CRMヘルプ

Microsoft Outlook用プラグイン

Microsoft Outlook用プラグインを利用すると、以下が可能です:

  • Zohoのカテゴリーへのデータの追加
  • Zohoのカテゴリーからのデータの削除
  • Microsoft OutlookからCRMへの連絡先、タスク、カレンダーの自動同期
  • MS OutlookからCRMへの連絡先、タスク、カレンダーのエクスポート
  • Zoho CRMの見込み客、連絡先、商談へのメールの追加
  • メールをZoho CRMの問い合わせとして追加できます。

データの分類

Microsoft Outlookの連絡先、タスク、カレンダーの予定をカテゴリーごとに分類できます。データをカテゴリーに関連付けると、カテゴリーごとにデータを並べ替えられます。CRMのプラグインを使用すると、Zohoというカテゴリーが追加されます。CRMとデータの同期を行っている間、このカテゴリーを使用できます。 参照:プラグインの設定

Zoho カテゴリーにデータを登録するには

  1. 連絡先タスクカレンダーの予定を選択してください。
    データは、フォルダーの設定で選択したフォルダーから選択する必要がありますのでご注意ください。 同期の設定を参照してください。
  2. ホーム>カテゴリーをクリックしてください。
  3. カテゴリーの一覧から、Zohoを選択してください。
    データがZoho カテゴリーに登録されます。
    同時に、チェックボックスのチェックを解除するとカテゴリーから削除できます。

連絡先、タスク、カレンダーの同期

一方向の同期を設定すると、連絡先、タスク、カレンダーの予定をMicrosoft OutlookからZoho CRMへ自動で追加できます。また逆も同様に可能です。Zoho CRMとMS Outlookの両方でデータの更新を行うような場合に、データの重複を避けることができます。データの同期は、手動か自動のどちらかで実行できます。

連絡先の同期 - 項目の関連付け

MS Outlook Zoho CRM CRMの項目の長さ
40
80
メール1 メールアドレス  
役職 職位 100
会社名 取引先名 200
部署 部署 50
会社電話番号 電話 50
自宅電話番号 電話番号(自宅) 30
電話番号(その他) 電話番号(その他) 30
Fax番号 Fax 30
携帯電話番号 携帯 30
アシスタント名 秘書 50
電話番号(アシスタント) 電話番号(秘書) 30
マネージャー名 報告先 50
番地(勤務先) 町名・番地(送付先) 250
市区町村(勤務先) 市区町村(送付先) 30
都道府県(勤務先) 都道府県(送付先) 30
郵便番号(勤務先) 郵便番号(送付先) 30
国(勤務先) 国(送付先) 30
番地(その他) 町名・番地(その他) 250
市区町村(その他) 市区町村(その他) 30
21.都道府県(その他) 都道府県(その他) 30
郵便番号(その他) 郵便番号(その他) 30
国(その他) 国(その他) 30
詳細 詳細 32,000
誕生日 誕生日 -

メモ

  • 連絡先の重複は、連絡先のメールアドレスによって確認されます。メールアドレスがない場合、で重複の確認が行われます。

タスクの同期 - 項目の関連付け

MS Outlook Zoho CRM Zoho CRMの項目の長さ
件名 件名 255
期限 期限 -
開始日 - -
優先度 優先度 -
ステータス ステータス -
詳細 詳細 32,000

メモ

  • タスクの重複は、件名終了日で確認されます。

カレンダーの同期 - 項目の関連付け

MS Outlook Zoho CRM Zoho CRMの項目の長さ
件名 件名 255
開始日時 開始日時 -
終了日時 終了日時 -
場所 開催場所 255
詳細 詳細 32,000
参加者 参加者 -

メモ

  • 予定の重複は、件名開始日時予定日時で確認されます。

予定の参加者の同期

Microsoft OutlookからCRMへ予定を同期する際、予定の参加者も自動的にCRMに登録されます。このように、同期した予定の参加者は、内容に応じて連絡先、見込み客、CRMのユーザーとして予定に関連付けられます。参加者がCRMに登録されていない場合、参加者の欄にはメールアドレスが表示されます。

同様に、CRMからMicrosoft Outlookに予定を同期する際、予定の参加者は自動的にOutlookに登録されます。

Microsoft OutlookからCRMに同期したデータのメールアドレスが重複している場合、以下の優先順位に応じて処理されます。

  • 連絡先
  • 見込み客
  • Zoho CRMのユーザー

参加者のメールアドレスがCRMの連絡先と見込み客の両方に登録されている場合、参加者は連絡先に関連付けられ、見込み客には関連付けられません。これは、連絡先のほうが優先度が高いためです。

CRMに同じメールアドレスが登録されている2つの連絡先を見つけた場合、最初にCRMで作成された連絡先が予定と関連付けられます。

メモ

  • Outlookとの同期の際に予定が作成された場合、予定の招待メールはCRMの参加者には自動的に送信されません。これは、Microsoft Outlookで予定を作成した際に、招待メールに関する判断が行われているためです。このため、CRMで同期後に、作成した予定の招待メールの送信に関するメッセージは表示されません。CRMからOutlookに同期した予定にも同じ内容が適用されます。
  • 必要に応じて、CRMとMicrosoft Outlookの予定を編集し、予定の参加者に招待のメールを送ることができます。

自動での同期を有効にするには

  1. Microsoft Outlookで、Zoho CRM>設定をクリックしてください。
  2. 設定で、連絡先/タスク/カレンダーのタブをクリックしてください。
  3. Outlookの連絡先/タスク/予定の変更をCRMに自動的に同期するように選択してください。
  4. 保存をクリックしてください。
    自動での同期を有効にする前に追加されたデータの変更については、手動で同期する必要があります。

連絡先、タスク、カレンダーの予定を手動で同期するには

  1. Microsoft OutlookからZoho CRMでサインインしてください。
  2. Zoho CRMのプラグインから、 連絡先/タスク/カレンダーの同期をクリックしてください。
    同期が自動的に開始します。同期の設定に応じて、データが取得されます。

メモ

  • 変更の詳細を確認できます。
  • 連絡先/タスク/カレンダーの同期の詳細は、3つのカテゴリーに分類されて表示されます - (追加更新削除)
  • 連絡先、タスク、予定を同期している間、前回同期されなかったデータは自動的に確認され、情報列で前回の同期で無視されたデータとして表示されます。

    これにより、前回同期されなかったデータを簡単に確認できます。今回の同期の際にそれらのデータを追加したい場合はデータを選択し同期を行ってください。
  • 権限とデータの共有ルールにより、Outlookで同期されたデータを編集できるユーザーは異なります。
    • 権限がない場合、ユーザーがデータを変更しようとすると、権限がありませんといった内容が表示されます。
    • ユーザーが、データの共有ルールに基づいてデータを変更しようとした場合、データの共有ルールに設定されたアクセスの種類に応じて、変更内容が反映されます。これは、ユーザーがデータのアクセスに必要な権限を持っていなくても可能です。例えば、データのアクセスの種類表示のみで設定されている場合、 ユーザーがデータを編集できる権限を持っていても、データの変更はできません。

メールの問い合わせとしての追加

顧客からのメールを、Microsoft OutlookからZoho CRMの問い合わせとして追加できます。メールを追加する前に、CRMに該当のメールに対応する連絡先が登録されているかどうかを確認してください。

CRMにメールを追加するには

  1. 受信トレイを選択するか、CRMに追加するメールを含むフォルダーを選択してください。
  2. 受信トレイか該当のフォルダーから、顧客のメールを選択してください。
  3. Zoho CRMのプラグインから、問い合わせの追加をクリックしてください。
  4. 問い合わせの追加の画面で、一覧からステータスを選択してください。
  5. メールに添付したい場合、添付を選択してください。
    • 条件に応じたデータが検索され、該当のデータにメールが追加されます。

  6. 追加をクリックしてください。
    メールがZoho CRMの問い合わせとして追加されます。

メモ

  • メールは、選択した連絡先に関してのみ問い合わせとして追加できます。
  • 連絡先に追加する際、ステータスを選択し追加をクリックすると、新しいデータが作成され、CRMに以下の値が追加されます。
    MS Outlookでの内容 Zoho CRMでの内容
    メールアドレス メールアドレス
    連絡先名 連絡先名
    メールの件名 メールの件名
    メールの内容 問い合わせの詳細

Zoho CRMへのメールの追加

Microsoft Outlookで見込み客、連絡先、商談に関して受信したメールをCRMのデータに関連付けて登録することができます。メールを追加する前に、CRMに該当のメールに対応する連絡先が登録されているかどうかを確認してください。登録されていない場合、メールの設定に応じて、データが関連付けられます。CRMにメールを追加する方法は4つあります。

メールの追加

  • このオプションをクリックすると、メールの設定に基づき、選択した受信/送信メールが連絡先/見込み客に追加されます。

メールの検索と追加のオプション

  • データを検索し、一致するデータに受信/送信メールを追加できます。
  • この内容は、商談にメールを関連付ける際に役立ちます。
  • メールは、メールの設定に関連付けられていません。この内容はタブで選択できます。

送信メールの自動追加

  • MS Outlookからメールを送信すると、CRMに対応する連絡先に自動的に追加できます。
    • 送信フォルダーが利用可能な場合のみ、送信したメールがCRMに追加されます。参照:メールの設定
    • メールの宛先の連絡先は、連絡先の設定で設定したフォルダーやカテゴリーで表示されます。カテゴリーとフォルダーの設定を参照してください。
  • IMAPアカウントのユーザーの場合、MS Outlookの設定で「送信済みアイテムをこのコンピューターの送信済みアイテム フォルダーに保存する」が選択されていないと、メールは自動的にCRMのデータと関連付けられません。有効にするには:
    1. MS Outlookのアカウント設定を開いてください。
    2. 追加の設定>送信済みアイテムをクリックしてください。
    3. 送信済みアイテムをこのコンピューターの送信済みアイテム フォルダーに保存する」を選択してください。
    4. 「OK」をクリックしてください。

作成画面で送信と追加を使用してください。

  • 顧客にメールを作成し送信するたび、CRMにデータを追加できます。
  • この内容は、商談にメールを関連付ける際に役立ちます。

CRMにメールを追加するには(メールの追加)

  1. Zoho CRMに追加するメールが含まれているフォルダーを選択してください。
  2. フォルダーから顧客のメール を選択してください。
  3. Zoho CRMのプラグインから、メールの追加をクリックしてください。
    メールの設定に応じて、選択したメールがCRMの見込み客/連絡先に追加されます。

CRMにメールを追加するには(メールの検索と追加)

  1. Zoho CRMに追加するメールが含まれているフォルダーを選択してください。
  2. フォルダーから顧客のメール を選択してください。
  3. Zoho CRMのプラグインから、メールの検索と追加をクリックしてください。
  4. メールの追加の画面で、一覧からタブ(見込み客、連絡先、商談)を選択してください。
    商談を選択すると、他の項目が利用可能になります。
    検索するデータのメールアドレスか商談名を選択する必要があります。メールアドレスを選択すると、メールアドレスが一致する連絡先が検索され、一覧で表示されます。
  5. 添付ファイルも一緒に追加する場合は、チェックボックスで添付ファイルを選択してください。以下の操作も可能です:
    • データの検索検索語に一致するデータの一覧が表示されます。
  6. 追加をクリックしてください。
    選択した見込み客/連絡先/商談にメールが追加されます。

メモ

  • 見込み客か連絡先に追加する際、ステータスを選択し追加をクリックすると、新しいデータが作成され、CRMに以下の値が追加されます。
    • MS OutlookのメールアドレスがZoho CRMのメールアドレスになります。
    • メールの連絡先名は、連絡先名または見込み客名になります。

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