CRMヘルプ

各種書類のテンプレートの管理

メールのテンプレートの作成

ビジネスにおいては、顧客とのメールのやりとりが重要です。複数の顧客へのメール対応を効率化するには、メールのテンプレートが便利です。メールのテンプレートを利用すれば、新しい顧客が登録されるたびに最初の挨拶メールやステップメールの本文を毎回入力する必要はなくなります。受信者がより興味や関心を持ちやすい内容を設定しておき、それを組織内で共通で利用できます。

新しいテンプレートを作成するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ > テンプレート > メールをクリックしてください。
  2. 「+新しいテンプレート」ボタンをクリックしてください。
  3. メールのテンプレートを作成したいタブを選択リストから選択して、次へをクリックしてください。
  4. テンプレート名(内部管理用)と、テンプレートの件名(送信した時のメールの件名)を入力してください。
  5. メールのテンプレートの本文のセクションで、タブからメール本文へ項目を挿入して本文を作成してください。
    • 選択した項目の一覧から、データを表示したい項目を選択してください。テンプレートを利用して書類を作成・送信する際、差し込み項目は自動で各顧客の実際のデータに置き換わります。
    • カテゴリー(ユーザー、組織、タブ)を選択し、必要な項目を選択してください。
    • 差し込み項目の利用の欄に表示されたタグ(例:${連絡先.姓})をコピーし、メールの本文に貼り付けてください。
      メールの件名にも変数を利用できます。
  6. CAN SPAM Act(米国での迷惑メール規制法、日本では特定電子メール法)に則り、受信者がメールの配信を望まない場合のために、メールの送信解除フォーム(オプトアウト)のリンクを記載してください。
  7. テンプレートを確認するには、プレビューをクリックしてください。
  8. 保存をクリックしてください。

メモ

  • テンプレートは100,000文字以下で作成してください。
  • メールのテンプレートに動画の閲覧用のリンクを挿入することができます。テンプレート自体に動画を埋め込むことはできません。
  • 見込み客用のメールのテンプレートに連絡先の差し込み項目のタグを入力しても利用できません。
    両方の差し込み項目を利用してテンプレートを作成した場合、メールの作成中にエラーが発生します。
  • メールのテンプレートは、タブごとに作成します。このため、利用できる項目も指定したタブ内のみの項目が利用できます。
    例として、見込み客用に作成したテンプレートは、見込み客タブにあるデータに対してのみ利用できます。
  • 添付ボタンをクリックしてファイルを挿入すると、テンプレートに添付ファイルを追加できます。添付できるファイルの数は10件まで、ファイルの合計は3MBまでです。

メールのテンプレートのサンプル

${見込み客.姓} ${見込み客.名前}様

ご興味をお持ちいただきありがとうございます。
何かご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
${ユーザー.姓}${ユーザー.名}

メールの送信解除(オプトアウト)

平井 良樹様

ご興味をお持ちいただきありがとうございます。
何かご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
Zoho CRMチーム

HTMLメールのテンプレートの作成

  1. Zoho CRMで、設定 > 設定 > カスタマイズ > テンプレート > メールをクリックしてください。
  2. メールのテンプレートの編集画面で、HTMLコードのボタンをクリックしてください。
  3. コードの表示の画面で、HTMLコードを貼り付けて挿入をクリックしてください。
  4. 保存をクリックしてください。

メールのテンプレートの管理

メールのテンプレートのプレビュー

テンプレートの一覧ページから、プレビューと分析内容を確認できるので、1件1件のテンプレートの確認が簡単です。これにより、テンプレートの見た目や配信結果が確認でき、改善が必要かどうか判断しやすくなります。

テンプレートの移動/削除

不要になったテンプレート、活用できていないテンプレートを削除することもできます。テンプレートを選択して削除ボタンをクリックするだけで、テンプレートを削除できます。

他のフォルダーへテンプレートを移動できます。組織の他のユーザーに対して、特定のテンプレートだけを共有したいときに役立ちます。必要なテンプレートをフォルダーに移動して、そのフォルダーごと共有できます。テンプレートを選択し、他のフォルダーへ移動のボタンをクリックして、一覧から適切なフォルダーを選択すると、テンプレートが移動できます。他のテンプレートへ移動のボタンをクリックした際、必要に応じて新しいフォルダーを作成することもできます。

テンプレートの分析

テンプレートの分析では、各テンプレートを利用したメールの送信結果を確認できます。テンプレートが更新されると、新しいバージョンのテンプレートとみなされます。バージョンごとに送信結果を分析し、テンプレートの修正による効果を確認できます。詳細

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ > テンプレート > メールをクリックしてください。
  2. 確認したいメールのテンプレートをクリックしてレポート&ダッシュボードタブを選択するか、テンプレートの一覧で統計の列に表示される開封率をクリックしてください。テンプレートの状況がグラフで表示されます。
    • 表示する分析結果は、以下の内容の切り替えができます。
      • 開封率: 開封率は、テンプレートを利用して送信したメールが、受信者によってどの程度開封されたかを示す割合です。
      • クリック率:クリック率は、テンプレートを利用して送信したメールの中のURLが、受信者によってどの程度クリックされたかを示す割合です。
      • バージョンバージョンのタブをクリックすると、異なるバージョンごとに、開封率/クリック率/反応日時/実施者等のテンプレートの概要を確認することができます。
    • また、一覧から割合別/件数別/バージョン別を切り替えられ、グラフで表示するデータを選択できます。
    • さらに、グラフで表示するデータを、特定のバージョンのデータにするか、全バージョンのデータにするかも選択できます。
    • グラフに表示するデータの期間も指定できます。


メールのテンプレートの並べ替えと検索

よく使うテンプレートを一覧の上位に並び替えれば、より早くテンプレートにアクセスできます。以下の方法で、よく使うテンプレートをより上に並び替えられます。並び替えだけでなく、テンプレートの検索も可能です。

  • 時間を基準にした2種類の並び替え方法があります。
    テンプレートを最後に利用した日時を基に並び替える場合は、最後の利用という列名をクリックしてください。最後の利用の列から、よく使われるテンプレートを確認することもできます。
    テンプレートを更新した日時を基に並び替える場合は、更新者という列名をクリックしてください。

必要に応じてテンプレートの検索と抽出も可能です。

  • テンプレート用の検索欄から、テンプレート名で検索できます。
  • 表示したいテンプレートに関連するタブを、一覧から選択してください。

条件は、以下で確認できます。

既存のテンプレートの内容を変更してから、他の顧客に送信することもできます。手間をかけて新しいテンプレートを作成するのではなく、既存のテンプレートを複製して必要な部分のみ変更して保存するだけで済みます。テンプレートを複製するには、テンプレートをクリックして、プレビューに表示される複製のボタンをクリックしてください。

お気に入りに設定

テンプレートを利用する前でも、よく使うテンプレートを一覧の上部に表示して見つけやすくしたいとします。テンプレート名の隣に表示されている星マークをクリックするだけで、お気に入りとしてテンプレートを保存できます。

関連するテンプレート

テンプレートのうち、ワークフロー、問い合わせのエスカレーション、マクロなどの他のCRM機能に関連するテンプレートもあります。そのようなテンプレートでは、テンプレートの詳細の最後に表示されるボタンをクリックすると、テンプレートが関連付けられている機能を表示できます。

他の機能に関連付けられたテンプレートは、そのままでは削除できません。削除する場合、いずれの機能であっても関連する設定を削除してから、テンプレートを削除する必要があります。

テンプレートのフォルダーの利用

テンプレートのフォルダーを利用すると、類似したテンプレートをひとまとめにできます。多数のテンプレートがある場合、必要なテンプレートを探すのも大変です。フォルダーでテンプレートをグループ化でき、類似したテンプレートを一カ所にまとめられ、簡単にアクセスできます。

新しいフォルダーの作成

新しいフォルダーを作成して、類似したテンプレートを追加していくことで、テンプレートを分類できます。テンプレートを保存するときと、他のフォルダーにテンプレートを移動するときのみ、新しいフォルダーを作成できます。

  1. 新しいテンプレートを作成してください。
  2. 保存をクリックしてください。
  3. テンプレートを保存するフォルダーを選択する際、新しいフォルダーを作成するかどうか選択できます。フォルダーを作成するには、+新しいフォルダーをクリックしてください。
  4. 新しいフォルダーの名前を入力して、フォルダーを共有したいユーザーを選択してください。
    すべてのユーザーと共有、特定のユーザーに共有、自分だけの利用が選択できます。
  5. 新しいフォルダーを作成すると、自動的に該当のテンプレートが追加されます。

メモ

  • テンプレートを移動する際にフォルダーを作成する場合、テンプレートを作成した後に、+新しいフォルダーをクリックして、フォルダーの詳細を入力し作成をクリックしてください。
  • メールのテンプレートに関する初期設定のフォルダーとして、すべてのテンプレート/お気に入り/自分が作成/共有されたものなどがあります。
    これらのフォルダーは削除/カスタマイズができません。

テンプレートのフォルダーの共有

必要に応じて、他のユーザーにテンプレートのフォルダーを共有できます。特定のテンプレートだけ共有したい場合、そのテンプレートをフォルダーに追加して、フォルダーごとを共有できます。これによって、テンプレートを作成する権限のないユーザーでも、テンプレートを利用して顧客に連絡できます。

  1. テンプレートのフォルダーにカーソルを合せたときに表示されるメニューをクリックしてください。
  2. 共有をクリックしてください。
  3. フォルダーの共有の欄で、フォルダーを共有する範囲を、すべてのユーザーと共有/特定のユーザーに共有/自分だけの利用、から選択してください。
    特定のユーザーを選択した場合、選択リストからユーザーのデータ元を選択して、共有するユーザーを選択してください。
  4. 完了をクリックしてください。

フォルダーの並べ替え

重要なフォルダーを上位に表示することもできます。そのためには、フォルダーの並び替えのボタンをクリックして、フォルダーの並び替えをする必要があります。並び替えたら完了をクリックしてください。

メールのテンプレートの利用

メールのテンプレートの利用例です。次の通りです:

これらのすべての機能でテンプレートを送信する前に、利用可能なメールのテンプレートの一覧を確認することができます。必要に応じて、テンプレートの一覧からテンプレートをお気に入りに登録できます。

送信する前に、必要に応じてテンプレートのプレビューを確認できます。このとき、テンプレートの分析情報も確認できます。テンプレートのバージョンごとの開封率/クリック率/不達率が、グラフで表示されます。

差し込み項目

差し込み項目は、文書中でZoho CRMのデータの値を表示したい場合に利用します。例えば、文書の宛名を、受信者によって変えたいとします。この場合、差し込み項目には、送信先に応じたZoho CRMのデータの値が表示されます。標準の差し込み項目の一覧はこちら。

差し込み項目を追加するには、一覧から適切な値を選択して、テンプレート中の必要な場所にコピー&ペーストしてください。

メモ
  • 署名も、差し込み項目で利用可能です。テンプレートの最後にユーザーの署名の差し込み項目を貼り付けるだけで、ユーザーの署名が追加できます。
  • 組織のロゴも、差し込み項目として必要な場所に挿入できます。

利用できない差し込み項目の検出

利用できない項目とは、何らかの理由によりZoho CRMで利用できなくなった項目のことです。メールのテンプレートで差し込み用の項目を設定する際に、非対応の項目を選択すると、テンプレートを保存する前に項目を削除するように注意を促すポップアップが表示されるようになりました。

利用できない差し込み項目の一覧が表示されます。もしZoho CRMが、利用できない差し込み項目の内容を正しく認識できなかった場合、単に${Unsupported_Field}と表示されます。

Zoho CRMで差し込み項目が利用できない例は次の通りです。

該当のカスタム項目を削除した

メールのテンプレートで、差し込み項目の値に利用していた項目を削除した場合、利用できない差し込み項目の一覧に表示されます。

ルックアップ項目のタブを削除した

メールのテンプレートで、差し込み項目の値に利用していた[タブ]のルックアップ項目を削除した場合、利用できない差し込み項目の一覧に表示されます。

ここでは、商談タブに、見込み客のルックアップ項目があるとします。メールのテンプレートでは、ルックアップ項目を介して、商談タブの差し込み項目として、見込み客タブの値を利用できます。もしこのルックアップ項目を削除すると、該当の差し込み項目は利用できない項目の一覧に表示されます。

項目が選択したタブに関連しなくなった

テンプレートを作成したタブに関連しない差し込み項目を利用しようとすると、利用できない差し込み項目に表示されます。

例えば、メールのテンプレートで、差し込み項目として${Leads.Lead Id}を挿入すると、利用できない項目の一覧に表示されます。

連携/機能が無効にされた

関連する連携や機能がアカウントで無効になっている場合、連携の一部として作成された項目も利用できません。メールのテンプレートの差し込み項目の値に、このような項目の値を利用していた場合、利用できない項目の一覧に表示されます。これは次の機能/連携で該当します。

  • Google AdWords連携 - 無効になったGoogle AdWordsの項目は、テンプレートで利用できません。
  • 訪問者の追跡(Zoho セールスIQ連携):無効になった訪問者の追跡の項目は、テンプレートで利用できません。

メモ

  • 利用できない差し込み項目は、メールのテンプレートの件名と本文中に表示される場合があります。メールのテンプレートのそれぞれの欄から、該当の項目を削除してください。

よくある質問

1.Zoho CRMから送信するメールでは、自分の署名が表示されないのはなぜですか?

2.メールのテンプレートで、姓のみ、もしくは下の名前のみを利用することは可能ですか?

3.メールのテンプレートにメールの送信解除フォームを設定するにはどうしたらよいですか?

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