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各種書類のテンプレート

各種書類テンプレートの機能を利用すると、見積書、発注書、受注書、請求書のレイアウトをカスタマイズできます。テンプレートのカスタマイズでは、印刷レイアウトに表示したい項目や商品情報、組織のロゴ等の配置の確認や変更を確認できます。ドラッグ&ドロップするだけで、簡単に各種書類のテンプレートの作成/編集ができます。顧客や仕入先に送付する発注書、受注書、見積書、請求書などの各種書類のテンプレートを作成できます。Zoho CRMの各種書類のテンプレートの作成方法は次の通りです。

テンプレートを作成するには

  1. 設定 > 設定 > カスタマイズ > テンプレート > 各種書類をクリックしてください。
  2. + 新しいテンプレートをクリックしてください。
  3. 選択リストから、書類テンプレートを作成したいタブを選択してください。
  4. テンプレートの名前を入力してください。
  5. データを表示したい項目を差し込んで、テンプレートを作成していきます。テンプレートの本文の編集画面で、次の操作を行ってください:
    • 差し込み項目の種類の一覧から、差し込みたい項目の種類を選択してください。作成書類に関連するタブの項目を選択できます。
    • 選択した項目の一覧から、データを表示したい項目を選択してください。テンプレートを利用して書類を作成・送信する際、差し込み項目は自動で各顧客の実際のデータに置き換わります。
    • 差し込み項目の欄に表示されている値をコピーしてください。(例:見積書のテンプレートの場合、選択した項目の一覧から、「取引先」を選択すると、 ${見積書.取引先名}という値が表示されます。)差し込み項目からコピーした値を、テンプレートの本文に貼り付けてください。
  6. 保存をクリックしてください。

HTMLコードの挿入

  1. Zoho CRMで、設定 > 設定 > カスタマイズ > テンプレート > 各種書類をクリックしてください。
  2. 該当のテンプレートを開いて、HTMLコードの挿入 / プレーンテキストのリンクをクリックしてください。
  3. HTMLアイコンをクリックして、HTMLコードを貼り付けて挿入をクリックしてください。
  4. 保存をクリックしてください。

各種書類のタブ

テンプレートの作成時に選択したメインのタブに応じて、関連する他のタブの情報もテンプレートに利用できます。

  • 見積書: 見積書、商品、ユーザー、組織、取引先、連絡先、商談、その他関連するタブ
  • 発注書: 発注書、商品、ユーザー、組織、仕入先、連絡先、その他関連するタブ
  • 受注書: 受注書、商品、ユーザー、組織、取引先、連絡先、商談、その他関連するタブ
  • 請求書:請求書、商品、ユーザー、組織、取引先、連絡先、商談、その他関連するタブ

注意事項

  • 各種書類のテンプレートでは、商品名の項目が必須です。この項目を追加しないと、商品が一覧で表示されません。
  • 商品の詳細が、 <tbody id="lineItem"> と </tbody> タグの間にあることを、HTMLの編集画面で確認してください。
  • 組織のロゴをテンプレートに組み込むには、${companyLogo}のタグを使用してください。
  • テンプレートは100,000文字以下で作成してください。

各種書類のテンプレートの管理

各種書類びテンプレートのプレビュー

テンプレートの一覧でテンプレートをクリックすると、プレビューが表示されます。テンプレートの一覧ページからプレビューを確認できるので、1件1件のテンプレートの確認が簡単です。

テンプレートの移動/削除

不要になったテンプレート、活用できていないテンプレートを削除することもあるでしょう。テンプレートを選択して削除ボタンをクリックするだけで、テンプレートを削除できます。

他のフォルダーへテンプレートを移動できます。組織の他のユーザーに対して、いくつかのテンプレートだけを共有したいときに役立ちます。必要なテンプレートをフォルダーに移動して、そのフォルダーごと共有できます。テンプレートを選択し、他のフォルダーへ移動のボタンをクリックして、一覧から適切なフォルダーを選択すると、テンプレートが移動できます。他のテンプレートへ移動のボタンをクリックした際、必要に応じて新しいフォルダーを作成することもできます。

各種書類のテンプレートの並べ替えと検索

よく使うテンプレートを一覧の上位に並び替えれば、より早くテンプレートにアクセスできます。以下の方法で、よく使うテンプレートをより上に並び替えられます。並び替えだけでなく、テンプレートの検索も可能です。

  • 時間を基準にした2種類の並び替え方法があります。
    テンプレートを最後に利用した日時を基に並び替える場合は、最後の利用という列名をクリックしてください。最後の利用の列から、よく使われるテンプレートを確認することもできます。
    テンプレートを更新した日時を基に並び替える場合は、更新者という列名をクリックしてください。

必要に応じてテンプレートの検索と抽出も可能です。

  • テンプレート用の検索欄から、テンプレート名で検索できます。
  • 表示したいテンプレートに関連するタブを、一覧から選択してください。

各種書類のテンプレートの複製

既存のテンプレートの内容を変更してから、他の顧客に送信することもできます。手間をかけて新しいテンプレートを作成するのではなく、既存のテンプレートを複製して必要な部分のみ変更して保存するだけで済みます。テンプレートを複製するには、テンプレートをクリックして、プレビューに表示される複製のボタンをクリックしてください。

お気に入りに設定

テンプレートを利用する前でも、よく使うテンプレートを一覧の上部に表示して見つけやすくしたいとします。 テンプレート名の隣に表示されている星マークをクリックするだけで、お気に入りとしてテンプレートを保存できます。

テンプレートのフォルダーの利用

テンプレートのフォルダーを利用すると、類似したテンプレートをひとまとめにできます。多数のテンプレートがある場合、必要なテンプレートを探すのも大変です。フォルダーでテンプレートをグループ化でき、類似したテンプレートを一カ所にまとめられ、簡単にアクセスできます。

新しいフォルダーの作成

新しいフォルダーを作成して、類似したテンプレートを追加していくことで、テンプレートを分類できます。テンプレートを保存するとき、及び、他のフォルダーにテンプレートを移動するときのみ、新しいフォルダーを作成できます。

  1. 新しいテンプレートを作成してください。
  2. 保存をクリックしてください。
  3. テンプレートを保存するフォルダーを選択する際、新しいフォルダーを作成するかどうか選択できます。フォルダーを作成するには、+新しいフォルダーをクリックしてください。
  4. 新しいフォルダーの名前を入力して、フォルダーを共有したいユーザーを選択してください。
    すべてのユーザーと共有、特定のユーザーに共有、自分だけの利用が選択できます。
  5. 新しいフォルダーを作成すると、自動的に該当のテンプレートが追加されます。
メモ
  • テンプレートを移動する際にフォルダーを作成する場合、テンプレートを作成した後に、+新しいフォルダーをクリックして、フォルダーの詳細を入力し作成をクリックしてください。
  • 各種書類のテンプレートに関する初期設定のフォルダーとして、すべてのテンプレート/お気に入り/自分が作成/共有されたものなどがあります。
    これらのフォルダーは削除/カスタマイズができません。

テンプレートのフォルダーの共有

必要に応じて、他のユーザーにテンプレートのフォルダーを共有できます。特定のテンプレートだけ共有したい場合、そのテンプレートをフォルダーに追加して、フォルダーごとを共有できます。これによって、テンプレートを作成する権限のないユーザーでも、テンプレートを利用して顧客に連絡できます。

  1. テンプレートのフォルダーにカーソルを合せたときに表示されるメニューをクリックしてください。
  2. 共有をクリックしてください。
  3. フォルダーの共有の欄で、フォルダーを共有する範囲を、すべてのユーザーと共有/特定のユーザーに共有/自分だけの利用、から選択してください。
    特定のユーザーを選択した場合、選択リストからユーザーのデータ元を選択して、共有するユーザーを選択してください。
  4. 完了をクリックしてください。

フォルダーの並べ替え

重要なフォルダーを上位に表示することもできます。そのためには、フォルダーの並び替えのボタンをクリックして、フォルダーの並び替えをする必要があります。並び替えたら完了をクリックしてください。

各種書類のテンプレートの利用

各種書類テンプレートの利用例:

  • 印刷プレビュー
  • PDF形式でエクスポート
  • メールの送信

差し込み項目

差し込み項目は、文書中でZoho CRMのデータの値を表示したい場合に利用します。例えば、各種書類のテンプレートに、送付先の取引先名を追加したいとします。この場合、差し込み項目には、送信先に応じたZoho CRMのデータの値が表示されます。標準の差し込み項目の一覧はこちら。

差し込み項目を追加するには、一覧から適切な値を選択して、テンプレート中の必要な場所にコピー&ペーストしてください。

メモ
  • 組織のロゴは、差し込み項目で利用でき、必要な場所に簡単に組織のロゴを追加できます。
  • 署名も、差し込み項目で利用可能です。テンプレートの最後にユーザーの署名の差し込み項目を貼り付けるだけで、ユーザーの署名が追加できます。

利用できない差し込み項目の検出

利用できない項目とは、何らかの理由によりZoho CRMで利用できなくなった項目のことです。各種書類テンプレートで差し込み用の項目を設定する際に、利用できない項目を選択すると、テンプレートを保存する前に項目を削除するように注意を促すメッセージが表示されます。

利用できない差し込み項目の一覧が表示されます。もしZoho CRMが、利用できない差し込み項目の内容を正しく認識できなかった場合、単に${Unsupported_Field}と表示されます。

Zoho CRMで差し込み項目が利用できない例は次の通りです。

該当のカスタム項目を削除した

各種書類テンプレートで、差し込み項目の値に利用していた項目を削除した場合、利用できない差し込み項目の一覧に表示されます。

ルックアップ項目のタブを削除した

各種書類テンプレートで、差し込み項目の値に利用していた[タブ]のルックアップ項目を削除した場合、利用できない差し込み項目の一覧に表示されます。

ここでは、商談タブに、見込み客のルックアップ項目があるとしましょう。各種書類テンプレートでは、ルックアップ項目を介して、商談タブの差し込み項目として、見込み客タブの値を利用できます。もしこのルックアップ項目を削除すると、差し込み項目は利用できない項目の一覧に表示されます。

項目が選択したタブに関連しない

テンプレートを作成したタブに関連しない差し込み項目を利用しようとすると、利用できない差し込み項目に表示されます。

例えば、各種書類のテンプレートで、差し込み項目として${Leads.Lead Id}を挿入すると、利用できない項目の一覧に表示されます。

連携/機能が無効にされた

関連する連携や機能がアカウントで無効になっている場合、連携の一部として作成された項目も利用できません。各種書類テンプレートの差し込み項目の値に、このような項目の値を利用していた場合、利用できない項目の一覧に表示されます。これは次の機能/連携で該当します。

  • Google AdWords連携 - 無効になったGoogle AdWordsの項目は、テンプレートで利用できません。
  • 訪問者の追跡(Zoho セールスIQ連携):無効になった訪問者の追跡の項目は、テンプレートで利用できません。

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