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レポートの作成

複数のタブのデータを関連付けてレポートを作成できます。例えば、取引先と連絡先のデータを表示するレポート、取引先と商談と見積書のデータを表示するレポートなどです。

レポートの種類

  • 表形式レポート:データをグループ化したり集計したりせず、シンプルにデータを表示します。連絡先のメールアドレスの一覧や、営業担当者のデータを一覧表示する場合に適しています。
  • 要約レポート:データをグループ化し、集計して表示します。小計の算出などが必要なレポートに適しています。
  • マトリクスレポート:横軸、縦軸にデータを要約して表示します(クロス集計)。

レポートの作成

レポートをカスタマイズすることもできます。次の手順でカスタマイズできます:

  • レポートの対象のタブ&関連するタブの選択
  • レポートの種類(表形式、要約、マトリクスのいずれか)の選択
  • 表示する項目の選択
  • グループ化の設定
  • データの集計方法の選択
  • 抽出条件の設定
  • レポートのフォルダーへの保存

利用可能なプラン

必要な権限:「レポート&ダッシュボード」の権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

メモ

  • レポートのホームページのカスタマイズのリンクから、必要に応じて標準レポートをカスタマイズできます。一度カスタマイズして保存すると、元のレポートには戻せません。

パート1:レポートの対象のタブと関連するタブを選択するには

  1. レポートタブをクリックしてください。
  2. レポート ホームページで、新しいレポートの作成ボタンをクリックしてください。
  3. レポートの作成ページで、次の操作を行ってください:
    • 対象のタブを選択してください。
    • 関連するタブ一覧からレポートの対象のタブを選択してください。
      関連するタブの項目をレポートに追加したり、条件の設定や小計の表示に利用することもできます。
  4. 続けるをクリックしてください。

パート2:レポートの種類を選択するには

  1. レポートの作成ページで、次の中からレポートの種類を選択してください。
    • 表形式レポート
    • 要約レポート
    • マトリクスレポート

メモ

  • 要約レポートを選択すると、グループ化のタブも利用できます。
  • 作成中に、レポートを実行、また、保存できます。
  • 実行ボタンをクリックすると、保存に関連するメッセージが表示されます。レポートが一時的に作成され、レポートのプレビューが表示されます。
  • 保存ボタンをクリックすると、指定したフォルダーにレポートが保存されます。

パート3:表示する項目を選択するには

  1. レポートの作成ページで、項目選択タブをクリックしてください。
  2. 次の操作を行ってください:
    • 選択可能な項目 の一覧から項目を選択してください。
    • 追加ボタンをクリックしてください。
    • 選択した項目が、選択した項目 の一覧に表示されます。
    • 表示順を並び変えるには、を使ってください。
    • 削除したい項目は、選択してをクリックしてください。
  3. 保存をクリックしてください。
    表示された画面で、レポート名詳細情報レポートのフォルダーを設定してください。
  4. 実行をクリックしてレポートを保存して、実行してください。
  5. レポートの列の選択後、要約レポートを使用している場合はグループ化のタブをクリックし、それ以外は集計のタブをクリックしてください(パート5参照)。

パート4:グループ化するには

メモ

  • のタブでは、選択したタブに関する列名のみ表示されます。
  • レポートの作成ページでグループ化のタブをクリックしてください。
    このタブはレポートの種類タブで要約レポートを選択したときのみ利用できます。
  • グループ化のタブでは、選択した項目をもとにグループ化できます。
  • 一覧から項目を選択してください。
  • 昇順または、降順を選択してください。

パート5:データを集計するには

  1. レポートの作成ページで、データの集計のタブをクリックしてください。
  2. 集計方法(合計平均最小値最大値)を選択してください。

パート6:フィルターの設定をするには

  1. レポートの作成ページで、フィルターのタブをクリックしてください。
  2. フィルターの欄で、フィルターを設定してください。
  3. カスタマイズが完了したら、次の操作を行ってください:
    • 実行をクリックして、レポートのプレビューを確認してください。
    • 保存をクリックしてください。
    • キャンセルをクリックしてください。

メモ

  • 作成者更新者もフィルターに使用することができます。

パート7:レポートをフォルダーに保存するには

  1. レポートの作成ページで、 実行または 保存をクリックしてください。
    保存しないと実行できませんのでご注意ください。
  2. レポートの保存の画面で、次の操作を行ってください:
    • レポート名を入力してください。
    • 詳細情報を入力してください。
    • レポートを保存するには、レポートのフォルダーを選択してください。
  3. 保存をクリックしてください。

条件パターンの編集

かつ / またはといった文字を用いて詳細な条件を設定できます。

利用可能なプラン

必要な権限:「レポート&ダッシュボード」の権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

メモ

  • 1件のレポートに設定できる条件は、最大25件です。

条件のパターンを編集するには

  1. レポートのタブをクリックしてください。
  2. レポートの一覧から、条件のパターンを編集したいレポートのカスタマイズのリンクをクリックしてください。
  3. レポートの作成ページで、フィルターのタブをクリックしてください。
  4. 条件の内容を確認して、パターンの変更のリンクをクリックしてください。
  5. パターンの編集画面で、条件を修正して保存のリンクをクリックしてください。
  6. 修正したレポートを保存してください。


以下の条件をもとに商談のデータを抽出するレポートを作成したいとします。:
ステージが「受注」、かつ、商談の担当者が「宮崎太郎」または「宮崎花子」、かつ、総額が100万円以上、かつ、見込み客の獲得経路が「電話」または「Webフォーム」の商談。

条件を設定すれば、この条件に当てはまるデータを簡単に抽出できます:


条件のパターンは、次のように自動で設定されます:


条件のパターンを変更したい場合、次のように編集できます:
条件のパターンの編集欄では、次の文字を使用できます:
  • 丸括弧:( )
  • かつ / または演算子
  • 条件の行番号

重要なお知らせ

  • 条件のパターンが編集されている時、条件の設定の欄で条件を追加したり削除したりすることはできません。
  • 括弧を使用しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例えば、1 または 2 かつ 3と条件を設定した場合、((1 または 2)かつ 3)と同じように処理されます。
  • 条件の欄の、かつまたはの内容を変更すると、変更内容が編集欄に反映されます。
  • パターンの欄の、かつまたはの内容を変更すると、変更内容が条件の欄に反映されます。
  • 1 かつ 2と設定して保存すると、パターンの編集欄では、(1 かつ 2)と表示されます。(1 かつ 2)または 3と設定した場合、((1 かつ 2)または 3)と表示されます。
  • たくさんの列を追加した後、1件ずつ削除したい場合、不要な括弧がパターンに表示されることがあります。例えば、条件を4つ追加した後に、3つ目の条件を削除した3場合、条件のパターンは、((((1 かつ 2))) または 3)となります。最初の行を削除すると、((((1)))または 2)となります。ただ、条件を保存すると、(1 または 2)と変更されます。
  • 次のような記載は無効なため利用できません: ()(かつ)(または)
  • 括弧が一致しない場合は、無効となります。
  • 条件の行の番号とパターンの番号が一致せず、パターン中に番号の漏れがあった場合、エラーメッセージが表示されます。
  • 条件パターンの編集中は、レポートの「保存」と「キャンセル」ボタンは非表示になります。
  • 最後の括弧が欠けている場合、条件のパターンを編集する時と表示する時で差異が発生します。
    編集時の条件のパターン 表示時の条件のパターン
    (1 かつ 2)または(3 かつ 4) ((1 かつ 2)または(3 かつ 4))
    1 かつ 2 かつ 3 かつ 4 (1 かつ 2 かつ 3 かつ 4)
    (1 または 2)かつ(3 または 4) ((1 または 2)かつ(3 または 4))

条件での「最新の活動日時」の利用

データに関する変更があった時間、例えばメモの追加、タスクの完了、メールの送信、項目の編集などを行った時間は、最新の活動日時に表示されます。この項目をレポートの条件として使用できます。一定期間動きのなかったデータや、最近対応したばかりのデータを省きたいときなどに便利です。

メモ

  • 見込み客、取引先、連絡先、商談タブのデータでのみ、利用できます。
  • これらのタブを、メインのタブまたは関連するタブとして選択する必要があります。
  • 最新の利用日時の条件が、データに関するすべての更新を含むのに対して、最後の更新日時は項目のデータの更新のみを含み、メモタスクメール欄に関する変更は含みません。
  • この条件はすべての種類のレポートで利用できます。

利用可能なプラン

必要な権限:「レポート&ダッシュボード」の権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

以下の活動と更新情報が最新の活動日時として記録されます:

    • データの項目の編集
    • 活動の追加と更新(例:タスク、予定、電話)
    • 見込み客/連絡先へのメール送信
    • メモの追加と編集
    • 取引先の商談&連絡先の追加
    • データの担当者の変更
    • データの追加と削除
      (親データに関連付けられたデータの削除は除きます)
    • タスクの完了
      (終了日時の後に自動で完了した予定は除きます)
    • データの削除と復元(個別または一括)
    • 一括操作(一括更新、一括移行など)
      (一括削除は除きます)

以下の活動と更新情報は最新の活動日時として記録されません:

  • 取引先に関連付けられていない連絡先または商談の編集。
  • データの関連リストの削除。

レポートのフォルダーの作成

初期設定では、各レポートはデータの種類ごとに保存されています。個人用のフォルダーと、他のユーザーにも公開するフォルダーを使い分けることができます。

レポートのフォルダーを作成するには

  1. レポートのタブをクリックしてください。
  2. レポートのホームページで、新しいレポートフォルダーの作成をクリックしてください。
  3. レポートのフォルダーの作成ページで、次の操作を行ってください:
    • フォルダー名を入力してください。
    • フォルダーの詳細情報を入力してください。
    • アクセス権限の詳細を選択してください。
      • すべてのユーザーがこのレポートフォルダーを表示可能すべてのユーザーにフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
      • 自分のみこのレポートフォルダーを表示可能自分のみにフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
      • 次のユーザーのみこのメールテンプレートフォルダーを表示可能指定したユーザーのみにフォルダーへのアクセスを許可する場合に選択します。
  • 保存をクリックしてください。

レポートの表示

レポートタブの標準レポートにアクセスするには、フォルダー内の対象のレポート名をクリックしてください。(例:取引先および連絡先レポート内の連絡先メールアドレスの一覧をクリック)

レポートを表示するには:

  1. レポートのタブをクリックしてください。
  2. レポートのホームページで、必要なフォルダーをクリックしてください。
  3. 該当のフォルダー内のレポートの一覧が表示されます。対象のレポートをクリックしてください。
  4. レポート名、詳細情報などを変更するには、編集のリンクをクリックしてください。
  5. レポートをカスタマイズする場合は、カスタマイズのリンクをクリックしてください。
  6. レポートのページでは、次の操作が可能です:
    • エクスポート:レポートのデータをXLS、PDF、CSV形式でエクスポートできます。
    • 名前をつけて保存:別の名前でレポートを保存することができます。あるレポートをもとにカスタマイズをした時などに、別の名前で保存しておくと後から参照するのに便利です。
    • カスタマイズ:レポートの種類、表示する項目、グループ、フィルターなどをカスタマイズできます。
    • 再読み込み:データを更新し、最新のデータを表示します。
    • 詳細を隠す /詳細を表示:データの詳細を表示したくない場合は、詳細を隠すをクリックし、データの詳細を参照したい場合は、詳細を表示をクリックしてください。
    • 表/グラフの作成:グラフ(棒グラフ、円グラフなど)を作成して視覚的にレポートを確認できます。
  7. フィルターの適用をクリックして、表示するデータの期間を絞り込むこともできます:
    • 項目の一覧から、登録日または更新日のいずれかを選択してください。
    • 期間を選択してください。(例:翌四半期
      開始および終了の日付が自動的に表示されます。
    • 開始日終了日を「mm/dd/yyyy」の形式で入力するか、カレンダーをクリックして日付を指定してください。

メモ

  • 各ページに最大2,000件までのデータを表示できます。さらに次の2,000件を表示するには、矢印アイコンをクリックしてください。
  • 1度のエクスポートで、ページごとに2,000件のデータをエクスポートできます。
  • FQは会計四半期(Financial Quarter)を、FYは会計年度(Financial Year)を意味しています。

レポートの削除

不要なレポートを削除できます。削除できるレポートは、自分で作成したレポートのみです。また、自分がレポート&ダッシュボードの管理権限を持っていることが必要です。

レポートを削除するには

  1. レポートのタブをクリックしてください。
  2. レポートのページで、削除したいレポートの削除リンクをクリックしてください。

標準レポートの編集

レポート&ダッシュボードの管理権限を持っている場合、標準レポートを編集できます。

レポートを編集するには

  1. レポートのタブをクリックしてください。
  2. レポートのページで、編集したいレポートの編集のリンクをクリックしてください。

よくある質問

1.選択したユーザーのみがレポートを利用できるように制限できますか?

2.レポートの項目の一部が見られないのはなぜですか?

3.自分の定期レポートを作成して、定期的に送信できますか?

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