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差し込み文書のテンプレートの管理

差し込み文書は、送付状などの文書にデータを差し込んで、似たような内容の文書の作成の手間を削減する機能です。テンプレート内に専用の差し込み用の項目を配置することで、データを差し込めます。テンプレートを用いて、Zoho CRMのデータを差し込んだ文書を作成できます。
例えば、複数の顧客に、各顧客の情報を利用した内容の文書を送信するとします。その場合でも、それぞれの顧客の氏名や住所情報等の送付先ごとに異なる情報を、手動で個別に入力する必要はありません。Zoho CRMの連絡先タブの差し込み項目をテンプレートに挿入し、データを統合するだけで、各顧客の情報が挿入された状態の文書を作成できます。

利用条件

  • 利用可能:エンタープライズ/プロフェッショナルプランのみ
  • 必要な権限:Zoho ライターオプション

テンプレートのフォルダーの作成

作成した差し込み文書のテンプレートを、フォルダーを用いて分類できます。

テンプレートのフォルダーを作成するには

  1. 設定 >設定 > テンプレート >差し込み文書のテンプレートをクリックしてください。
  2. 差し込み文書のテンプレートのページで、フォルダーの作成をクリックしてください。
  3. 差し込み文書のテンプレートの作成のページで、フォルダー名を入力してください。
  4. 保存をクリックしてください。

Zoho ライターでの差し込み文書用のテンプレートの作成

Zoho ライターはオンライン上で文書を作成・共有できるクラウド型の文書作成サービスです。Zoho ライターで差し込み文書用のテンプレートを作成し、CRMのデータ(見込み客、取引先、連絡先、商談)に使用して、差し込み文書を作成することができます。

Zoho ライターでテンプレートを作成するには

  1. 設定 >設定 > テンプレート >差し込み文書のテンプレートをクリックしてください。
  2. 差し込み文書のテンプレートのページで、ライターでテンプレートを作成をクリックしてください。
  3. ライターでテンプレートを作成の画面で、次のデータを入力してください。

    • テンプレート名を入力してください。
    • 詳細情報を入力してください。
    • 一覧からフォルダーを選択してください。作成したテンプレートは選択したフォルダー内に保存されます。
    • テンプレートに使用したいデータのタブを選択してください。
      ここで選択したタブの項目を差し込み文書に利用できます。
  4. 作成をクリックしてください。
    Zoho ライターで文書が開きます。
  5. ツール > 差し込み文書 > 差し込み項目の挿入をクリックして、文書に挿入したい項目を選択してください。
    ライターのテンプレートで、差し込み項目を挿入した場所に、選択した項目の実際のデータです。
  6. 変更は自動で保存されます。

MS Wordsテンプレートのインポート

差し込み文書はMS Wordでも作成でき、作成したテンプレートをZoho CRMにインポートできます。 この機能を利用するには、Microsoft Office用のZoho CRMプラグインを購入する必要があります。データの差し込み機能は、Internet Explorer 6以降でサポートされています。 参考情報MS Office用Zoho CRMプラグイン
サンプルのテンプレートはこちら。

MS Wordのテンプレートをインポートするには

  1. 設定 >設定 > テンプレート >差し込み文書のテンプレートをクリックしてください。
  2. 差し込み文書のテンプレートページで、テンプレートのインポートをクリックしてください。
  3. テンプレートのインポートの画面で以下を入力してください:


    • インポートしたいMS Wordのファイルを選択して、確認をクリックしてください。
    • 詳細を入力してください。
    • 一覧からフォルダーを選択してください。テンプレートは選択したフォルダー内に保存されます。
    • テンプレートに使用するデータのタブを選択してください。
      ここで選択したタブの項目を差し込み文書に利用できます。
  4. テンプレートのインポートをクリックしてください。

テンプレートの削除

MS Wordのテンプレートをインポートするには

  1. 設定 >設定 > テンプレート >差し込み文書のテンプレートをクリックしてください。
  2. 差し込み文書のテンプレートのページで、該当のテンプレートにマウスのカーソルを合わせてください。
  3. 削除のアイコンをクリックしてください。

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