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テリトリーの利用

テリトリー管理の概要

  • テリトリー管理を有効にすると、取引先・連絡先・商談を、テリトリーで分類できます。
  • あるテリトリーに対応する下位のテリトリーを作成して、テリトリーの階層を設定できます。各テリトリーに対して条件を設定し、条件に一致するデータをテリトリーに割り当てできます。
  • データを作成/修正したとき、テリトリーの条件をもとに、データを自動でテリトリーに割り当てられます。
  • なお、データが上位のテリトリーの条件を満たさなかった場合、下位のテリトリーに割り当てられません。
  • 取引先や連絡先のデータは、最大10件のテリトリーに割り当て可能です。商談のデータは、1件のテリトリーにのみ、割り当てできます。
  • 各テリトリーには管理者を設定でき、以下の操作が可能です:
    • テリトリーに所属するユーザーに対して売上予測を作成する。
    • テリトリーに所属するユーザーに対して権限を付与する。
  • テリトリーの管理者は、自分が管理するテリトリーの表示/編集の権限を必ず持っています。
  • データは、テリトリーに自動で割り当てられます。テリトリーの管理者は、必要に応じて、自分のテリトリーや下位のテリトリーにデータを手動で割り当てられます。 管理者権限を持つユーザーも、テリトリーに対してデータを割り当てられます。
  • 1人のユーザーに対して、複数の売上予測を作成できます。ユーザーは、自分では自分の売上予測を作成できません。管理者のユーザーのみ、ユーザーの売上予測を作成できます。
  • テリトリー管理が不要になった場合、無効にできます。再び有効にすると、作成したテリトリーの階層構造はそのまま残っています。

テリトリーでのデータのアクセス権限

テリトリー管理において、テリトリーのデータにアクセスできるユーザーの条件は、次の通りです。

テリトリー内のデータを編集できるのは、次の場合のみです。

  • 該当タブのデータの編集権限を持っている。
  • データが割り当てられているテリトリーにおいて、表示/編集/削除の権限を持っている。
  • データが割り当てられているテリトリーの管理者である。

メモ

  • ユーザーは、自分が担当者のデータに関するすべての権限を持っています。
  • 子データには、親データと同じ権限が適用されます。
  • 管理者権限を持つユーザーは、すべてのデータへアクセスできます。

役職ごとに可能な操作

役職 可能な操作
管理者
  • テリトリー管理を有効/無効にする。
  • テリトリーを作成する。
  • テリトリーのユーザーを追加/削除する。
  • 必要に応じて、手動でデータにテリトリーを割り当てる。
テリトリーの管理者
  • テリトリーに下位のテリトリーを作成する。
  • テリトリーのユーザーを追加/削除する。
  • テリトリーに売上目標を設定する。
  • 取引先/連絡先/取引先のテリトリーを手動で変更する。
テリトリーのメンバー(表示権限のみ)
  • 取引先/連絡先/商談データを表示する。
  • テリトリーの売上予測を確認する。
テリトリーのメンバー(表示/編集権限)
  • 取引先/連絡先/商談データを作成/編集する。
  • テリトリーの売上予測を確認する。
データの担当者
  • ユーザーの権限に基づくすべての機能を利用できます。

テリトリー管理の有効化

組織のアカウントでテリトリー管理を有効にする前に、テリトリー管理の利用の判断基準を確認してください。以下の2つの方法で、テリトリー管理を有効化できます:

最初からテリトリーの階層を設定する - 最初からテリトリー階層を作成できます。

役職の階層をテリトリーの階層に適用する - 役職で設定した階層を、テリトリーの階層へ適用できます。すべてのユーザーがテリトリーのユーザーとして追加されます。役職の管理者のユーザーは、テリトリーでも管理者となります。必要に応じて、テリトリー階層を変更できます。

最初からテリトリー階層を設定するか、役職の階層をテリトリー階層に適用するか、どちらかの方法のみ可能です。選択した方法は、後で変更できません。

テリトリー管理が有効になると:

  • すべての取引先/連絡先/商談のデータに、テリトリーの項目が追加されます。
  • 取引先/連絡先/商談のページで、作成したテリトリーを選択できます。
  • テリトリーの階層に基づいた売上予測を作成できます。複数のテリトリーに割り当てられたユーザーに、テリトリーごとの売上目標を設定できます。

テリトリー管理を有効にするには

  1. [設定のアイコン]をクリックし、設定 > テリトリー管理 > テリトリーをクリックしてください。
  2. 開始をクリックしてください。次の中から、テリトリーの階層を作成する方法を選択してください。
    • 役職の階層をテリトリーの階層に適用する - 役職で設定した階層をテリトリーの階層へ適用できます。
    • 最初からテリトリーの階層を設定する - 最初からテリトリーの階層を作成できます。

テリトリーの商談ルールの有効化

テリトリーの作成後、取引先をテリトリーに割り当てる条件を設定する必要があります。商談のルールを有効にすると、商談にテリトリーを割り当てる条件を設定できます。商談のルールを有効にした後、テリトリーを作成したり既存のテリトリーを編集したりする際に、商談のルールを追加できます。

商談のルールはいつでも無効化できます。無効化すると、商談が関連する取引先のテリトリーに基づいて、自動的に再割り当てされます。再び有効にすると、商談のルールに基づいてテリトリーに割り当てられます。

商談のルールを有効/無効にするには

  1. 設定 > テリトリー管理 > テリトリーをクリックしてください。
  2. 設定の確認のリンクをクリックしてください。
  3. テリトリーの設定の画面で、有効/無効のリンクをクリックしてください。

テリトリーの作成

管理者権限を持つユーザーが、テリトリーを作成できます。テリトリーの管理者は、管理するテリトリーに下位のテリトリーを作成する権限を初期設定でで持っています。

テリトリーを作成するには

  1. [設定のアイコン]をクリックし、設定 > テリトリー管理 > テリトリーをクリックしてください。
  2. 新しいテリトリーをクリックしてください。
  3. テリトリーの作成のページで、次の設定をしてください:
    • テリトリー名を入力してください。
    • 一覧からテリトリーの管理者を選択してください。
    • ルックアップからテリトリーを選択してください。
    • ユーザーを検索して追加し、権限を割り当ててください。
      追加されたユーザーは、このテリトリーのデータにアクセスできるようになります。すべてのユーザーに対し、表示のみ、または、表示/編集/削除のいずれかの権限を設定できます。
    • 取引先のルールで、取引先に関する条件を設定してください。
      このルールに基づいて、Zoho CRMの取引先データがテリトリーに割り当てられます。 参考:取引先へのテリトリーの割り当てルール
    • 商談のルールで条件を設定してください。この機能を利用できるのは、設定から有効にしたときのみです。
      このルールに基づいて、Zoho CRMの商談データがテリトリーに割り当てられます。参考:商談へのテリトリーの割り当てルール

    • 詳細を入力してください。
  4. 作成をクリックしてください。

下位のテリトリーの作成

各テリトリーでは、下位のテリトリーを作成できます。下位のテリトリーには管理者のユーザーは設定しないため、親テリトリーの管理者が下位のテリトリーの管理権限を持ちます。

下位のテリトリーを作成するには

  1. [設定のアイコン]をクリックし、設定 > テリトリー管理 > テリトリーをクリックしてください。
  2. テリトリーの階層のページで、 テリトリーにマウスのカーソルを合わせて下位のテリトリーの作成のアイコンをクリックしてください。
  3. テリトリーの作成ページで、詳細を設定してください:テリトリーの作成の手順を参考にしてください。

テリトリーの削除

テリトリーを削除した場合:

  • テリトリーの詳細は復元できません。
  • 下位のテリトリーを他のテリトリーに移動する必要があります。
  • 現在、および、直前の四半期/月の売上予測はそのまま残ります。

テリトリーを削除するには

  1. [設定のアイコン]をクリックし、設定 > テリトリー管理 > テリトリーをクリックしてください。
  2. テリトリーの階層のページで、 テリトリーにマウスのカーソルを合わせてテリトリーの削除のアイコンをクリックしてください。

売上予測の管理

テリトリー管理を有効にすると、組織の売上目標を設定して毎四半期/月の売上予測を確認できるようになります。参考:テリトリーの階層に基づく売上予測の設定

(テリトリー管理を有効にした後に)組織の売上予測を設定するには

  1. 売上予測のタブで、開始をクリックしてください。
  2. 売上予測のページで、期間を月/四半期から選択してください。
  3. 会計年度の開始月を選択してください。
  4. 開始月終了月を選択してください。選択した値に基づいて年の情報が売上予測に表示されます。
    例えば、組織の会計年度が4月から3月であるとします。会計年度の表示方法として終了月を選択し、2016-2017年のデータを表示するとします。この場合、売上予測には2017年と表示されます。
  5. 目標項目の値を選択して、保存をクリックしてください。
    設定の画面で確認をした後、ユーザーに対する売上予測の作成を開始できます。

テリトリー管理の無効化

テリトリー管理を無効にできます。テリトリー管理を無効にすると、次のデータにアクセスできなくなります:

  • 取引先/連絡先/商談タブのテリトリーに関連するデータ。
  • テリトリーの階層に基づいて作成された既存の売上予測。テリトリーの階層に基づく売上予測は完全に削除されます。役職の階層に基づいた売上予測のみ作成できます。

テリトリー管理を無効化するには

  1. [設定のアイコン]をクリックし、設定 > テリトリー管理 > テリトリーをクリックしてください。
  2. テリトリー管理の無効化をクリックしてください。

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