CRMヘルプ

Windows用Zoho CRMプラグインの設定

連絡先、タスク、カレンダーの予定を同期させる前に、基本設定を行う必要があります。

Zoho CRMプラグインへのサインイン

Zoho CRMの認証情報によるサインイン

はじめに、CRMの認証情報を使用してCRMのプラグインにサインインする必要があります。Google Apps、Google、Yahoo、Facebookの認証情報を使用してサインインすることもできます(この場合、使用する認証情報は異なります)。 参照:他のサービスの認証情報によるサインイン

メモ

  • Microsoft OutlookにZoho CRMでサインインできない場合、認証トークンの制限(10トークン)を超えている可能性があります。www.accounts.zoho.com にサインインし、以下の手順にしたがって有効な認証トークンを削除した上で、Microsoft Outlook用のCRMプラグインにサインインしてください。
    • ホームのタブで、有効な認証トークンをクリックしてください。
    • 有効な認証トークンのページで、対象の認証トークンに対応する削除をクリックしてください。

Zoho CRMプラグインにサインインするには

  1. Microsoft Outlookで、Zoho CRM>サインインをクリックしてください。
  2. サインインのページで、Zoho アカウントのメールアドレス/ユーザー名パスワードを入力してください。
  3. 次回から、自動的にZoho CRMにサインインしたい場合、サインイン情報を保持するようにチェックしてください。
  4. サインインをクリックしてください。サインインすると、Zoho CRMのプラグインが有効になります。

2段階認証が有効な場合のZoho CRMプラグインへのサインイン

2段階認証は、Zohoのアカウント保護のため携帯電話で行える追加のセキュリティ対策です。2段階認証を有効にしている場合、アプリケーション固有のパスワードを設定します。MS OutlookオプションにZoho CRMでサインインするパスワードの設定

2段階認証が有効な場合、Zoho CRMにサインインするには

  1. https://accounts.zoho.comにアクセスしてください。
  2. 2段階認証リンクをクリックしてください。
  3. 2段階認証ページで、 アプリケーション専用のパスワードの管理をクリックしてください。
  4. アプリケーション専用のパスワードの入力ページで、以下の操作を行ってください。
    • テキスト欄に端末のアプリ名を入力してください。
    • Zohoのサインイン時に使用している現在のパスワードを入力してください。
    • 作成をクリックしてください。ランダムなパスワードが作成されます。
      Microsoft OutlookのZoho CRMプラグインでサインインする際に、作成したパスワードをメールアドレスとあわせて使用できます。

Google Apps、Google、Yahoo、Facebookの認証情報によるサインイン

Zoho CRMにGoogle、Google Apps、Yahoo、Facebookのアカウントでサインインしているユーザーは、Microsoft Outlook用に異なる認証情報を利用しなくてもMicrosoft Outlook用プラグインを使用できます。同じメールアドレスを使用できますが、Microsoft OutlookオプションのZoho CRMプラグイン用の新しいパスワードを作成する必要があります。

Google Apps、Google、Yahoo、FacebookでZoho CRMにサインインしている場合でZoho CRMプラグインでサインインするには

  1. https://crm.zoho.comにアクセスしてください。
  2. サインインのページで、 パスワードを 忘れた場合のリンクをクリックしてください。
  3. パスワードの再設定ページで、Zoho CRMのサインイン時に利用しているGoogle Apps、Google、Yahoo、Facebookで登録したメールアドレスを入力してください。
  4. 認証用の画像の文字を入力し、申請をクリックしてください。
    パスワードをリセットするリンクが記載されたメールが、入力したメールアドレスに送信されます。
  5. パスワードをリセットし、再設定したパスワードを、Google Apps、Google、Yahoo、Facebookに登録したメールアドレスと一緒にZoho CRMへのサインインに使用してください。

メモ

  • CRMのプラグインを表示できない場合は、以下を確認してください::
    (ご利用中のMS Outlookに応じて以下の機能が作動します)
  • MS Outlookで、ヘルプ>使用できないアイテムを開いてください。一覧にZoho CRMが表示されていないことを確認してください。
    もし一覧に表示されている場合、選択して有効にするをクリックしてください。次の操作手順は、お使いのMS Outlookのバージョンにより異なる場合があります。
  • MS Outlookで ツール>トラストセンター>アドインをクリックしてください。一覧から無効なアイテムを選択し、 実行をクリックしてください。
    Zoho CRMが無効なアイテムに表示されていた場合には、 有効にしてください。

連絡先、タスク、カレンダーのカテゴリーとフォルダーの設定

連絡先、タスク、カレンダー(予定)の同期を設定する際、データの同期に利用するカテゴリーとフォルダーを選択できます。 参照:データのZohoのカテゴリーへの分類

連絡先のカテゴリーとフォルダーを設定するには

  1. Microsoft Outlookで、Zoho CRM>設定をクリックしてください。
  2. 設定で、カテゴリーの設定のタブをクリックしてください。
  3. 連絡先のフォルダーから項目を選択してください。
    ここで選択された項目のみ、Zoho CRMと同期されます。
  4. カテゴリーの選択で、同期したいデータのカテゴリーを選択してください。
    初期設定では、Zohoのカテゴリーに含まれるデータのみを同期するよう選択されています。Zohoのチェックボックスを外すことはできません。
  5. Outlookの連絡先の変更をCRMに自動的に同期するように選択してください。
    これを選択すると、CRMにMicrosoft Outlookからの連絡先が自動的に同期されます。
  6. Outlookと同期するCRMの連絡先の種類を選択する欄で、必要に応じて以下のいずれかを選択してください。
    • すべての連絡先 - 役職の階層に応じて自分と自分の部下が担当者の連絡先と、データの共有ルールとテリトリーにより共有された連絡先が該当します。(すなわち、 CRMでのるすべての連絡先です)
    • 自分が担当している連絡先 - 自分が担当者の連絡先が該当します(すなわち、CRMでの自分の連絡先です)
    タスクと予定にも同様に適用されます。
  7. 保存をクリックしてください。

メモ

  • タスクとカレンダーのカテゴリーを設定するには、タスクまたはカレンダーのタブで設定を選択してください。連絡先の手順を参照し、タスクとカレンダーに適用する内容を選択してください。

メールの設定

メールのタブで、送信メールとプラグインのメールの追加に関する設定が行えます。

送信メールの設定 - 送信メールを自動的にCRMの連絡先に追加するかどうかを設定できます。

メールの追加の設定 - 受信者のメールアドレスに該当する連絡先か見込み客があるかどうかを検索し、一致するデータに関連付けられます。CRMに登録されているデータと受信者のメールアドレスが一致しない場合、自動的にデータが作成されそのデータにメールが関連付けられます。CRMの連絡先か見込み客にメールを関連付けるかどうかを設定できます。

メールの設定を行うには

  1. Microsoft Outlookで、Zoho CRM>設定をクリックしてください。
  2. 設定で、カテゴリーの設定タブをクリックしてください。
  3. 送信メールについては、以下の操作を行ってください:
    • 送信済みフォルダーを選択してください。
    • 必要に応じて、CRMに送信メールを自動で追加するように選択してください。
  4. 必要に応じて、メールの設定で以下のチェックボックスを選択してください。
    • 宛先のメールアドレスを連絡先から検索し、一致した連絡先にメールを関連付ける。
    • 宛先のメールアドレスを見込み客から検索し、一致した見込み客にメールを関連付ける。
      見込み客/連絡先と一致しない場合については、一覧から連絡先から見込み客を選択し、新しいデータを作成するように設定してください。

  5. 保存をクリックしてください。

整合性の確認の設定

同期中にデータの不一致がある場合の処理方法を設定できます。データの不一致がある場合、選択した内容に応じてデータが更新されます。新しいデータを追加したときにこの内容は適用されないことに注意してください。

不一致の解消方法を設定するには

  1. Microsoft Outlookで、Zoho CRM>設定をクリックしてください。
  2. 設定で、不一致の解消のタブをクリックしてください。
  3. 不一致の解消の欄で以下を選択してください:
    • 自分で判断する - 追加したい情報を手動で選択できます。
    • Outlook優先 -Microsoft Outlookの値で、Zoho CRMの値を上書きします。
    • Zoho優先 - Zoho CRMの値でMicrosoft Outlookの値を上書きします。

  4. 適用> OKをクリックしてください

メモ

  • 連絡先の重複は、連絡先のメールアドレスによって確認されます。メールアドレスがない場合、で重複の確認が行われます。
  • タスクの重複は、件名終了日で確認されます。
  • 予定の重複は、件名開始日時予定日時で確認されます。

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