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データの共有

共同作業は営業活動において重要です。他のメンバーとの共同作業や情報共有においては、営業データの共有が欠かせません。Zoho CRMでは、さまざまな方法でデータを共有できます。その1つとして、取引先連絡先商談などのデータをデータ単位で共有することが可能です。データ単位での共有は、既存の共有ルールを拡張する形で適用できます。

個々のデータを共有したり、一覧からデータを選択して一括で共有したりできます。データの共有には2つの方法があります:

  • ユーザーに対してデータを共有し、すべてのユーザーに同じアクセス権限を設定する方法。
  • ユーザーに対してデータを共有し、各ユーザーに異なるアクセス権限を設定する方法。

利用可能なプラン

必要な 権限:データ単位での共有の権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

データの共有

データ単位での共有は、取引先、連絡先、商談でのみ利用できます。データを共有するには、データ単位での共有の権限が、権限設定で有効になっていることが必要です。

データは、組織内の下位の役職の有効なユーザーに対して共有できます。共有されたデータにアクセスするには、権限設定で該当のタブへのアクセス権限を持っていることが必要です。

取引先を共有するには

  1. 取引先タブをクリックしてください。
  2. データの一覧から、共有するデータを選択してください。
  3. データの詳細ページで、その他の操作>共有をクリックしてください。
    一覧から複数のデータを選択して、その他の操作>共有をクリックする方法でも共有できます。
  4. 取引先 - 共有の画面で、次の手順にしたがってください:
    • 共有先 - データを共有したいユーザーを選択してください。
    • 取引先 - アクセス権限を表示のみ、または、表示&編集から選択してください。
    • 関連する連絡先 - 取引先に関連する連絡先へのアクセス権限を表示のみ、または、表示&編集から選択してください。
    • 関連する商談 - 取引先に関連する商談へのアクセス権限を表示のみ、または、表示&編集から選択してください。
    • さらにユーザーを追加して共有権限を設定するには、追加のアイコンをクリックしてください。
  5. 保存をクリックしてください。

連絡先を共有するには

  1. 連絡先タブをクリックしてください。
  2. データの一覧から、共有するデータを選択してください。
  3. データの詳細ページで、その他の操作>共有をクリックしてください。
    一覧から複数のデータを選択して、その他の操作>共有をクリックする方法でも共有できます。
  4. 連絡先 - 共有の画面で、次の手順にしたがってください:
    • 共有先 - データを共有したいユーザーを選択してください。
    • 連絡先 - アクセス権限を表示のみ、または、表示&編集から選択してください。
    • 関連する商談 - 取引先に関連する商談へのアクセス権限を表示のみ、または、表示&編集から選択してください。
    • さらにユーザーを追加して共有権限を設定するには、追加のアイコンをクリックしてください。
  5. 保存をクリックしてください。

商談を共有するには

  1. 商談タブをクリックしてください。
  2. データの一覧から、共有するデータを選択してください。
  3. データの詳細ページで、その他の操作>共有をクリックしてください。
    一覧から複数のデータを選択して、その他の操作>共有をクリックする方法でも共有できます。
  4. 商談 - 共有の画面で、次の手順にしたがってください:
    • 共有先 - データを共有したいユーザーを選択してください。
    • 商談 - アクセス権限を表示のみ、または、表示&編集から選択してください。
    • さらにユーザーを追加して共有権限を設定するには、追加のアイコンをクリックしてください。
  5. 保存をクリックしてください。

メモ

  • タブの初期設定の権限が、個人/組織内で共有(表示のみ)の場合のみ、データ単位での共有機能を利用できます。また、ユーザーが他のユーザーとデータを共有するには、共有の権限が設定で有効になっている必要があります。
  • アクセス権限を持っていないユーザーにもデータを共有できます。
  • データ(取引先/連絡先/商談)は、最大10人のユーザーに共有できます。
  • データの担当者、または、上位の役職のユーザー(データへのアクセス権限を持つユーザー)が、他のユーザーに自分のデータを共有できます。
  • データ(取引先、連絡先、商談)が他のユーザーと共有されている場合、関連する活動、メール、メモ、添付ファイルは、共有先のユーザーが必要な権限を持ち、データにアクセスするためのデータ共有ルールを設定されている場合のみアクセス可能です。
  • データが共有されているユーザーが、共有されているデータの担当者を変更することはできません。
    ただし、インポート時にデータを上書きする場合、データの担当者を変更することができます。
    この場合でも、データ単位での共有が取り消されることはありません。データは、共有されたユーザーがアクセス可能なままです。
  • ユーザーは、共有されたデータを削除することはできません。
  • データ共有のルール、テリトリーのルール、データ単位での共有の設定で矛盾が発生する場合、データ単位での共有は、すでにデータに対して設定されている権限を制限せず、拡張する形で適用されます。
    次の表は、データ共有のルールとデータ単位での共有の設定が矛盾した場合にデータに適用される内容をあらわしています。
    データの共有ルールの内容 データ単位での共有の内容 データへの最終的なアクセス権限
    表示のみ 表示&編集 表示&編集
    表示&編集 表示のみ 表示&編集
  • なお、自分が共有したデータ、および、自分に共有データにアクセスするための一覧が追加されます。す - 自分に共有された[データ]自分が共有した[データ]です。

共有の解除

ユーザーにデータを共有した後、必要に応じて共有を取り消すこともできます。取り消す処理を行うと、データ単位での共有機能で設定したアクセス権限は取り消されます。

データ単位での共有を取り消すには

  1. 取引先/連絡先/商談タブをクリックしてください。
  2. データの一覧から、ユーザーに共有するデータを選択してください。
  3. データの詳細ページで、その他の操作>共有をクリックしてください。
  4. [データ] - 共有の画面で、共有の 取り消しをクリックしてください。

データを共有するための権限を有効にするには

管理者はいつでも他のユーザーにデータを共有できます。管理者は、他の権限ユーザーに対して、権限設定で権限を有効にすることができます。

データを共有する権限を有効にするには

  1. 設定 > ユーザーと権限 > 権限設定をクリックしてください。
  2. 有効にする権限を選択してください。
  3. 該当するタブ(取引先、連絡先、商談)の共有のチェックボックスを選択してください。
  4. 保存をクリックしてください。

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