CRMヘルプ

Zoho CRMの組織設定

Zoho CRM 2016の設定ページでは、CRMの利用に必要な設定ができます。カスタマイズ、自動化、他サービスとの連携などの様々な設定を一カ所で行えます。

設定ページは大きく6つに分かれています。設定の各メニューを探すのに役立つ予測検索機能もついています。

設定ページにアクセスするには、Zoho CRMにサインインして、 設定アイコン) > 設定をクリックしてください。

予測検索

予測検索を利用すると、目的の設定ページにより少ない手間でたどりつけます。例えば、役職を追加したい場合、メニューをたどっていくと、設定 ページにアクセスして、 ユーザー管理>セキュリティ管理>役職をクリックするという流れになります。 予測検索では、検索欄に役職と入力すれば、直接役職の設定ページに移動できます。

以下、6つのカテゴリーでどのような設定ができるかを説明します。

一般設定

Zoho CRMアカウントで利用する個人と組織の情報を設定できます。

個人設定

「個人設定」ではユーザーごとの設定ができます。例えば、チームのメンバーが、複数の地域にいるとします。ユーザーがいる地域に応じたタイムゾーンを設定できます。同様に、署名もユーザーごとの設定が可能です。「個人設定」では、上記のような設定ができます。これらの設定内容は、設定したユーザーのアカウントでのみ反映されます。

  • 場所の情報:言語、国、時間の表示形式、タイムゾーンの設定ができます。
  • テリトリー:所属するテリトリーを設定できます。ユーザーごとに異なります。
  • 署名:ユーザー専用の署名を設定できます。顧客に送信するメールで使用できます。
  • 許可するIPアドレス:CRMをより安全に利用するため、アカウントにアクセス可能なIPアドレスを指定できます。許可するIPアドレスに登録されていないIPアドレスからのアカウントへのアクセスはできません。管理者権限を持つユーザーのみ許可するIPアドレスを設定することができます。管理者ではないユーザーの場合、設定されたIPアドレスがこの欄に表示されます。
  • 氏名の形式:CRMアカウント表示される氏名の形式を設定できます。見込み客、連絡先、仕入先、カスタムタブ、ユーザーのデータに適用されます。
  • テーマ:CRMで利用する色のテーマを変更できます。

組織情報

組織情報は、管理者権限を持つユーザーのみ設定できます。管理者でないユーザーは設定できません。

  • 組織情報:ロゴ、組織のメールアドレス、電話番号、Webサイト、所在地などの組織に関する基本情報を設定できます。
  • 会計年度:組織の会計年度が始まる月を設定できます。組織の売上予測を設定するのに必要です。
  • 営業時間:週の各曜日ごとの営業時間を設定できます。
  • 通貨:顧客に異なる通貨で販売することがある場合、複数の通貨を追加できます。複数通貨の機能は、エンタープライズプランのみで利用可能です。

メールの設定

POP3、または、IMAPを利用して組織のメールアドレスを設定できます。CRMで未設定のメールアドレスから顧客宛に送信したメールをCRMに取り込みたい場合、BCCメール取り込み機能が役立ちます。

  • POP3:POP3でメールアドレスを設定できます。この設定では、設定した端末にサーバーからメールをダウンロードします。このため、端末ごとに取得内容が異なる可能性があります。
  • IMAP連携:この設定では、POP3とは異なり複数の端末で同期が可能です(このため、より多く利用されるようになってきています)。
  • BCCメール取り込み:BCCメール取り込みは、Zoho CRM以外からの送信メールをZoho CRMに取り込むのに役立ちます。見込み客/連絡先へのメール作成時に、BCCの欄に専用のメールアドレスを入力するだけで利用できます。これにより、Zoho CRMでこれらのメールを取得でき、取得したメールは該当のデータの詳細ページのメールの関連リストで表示できます。

ゲーミフィケーション

ゲーミフィケーションで営業をより楽しくしましょう!コンテストを開催でき、営業チームのメンバーが良い仕事をした時にトロフィーやバッジを授与できます。ゲーミフィケーションは、営業活動にゲーム性を持たせてより楽しく活動を進められるようにするのに役立ちます。

ユーザー管理

組織階層に応じてユーザーに権限を設定でき、操作できる内容やアクセス権限を制御できます。役職、権限、テリトリーなどの単位でユーザーをグループ化でき、それぞれに対して権限を設定できます。管理者がこれらの権限を管理できます。管理者権限を持つユーザーは、アカウント内のすべてのデータにアクセスできます。

ユーザー

ユーザーの欄では、ユーザーの追加、ユーザーの有効化/無効化、グループの作成ができます。これらの操作は、管理者のみ行えます。

  • ユーザー:CRMで同じ組織のデータを利用するユーザーを追加できます。必要数分のユーザーのライセンスを購入した場合にのみ、ユーザーを追加できます。また、Zoho CRMの別の組織にまだ登録されていないユーザーのみ招待できます。
  • グループ:組織内のメンバーの職位や職務などに応じてグループを作成できます。グループ単位でCRMのデータを共有できます。
  • ユーザーの有効化:ユーザーを有効/無効にできます。ユーザーを無効にしてもユーザーのライセンスはキャンセルされません。

セキュリティ設定

  • 権限:タブ、項目、データへのアクセス権限や、操作権限(インポート、エクスポート、メールの送信、一括更新など)を設定することができます。ユーザーは、自分の権限で許可されているデータへのアクセスと操作が可能です。
  • 役職:役職:役職機能を使用すると、組織全体の階層とデータへのアクセス権限を設定できます。上位の階層のユーザーは、下位の階層のユーザーのすべてのデータにアクセスできます。たとえば、営業部長はすべての営業担当者のデータにアクセスできますが、営業担当者は自分のデータにしかアクセスできないように設定できます。
  • データ共有設定:初期設定では、データの担当者とその上位の役職者のみがデータにアクセスできるように設定されています。ただし、データ共有ルールを使用すると、他の役職やグループに所属するユーザーもアクセスできるように設定できます。データの共有ルールを設定すると、本来アクセスできない役職やグループのユーザーも、該当のデータに追加的にアクセスできるようになります。
  • 項目とリンクの権限:CRMの項目とリンクへのアクセス権限を設定できます。
  • 許可するIPアドレス:管理者は、ユーザーが自分のアカウントにアクセスする際に、サインインを許可するIPアドレスを設定できます。設定したIPアドレスからのみ、Zohoアカウントにアクセスできるように設定できます。他のIPアドレスからサインインしようとしても、該当のIPアドレスからのアクセスが拒否された旨のメッセージがユーザーに対して表示されます。
  • Zoho メールオプション:Zoho メールオプションを利用すると、顧客のデータとメールを連携させて利用できます。ユーザーと顧客とのメールのやりとりのデータを管理できます。また、管理者は、ユーザーを管理するために次の機能を利用できます。
    • 無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得
    • Zoho メールオプションの設定のロック
    • Zoho メールオプションの設定のロックの解除

テリトリー管理

テリトリー管理は、顧客や商談のデータを分類して共有するのに役立つ機能です。異なる部署や拠点間での顧客情報の共有を簡単にできます。必要な人に必要なデータを、柔軟に共有することが可能です。

  • テリトリー:テリトリーは、顧客の分類をあらわし、分類ごとに営業担当者を設定でき、データを共有する際に役立ちます。例えば、地域、業界、商品、ランクなどをもとにテリトリーを設定して顧客を分類できます。
  • テリトリーのルール:データをテリトリーに分類するためのするルールを設定できます。
  • テリトリーの設定:取引先を検索して、テリトリーを設定できます。テリトリーは、ルールに応じて設定できます。

カスタマイズ

Zoho CRMには、よく利用される項目があらかじめ設定されていますが、組織ごとのニーズにあわせてカスタマイズすることもできます。自社の業界や顧客の特徴に合わせたカスタマイズが可能です。表示するタブや項目、レイアウト、ボタンなどの設定が可能です。

タブ

タブでは、CRM内のデータを種類ごとに管理できます。例えば、見込み客、連絡先、取引先、商談、タスクなどがあります。標準で10以上のタブが用意されています。標準のタブをカスタマイズできる他、独自のタブ(カスタムタブ)を追加できます。

  • タブ:新しい項目やセクションの追加、タブのレイアウトの設定、タブの追加/編集などが可能です。
  • タブグループ:組織の部署ごとに異なるタブを利用できます。タブをグループ化して、必要なタブを見やすく表示できます。 例えば、営業、マーケティング、サポートなど、部署ごとに関連するタブをグループ化し、権限ごとにタブグループを共有することができます
  • Webタブ:Webタブは、任意のWebページ(社内イントラネット、Webアプリケーションなど)をZoho CRM内で開くことができる機能です。組織内のすべてのユーザーがWebタブを閲覧できます。Zoho クリエーターで作成したアプリケーションにZoho CRM内からアクセスすることも可能です。初期設定では、Webタブは管理者権限をもつユーザーのみに表示されます。ただし、その他のユーザーにもこの機能を有効に設定することができます。

メールのテンプレート

  • メールのテンプレート: 各タブで利用するメールのテンプレートを作成できます。
  • 各種書類のテンプレート: 各種書類テンプレートの機能を利用すると、見積書、発注書、受注書、請求書のレイアウトをカスタマイズできます。
  • 差し込み文書のテンプレート:差し込み文書は、送付状などの文書にデータを差し込んで、似たような内容の文書の作成の手間を削減する機能です。テンプレート内に専用の項目を配置することで、データを差し込めます。テンプレートを用いて、Zoho CRMのデータを差し込んだ文書を作成できます。

Zoho CRMの設定のコピー

複数の事業や拠点を持つ企業では、複数のCRMアカウントが必要な場合があります。ただ、基本的に必要な機能は共通しています。このような場合、それぞれのアカウントで一からカスタマイズすると、繰り返し同じ作業が発生してしまいます。「Zoho CRMの設定のコピー」機能を利用すると、この問題を解決できます。この機能を利用すると、CRMのアカウントの設定内容を、別のアカウントにコピーできます。

自動化

毎日の活動を自動化することで、時間と労力を節約できます。ワークフローのルールを作成すると、通知の送信、タスクの設定、項目の更新を自動化できます。また、Webフォームを使って取り込んだ見込み客、連絡先、お問い合わせに対し、自動で割り当てを行うルールやエスカレーションのルールを設定できます。その他、任意の内容で業務を自動化するカスタム関数を作成することもできます。

ワークフローによる業務の自動化

ワークフロー機能を利用すると、営業、マーケティング、顧客サポートなどの業務処理を自動化できます。具体的には、設定した条件を満たす操作を行ったときに、自動的にユーザーにタスクを割り当てる、通知を送信する、特定の項目の値を更新する等の処理ができます。ワークフローの自動化での設定内容は次のとおりです:

  • ワークフローのルール - 処理を実行する条件です。
  • ワークフローの通知 - ワークフローのルールに合致する時に送信する通知メールです。
  • ワークフローのタスク - ワークフローのルールに合致する時にユーザーに割り当てるタスクです。
  • 特定項目の更新 - ワークフローのルールに合致する時に指定した項目の値を自動で更新する処理です。
  • Web通知 - ワークフローの実行時に外部のサービスに通知/リクエストを送信できます。
  • カスタム関数 - 任意の処理をスクリプトで記述でき、他のサービスやアプリケーションとデータをやりとりしたり、CRM内のデータを更新したりできます。

割り当てルール

割り当てルールを利用すると、Zoho CRMのユーザーにデータを自動で割り当てられます。割り当てルールは、見込み客、連絡先、問い合わせ、カスタムタブのデータに対し、インポート、または、Webフォームからの取り込み時のみに適用されます。データの割り当て方法は、あらかじめ設定した条件に応じた方式か、ラウンドロビン(順番で割り当て)方式かを選択できます。

問い合わせのエスカレーションのルール

問い合わせへの対応が漏れていたり遅れていたりすることはよくあります。問い合わせのエスカレーション機能を利用すると、そのような場合に上位の役職のユーザーに対して通知できます。条件を設定しておくと、設定した内容に応じて問い合わせの状況が通知されます。

承認プロセス

日々の活動を進める上で、上司の承認を必要とする機会はよくあります。例えば、営業担当者が顧客に商品の割引を提案する際には、その前に上司の許可が必要だったりするでしょう。マーケティング担当者がキャンペーンを計画する際に、マーケティング部長の承認と会計部長の承認が必要だったりするかもしれません。

承認事項が多くなると、承認状況の確認も煩雑になってきます。Zoho CRMでは、承認プロセスを自動化し、簡単にすることができます。

API&他サービスとの連携

他のサービスとZoho CRMを連携すると、Zoho CRMをより便利に利用できます。例えば、他のZohoサービス、Google、Microsoft Officeのような外部サービス、自社のWebサイトとZoho CRMを連携させることができます。また、TwitterやFacebook、Google+などの他のソーシャルメディアとの連携も可能です。これらの連携にはAPIを利用します。

Webフォーム

Webフォームの欄では、Webフォームの作成、Webフォームで送信された見込み客/連絡先/問い合わせへの自動返信ルールの設定、メールの送信解除フォームの作成などができます。

  • Webフォーム:Webサイトに設置したフォームから送信されたデータを自動でZoho CRMに登録できます(Web-to-データ機能)。Webフォームは、必要な項目を選択/入力していくだけで簡単に作成できます。Webフォームに関する詳しい知識がなくても、独自のWebフォームを作成、公開できます。Webフォームは、見込み客連絡先問い合わせカスタムタブで利用できます。Webフォームを作成する前に、次の点を確認してください
  • 自動返信メールのルール:自動返信メールのルールを設定すると、見込み客、連絡先、問い合わせがWebフォームで送信された時に自動でメールを送信できます。
  • メールの送信解除フォーム: メールの送信解除を受け付けるためのフォームのHTMLコードを作成できます。メールの受信者が、自分でメールの送信解除を申請できます。

ソーシャル連携

ソーシャルメディアを利用すると他の人と気軽にやりとりできますが、連携機能では、CRM内でとつながっているかを確認できます。

ソーシャルCRM - FacebookGoogle+ TwitterのアカウントとZoho CRMの連携ができます。1カ所で複数のソーシャルメディアの情報にアクセスでき、顧客に関するソーシャルメディア上のさまざまな情報を確認できます。

G Suite

G SuiteからZoho CRMを利用すると、G Suiteのデータとあわせて顧客や商談、売上予測などのデータを一元管理することができ、営業やマーケティング活動を効率化できます。G Suiteを利用している場合、Gmailやその他のGoogleのサービスと、Zoho CRMのデータを関連付けできます。

  • 連絡先:Zoho CRMとGoogleの両方の連絡先を同期でき、常に最新状態にしておけます。
  • カレンダー:Google カレンダーとZoho CRMのカレンダーを同期できます。Google カレンダーかZoho CRMのどちらかでカレンダーを更新すると両方で更新されます。なお、同期の設定を削除してもう一度カレンダーの予定を同期すると、重複するデータが作成されますのでご注意ください。双方向同期の場合、Zoho CRMとGoogle カレンダーの両方で重複データが作成されます。
  • Google AdWords: Google AdWordsの広告と、Zoho CRMの見込み客、商談、売上のデータを関連付けて確認できます。

Zohoサービス

他のZohoサービスとZoho CRMを連携させると、さらに活用の幅が広がります。例えば、Zoho サポート連携で、CRMの連絡先と顧客サポートでの問い合わせデータを関連付けて確認できます。Zoho プロジェクト連携では、顧客のプロジェクト情報を関連付けられます。なお、Zoho CRMのプランによって、連携できるサービスは異なります。

その他のサービス

Zoho CRMをMicrosoft Outlook、Microsoft Office、電話などの外部サービスと連携させることもできます。例えば、Microsoft Outlookとの連携では、Outlookの連絡先とCRMの連絡先を同期させることができます。

開発者用情報

プログラミングの知識やスキルがある場合、APIやカスタム関数を使用して、外部のアプリケーションと連携することができます。外部サービス連携用のZohoサービスコミュニケーションキーや電話連携用のトークンの作成、独自のアプリ(カスタムアプリ)の構築が可能です。

データ管理

CRM内のデータの各種管理が行えます。データの管理に関する権限は制御できます。具体的な操作としては、他のCRMからデータの移行、データのエクスポート、ストレージ状況の確認、操作履歴の確認などができます。

インポート

別のCRMシステムからZohoにデータを移行するときは、データ移行ウィザードを使用してデータをインポートすることができます。これは移行用に特定のタブのみで実施できるもので、通常のインポートとは異なることにご注意ください。例えば、見込み客タブから見込み客をインポートすることと、データ移行ウィザードを使用して見込み客をインポートすることは同じではありません。自分でのデータの移行が難しい場合は、支援メニューに関してお問い合わせください。

エクスポート

タブごとにデータをエクスポートできます。1度に3,000件のデータをエクスポートできます。それ以上を希望する場合、データのバックアップを申請することもできます。無料で月に2回までバックアップできます。3回目以降は1回につき$10です。

ストレージ

組織全体とユーザーごとに利用中のストレージの状況を確認できます。使用量には、ごみ箱にあるデータも含まれます。

ごみ箱

ごみ箱には、Zoho CRMから削除されたデータが表示されます。データの削除後、60日間はごみ箱に表示されます。 60日を経過すると、データは完全に削除されます。

操作履歴

操作履歴では、Zoho CRMで各ユーザーが実行した操作を時系列順に確認できます。項目、ユーザー、操作、時間ごとに、表示されるデータを抽出することができます。操作履歴はエクスポートすることもできます。

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