CRMヘルプ

データの共有ルールの設定

初期設定では、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできるように設定されています。ただし、データの共有ルールを使用すると、他の役職やグループに所属するユーザーもアクセスできるように設定できます。データの共有ルールを設定すると、本来アクセスできない役職やグループのユーザーも、該当のデータに追加的にアクセスできるようになります。

主な機能

  • 初期設定では、すべてのタブで公開範囲は個人に設定されています。
  • 組織全体の権限が組織内公開(表示/編集/削除)として設定されている場合、すべてのメンバーがすべてのユーザーのデータにアクセス&更新できます。この場合は役職の階層と共有ルールは適用されません。
  • 組織全体の権限が表示のみとして設定されている場合、すべてのメンバーが他のユーザーのデータを表示できます。この場合、担当者以外のユーザーはデータを編集できません。
  • 組織全体の権限が個人に設定されている場合、役職の階層と共有ルールが適用されます。
  • 共有ルールを変更しても、組織全体の権限で許可されたアクセスを制限することはできません。全体の設定を拡張する形での設定のみが可能です。
  • インポートの履歴では、自分と自分の部下のデータがいつでも表示できます。
  • 自分が表示できるデータであれば、すべての添付ファイル、メモ、メール、競合のデータにアクセスできます。
  • 売上予測は常に個人でのみ表示可能なように設定されます。

標準のデータの共有範囲の管理

Zoho CRMのタブでは、ユーザーに以下の種類のアクセス範囲を設定できます。

  • 個人:データの担当者と、その上司だけがデータを表示できます。
  • 組織内共有(表示のみ):ユーザーは他のユーザーのデータを表示できますが、編集/削除はできません。
  • 組織内共有(表示/編集/削除):他のユーザーのデータも表示、編集、削除できます。

利用条件

必要な権限:「データ共有の権限の管理」権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

メモ

  • 初期設定では、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできるように設定されています。
  • 組織全体のデータ共有設定は、メモ、レポート、ダッシュボード、メールのタブには適用されません。

初期設定の権限を管理するには

  1. 設定> 設定 > ユーザーと管理 >セキュリティ管理データ共有の設定をクリックしてください。
  2. データ共有の設定ページで、すべての初期設定の権限を編集をクリックしてください。
  3. 組織の標準の権限の編集のページで、以下のタブへのアクセス権限を編集してください。
    • 個人
    • 組織内共有(表示のみ)
    • 組織内共有(表示/編集/削除)
  4. すべてのタブのアクセス権限を更新した後、保存をクリックしてください。

データの共有ルールの作成

この機能を利用すると、さまざまなタブで自分のデータを見る権限を付与したり制限したりするルールを作成できます。

利用条件

必要な権限:「データ共有の権限の管理」権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。

データの共有ルールを作成するには

  1. 設定> 設定 > ユーザーと管理 >セキュリティ管理データ共有の設定をクリックしてください。
  2. データ共有の設定のページで、該当のタブの新しい共有ルールをクリックしてください。
  3. 新しい共有ルールのページで、以下を設定してください:
    • データが誰から共有されるかを入力してください。
    • データが誰に共有されるかを入力してください。
    • アクセスの種類を一覧から選択してください。
    • 上位の役職のユーザーへのデータ共有を許可するには上位の役職に共有のチェックボックスにチェックを入れてください。
  4. 共有ルールの作成をクリックしてください。

上へ