べ替えるには連絡先名電話番号メールアドレス役職名リンクをクリックしてください。
    • 不要なデータを削除するには削除のリンクをクリックしてください。
  4. 連絡先の役職を追加をクリックしてください。
  5. 連絡先の役職の関連付けのページで、連絡先の役職の一覧から各連絡先の役職を選択してください。
  6. 追加したい連絡先のチェックボックスにチェックを入れてください。
    すべての連絡先と関連付けるには、すべて選択チェックボックスにチェックを入れてください。
  7. 保存をクリックしてください。

連絡先の役職のカスタマイズ

商談の中で、複数の人(連絡先)とやりとりすることがあるかもしれません。連絡先の役職は、商談中の組織の連絡先の役職を把握し、適切な相手と効果的な議論をするのに役立ちます。例えば、商品の価格と割引の詳細については予算の管理者に説明し、商品の機能については商品の管理者と議論する方が効果的です。

初期設定では、連絡先の役職(決定者、商品管理、購入担当など)が利用できます。また、連絡先の役職は、ビジネスのやり方に合わせてカスタマイズできます。

利用条件

必要な権限:項目別のアクセス権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

連絡先の役職の値をカスタマイズするには

  1. 管理者権限を持つユーザーで、Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定>設定 > カスタマイズ > 項目 > 商談 > 連絡先の役職をクリックしてください。
  3. 連絡先の役職を編集ページで、次の操作を行ってください:
    • 必要に応じて役職の追加または役職の削除リンクをクリックしてください。
    • 連絡先の役職テキスト欄から既存の役職を修正してください。
  4. 連絡先の役職が更新された後、保存をクリックしてください。

大型商談の通知の設定

大型の商談があるとき、上司や同僚に知らせたい場合、大型商談の獲得通知が役立ちます。大規模な商談が発生したときに、社長にすぐに通知する必要があるかもしれません。Zoho CRMのすべての/選択したユーザーやZoho CRMに登録していない同僚にも、大型商談についてメールで通知できます。Zoho CRMの大型商談通知は、初期設定で用意してあります。修正してお使いください。

大型商談の通知を設定するには

  1. 設定>設定 > 自動化 >ワークフローのルールをクリックしてください。
  2. ワークフローのルールページで、ルールの一覧から商談を選択してください。
  3. ルールの一覧から大型商談のルールをクリックしてください。
  4. ルールの詳細ページの条件の初期設定は 商談額 >= 1000&確度 = 100」です。
  5. 編集をクリックして、ルールの詳細を変更してください。
  6. 処理 > すぐに実行する処理関連する通知でタスクと項目の更新が表示されます。
    必要に応じて変更できます。
  7. 保存をクリックしてください。

営業ステージの選択リストの設定

選択リストを追加/変更するには

  1. 設定 > カスタマイズ > 項目 > 商談をクリックしてください。
  2. 商談の項目の一覧から、該当のステージ項目の編集リンクをクリックしてください。
  3. 既存の詳細を編集し、保存をクリックしてください。

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