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グループの作成

グループの作成

異なる種類のグループを作成し、グループに含まれるユーザー同士データを共有できます。

グループを作成するには

  1. 設定> 設定 > ユーザーと管理 >グループをクリックしてください。
  2. グループの欄で、新しいグループを作成をクリックしてください。
  3. 新しい グループのページで、次の内容を設定してください。
    • グループの詳細の欄で、グループ名詳細を入力してください。
    • グループのメンバーの欄で、グループのメンバーを選択してください。新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、他のグループを選択できます。
  4. 保存をクリックしてください。

ユーザーをグループに割り当て

新しいグループを作成後、グループにメンバーを割り当てられます。上述の通り、グループメンバーはユーザー、役職、役職と部下、他のグループから選択できます。グループのメンバーを割り当てた後、データの共有ルールを適用して、ユーザー間でCRMのデータを共有できます。

メモ

  • ユーザーは複数のグループに所属できます。権限と共有ルールに応じてデータにアクセスできます。

ユーザーをグループと関連付けるには

  1. 設定> 設定 > ユーザーと管理 >グループをクリックしてください。
  2. グループの欄でユーザーを割り当てたいグループを選択してください。
  3. グループの詳細ページで、編集をクリックしてください。
  4. グループのメンバーでユーザーを選択してください。
    新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、他のグループを選択できます。
  5. 保存をクリックしてください。

グループの編集

グループの作成後、必要に応じてグループ名とグループのメンバーを変更できます。

グループを編集するには

  1. 設定> 設定 > ユーザーと管理 >グループをクリックしてください。
  2. グループの一覧ページで自分が追加したグループの一覧を表示できます。
  3. 公開グループの一覧のページで編集したいグループの編集ボタンをクリックしてください
  4. グループの編集のページで、次の操作を行ってください。
    • グループの詳細欄でグループ名詳細の項目を入力してください。
    • グループのメンバーの欄で、グループのメンバーを選択してください。
      新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、他のグループを変更できます。
  5. 保存をクリックしてください。

グループの削除

削除機能で、定期的に不要なグループを整理できます。削除の際、すべてのデータの共有ルールが自動的に実行され、更新&変更が行われます。再度実行する必要はありません。

グループを削除するには

  1. 設定> 設定 > ユーザーと管理 >グループをクリックしてください。
  2. グループのページで、グループ名の一覧が表示されます。
  3. 一覧から削除したいグループの削除のボタンをクリックしてください。

グループでのデータの共有

Zoho CRMでは、データには担当者が登録されています。しかし、ユーザーをグループ化し、各タブに共有のルールを設定すれば、他のユーザーにもデータへのアクセス権限を与えられます。共有ルールを設定後、グループのメンバーは、それぞれの権限設定に応じてCRMのタブのデータにアクセスできます。

例えば、Aさんに商談タブへのアクセス権限がなければ、グループのデータの共有設定で共有しても商談タブへはアクセスできません。

  • 担当者はデータに関するすべての操作ができます。
  • データの担当者をグループにすることはできません。しかし、グループとデータ共有のルールを設定すると、他のユーザーとデータを共有できます。
  • ユーザーはデータへのアクセス権限が必要です。
  • データの共有を適用するには、共有ルールを設定後に再度実行する必要があります。

グループにデータを共有するには

  1. 設定> 設定 > ユーザーと管理 >セキュリティ管理データの共有ルールをクリックしてください。
  2. データの共有ルールページで、各タブへの共有ルールを設定してください 参考: データの共有ルール
  3. 保存をクリックしてください。

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