CRMヘルプ

Webフォームの設定

3ステップでWebフォームを作成

  • フォームの作成 - 項目をドラッグ&ドロップしてフォームを作成し、WYSIWYG (画面の表示通りに出力できる)編集機能でかんたんに内容を調整できます。
  • フォームの詳細の入力 - フォーム名、移動先のページ(訪問者がフォームを送信後に自動で移動するページ)のURL、データの割り当てのルール、通知の詳細など、フォームの詳細を入力します。
  • フォームの組み込み用コードの作成 - 様々なコード形式を使ってフォームを組み込めます。いくつかのサービス(WordPress、Google Sites、Facebook、Joomla)用のコードは最初から利用できます。

Webフォームから見込み客連絡先問い合わせカスタムタブのデータを作成できます。Webフォームの作成には、以下の項目が利用できます。

オプション 詳細
項目の追加 フォームに必要な項目をドラッグ&ドロップできます。初期設定では、フォーム作成時に一部の項目が最初から追加されています。
フォントとレイアウトの設定 WYSIWYG (画面の表示通りに出力できる)編集機能で、フォーム内のフォントのスタイル、サイズ、背景色、項目の位置を変更できます。
認証用画像(キャプチャ)の挿入 認証用画像(キャプチャ)は、問い合わせフォーム、サービスへの登録、訪問者からのコメントなどのセキュリティ対策に使用されます。認証用画像(キャプチャ)を追加して、迷惑投稿用のプログラムが自動でWebフォームを送信するのを防ぎます。この機能は、有料プランでのみ利用できます。
フォームへのファイルのアップロード Web-to-見込み客/連絡先/問い合わせ(またはカスタムタブ)フォームから、ファイルを取得できます(例:問い合わせに関するファイル、発注書のファイル、画像のファイルなど)。ファイルは最大3件まで、あわせて20MB以下のファイルをアップロードできます。もし合計のサイズが制限を超えた場合、フォームは送信されず、データはZoho CRMに追加されません。この機能は、有料プランでのみ利用できます。
必須項目として設定

訪問者から名前、メールアドレス、携帯電話などの重要な情報を集めるため、Webフォーム上で必須項目として設定できます。

隠し項目として設定 フォームに隠し項目とその値を追加できます。隠し項目はWebフォームと一緒に送信されますが、フォームに入力する訪問者には表示されません。
項目のヘルプのリンクの追加 項目に入力できるデータの形式を指定したい場合があります。例えば、日付の形式をDD-MM-YYYY(日日-月月-年年)にしたいとします。このような場合、訪問者が適切な形式でフォームに入力するための説明やヒントをこのヘルプのリンクに記載できます。
ボタン名の変更 操作を呼び出すボタンの名前は「保存」や「送信」など、その他好きな名前に変更できます。必要に応じていつでも変更できます。
フォームの設置場所のURLの入力 設置場所のURLとは、Webフォームを組み込む予定のWebページのURLです。これは迷惑投稿(スパム)を防ぐためのもので、特定のドメインから送信されたデータのみを有効なデータとして登録します。
移動先のURL これは訪問者がデータを送信後に移動するページのURLです。
データの割り当てルールの選択 Webフォームで作成されたデータは、割り当てルールを適用すると自動的にCRMのユーザーに割り当てられます。
通知オプションの設定 データの担当者とフォームを送信した訪問者に送信する通知を設定できます。通知メールの送信にはメールのテンプレートや自動返信ルールを利用できます。組織のユーザーにメールを送信するときは、通知メールはnotifications@zohocrm.comから送信されます。
フォームの組み込み用コード WebページにWebフォームのコードを組み込みます。このコードの形式は3種類あります。HTMLソースコード、組み込み用コード、iframeコードです。

Webフォームの作成

見込み客/連絡先/問い合わせのWebフォームを作成するには

  1. 設定>設定>自動化 >Webフォームをクリックしてください。
  2. Webフォームページで、一覧からタブを選択してください。
    選択されたタブの既存のWebフォームが一覧表示されます。
  3. Webフォームの作成をクリックしてください。
  4. Webフォームの作成ページで、以下の操作を行ってください:
    • フォームの作成
      • フォームに必要な項目をドラッグ&ドロップしてください。
      • 認証用画像(キャプチャ)を挿入してください。
      • ファイルのアップロードの項目を追加してください。
      • 必須項目を設定してください。
      • フォームの隠し項目を設定してください。
      • 項目のヒント/ヘルプリンクを作成してください。
      • フォントとレイアウトを設定してください。
      • ボタン名を変更してください。
    • フォームの詳細とその他のオプションの入力
      • フォーム名、移動先のURL、設置場所のURLを追加してください。
      • データの割り当てルールを設定してください。
      • 通知の詳細を設定してください。
    • Webフォームのコードのコピー&オプションの組み込み
      • 自社サイトまたは他社サイトにWebフォームを組み込むためのコードを取得します。
        このコードの形式は3種類あります。HTMLソースコード、組み込み用コード、iframeコードです。

ステップ1:フォームの作成

WYSIWYG (画面の表示通りに出力できる)編集機能で項目をドラッグ&ドロップしてフォームを作成してください。

項目の追加

フォームに必要な項目をドラッグ&ドロップして、フォントのスタイルとサイズ、背景色、項目の位置などを変更してください。

項目を追加してフォントとフォームのレイアウトを設定するには

  1. 項目の一覧のタブで、フォームの作成ページで項目をクリックしてドラッグ&ドロップしてください。
  2. フォント、背景色、項目のラベルの位置、フォームの幅を調整してください。

メモ

  • 初期設定では、フォームに一部の項目(以下)が最初から追加されています。
    • 見込み客と連絡先 - メールアドレス電話番号
    • 問い合わせ - ステータス件名詳細
  • 以下の項目はデータの必須項目のため、フォームから削除できません。
    • 見込み客と連絡先 -
    • 問い合わせ - 件名
  • カスタム項目を使用するには、事前にタブにカスタム項目を作成する必要があります。 参考:カスタム項目
  • 取引先名連絡先のWebフォームで使用して連絡先の詳細を登録すると、Zoho CRMで取引先が自動的に作成されます。入力された取引先がCRMの既存の取引先と同じ名前だった場合、フォーム情報の登録時に取引先は作成されません。
  • 必須項目が入力されていない場合でも、取引先は作成されます。その後、取引先の編集時に、入力されていない必須項目を入力する必要があります。

ファイルのアップロード

ファイルをWeb-to-見込み客/連絡先/問い合わせから取得できます。ファイルのサイズの合計は20MB以下にしてください。もし合計のサイズが制限を超えた場合、フォームは送信されず、データはZoho CRMに追加されません。この機能は、有料プランでのみ利用できます。

ファイルのアップロード用の項目を追加するには

  1. 詳細ツールのタブをクリックしてください。
  2. ファイルのアップロード用の項目をドラッグ&ドロップしてください。
    訪問者は20MBを超えたファイルをアップロードすることはできません。項目の設定からヘルプのリンクのオプションを利用すると、ヘルプのリンクを追加できます。

認証用画像(キャプチャ)の挿入

認証用画像(キャプチャ)を追加すると、迷惑投稿のプログラムがWebフォームに自動で入力するのを防ぎます。この機能は、有料プランでのみ利用できます。

認証用画像(キャプチャ)を挿入するには

  1. 詳細ツールのタブをクリックしてください。
  2. 認証用画像(キャプチャ)の項目をドラッグ&ドロップしてください。

必須項目への変更

訪問者から名前、メールアドレス、携帯電話などの重要な情報を集めるため、Webフォーム上で必須項目として設定できます。

必須項目へ変更するには

  1. 必須項目として設定したい項目にマウスのカーソルを合わせてください。
  2. 設定アイコンをクリックしてください。
  3. 項目の詳細の欄で必須項目として設定チェックボックスにチェックを入れてください。
  4. 完了をクリックしてください。

隠し項目として設定

フォームに隠し項目とその値を追加できます。隠し項目はWebフォームと一緒に送信されますが、フォームに入力する訪問者には表示されません。例えば、同じフォームを複数のWebページに組み込んだ場合、どのデータがどのページから登録されたのか判別するのに隠し項目を利用できます。

フォームの隠し項目を設定するには

  1. 隠し項目として設定したい項目にマウスのカーソルを合わせてください。
  2. 設定のアイコンをクリックしてください。
  3. 項目の詳細の欄で隠し項目として設定のチェックボックスにチェックを入れてください。
  4. 項目の値を入力し完了をクリックしてください。

ヘルプのリンクの設定

項目に入力できるデータの形式を指定したい場合があります。例えば、日付の形式をDD-MM-YYYY(日日-月月-年年)にしたいとします。このような場合、訪問者が適切な形式でフォームに入力するための説明やヒントをこのヘルプのリンクに記載できます。

項目のヒント/ヘルプリンクを設定するには

  1. ヒント/ヘルプのリンクを設定したい項目にマウのスカーソルを合わせてください。
  2. 設定のアイコンをクリックしてください。
  3. 項目の詳細の欄でヘルプのリンクを設定のチェックボックスにチェックを入れてください。
  4. 以下のいずれかの条件を選択してください:
    • リンクとテキスト- テキストとURLを入力します。
    • リンクのみ - ヘルプ/ヒントのテキストを入力します。例えば、日付項目はMM-DD-YYYY(月月-日日-年年年年)の形式にするように説明を記載できます。
  5. 完了をクリックしてください。

ボタン名の変更

初期設定では、呼び出しボタンは2種類あります。送信リセットです。必要に応じてボタンの名前を変更できます。

ボタン名を変更するには

  1. 名前を変更したい項目にマウスのカーソルを合わせてください。
  2. 設定のアイコンをクリックしてください。
  3. 項目の詳細の欄で項目名を変更してください。
    項目名はフォーム内のみで変更できます。
  4. 完了をクリックしてください。

フォームからの項目の削除

Webフォームから不要な項目をいつでも削除できます。

フォームから項目を削除するには

  1. フォームから削除したい項目にマウスのカーソルを合わせてください。
  2. 削除のアイコンをクリックしてください。

Webフォームのプレビュー

WebサイトでWebフォームを公開する前に確認できます。

フォームをプレビューするには

  1. フォームの作成ページでプレビューリンクをクリックしてください。
    フォームのプレビューが利用できます。

ステップ2:フォームの詳細の入力

  1. フォーム名を入力します。(例:お問い合わせ、ご意見・ご要望など)
  2. 移動先のURLを設定フォームの送信後、こちらで入力したURLに移動します。「http://」または「https://」から始まる値を入力してください
    URLは255文字以下にしてください。(例:https://www.zylker.com/thank-you.html
  3. フォームを設置するURLを入力してください。Webフォームを組み込むWebサイトのURLです。「http://」または「https://」から始まる値を入力してください。(例:https://www.zylker.com/contact-us.html
    複数のWebページに組み込む場合、または、どのページに組み込むか分からない場合、「*」と入力してください。これは迷惑投稿を防ぐためのもので、特定のドメインから送信されたデータのみを有効なデータとして登録します。
  4. Webフォームから登録されたデータの担当者の割り当て方法として以下から1つを選択してください。
    • 特定のユーザーを選択 - 一覧からユーザーを選択します。フォームで作成されたすべてのデータが選択したユーザーに割り当てられます。
    • 担当者の割り当て用に[タブ]の割り当てルールを作成または選択 - 既存の割り当てルールを選択するか、新しく作成します。ルールにしたがってデータがユーザーに割り当てられます。割り当てルールでは、順繰り(ラウンドロビン)方式でデータがユーザーに割り当てられます。割り当てのルールもご参照ください。
  5. 必要に応じて[データ]の担当者に通知を有効化し、データの担当者に送信されるメールのテンプレートを選択してください。組織のユーザーにメールを送信するときは、通知メールはnotifications@zohocrm.comから送信されます。
  6. Webフォームを送信した訪問者にメールを送信したい場合は訪問者に通知を有効化してください。メールのテンプレートを選択したら、送信元返信先の項目を入力してください。
    以下から1つ選択できます。
      • 自分のアカウントのメールアドレス
      • 組織のメールアドレス
      • データの担当者のメールアドレス
      • 他のユーザーのメールアドレス
    • 自動返信のルールを使用 - 既存の自動返信のルールを使用します。Webフォームで入力された詳細情報をもとに、該当のメールアドレスに自動返信するルールを設定して実行できます。
      自動メール送信の条件を満たさない場合、Webフォーム作成時に選択したテンプレートが通知メールとして送信されます。
    • すべての訪問者への初期設定の返信 - Webフォーム経由で作成された見込み客に送信するメールのテンプレートを選択します。
  7. 訪問者の追跡を有効化し、一覧からポータルを選択してください。有効化すると、Webフォームのコード内に自動で訪問者の追跡用コードが挿入されます。(ソースコード組み込み用コード形式のみ利用できます)

    • 組み込み用オプションiFrameコード形式を選択した場合、WebページにiFrameコードと共に訪問者の追跡コードを手動で追加する必要があります。iFrameコード形式の場合、訪問者の追跡コードが自動的にコードの中に作成されません。ソースコードと組み込みコード形式では、訪問者の追跡コードはコード内に自動的に作成されます。
      組み込み用の訪問者追跡コードは設定>設定>API、アプリ&連携>Zohoサービス>訪問者の追跡をクリックし、訪問者の追跡ページからコピーしてください。
    • 訪問者の追跡を有効化していない場合、ポータルを作成してこの機能の利用を開始するかどうか聞かれます。
  8. 承認用にデータを送信した場合、承認を依頼チェックボックスにチェックを入れてください。参考情報:データの承認
    Web-to-見込み客/連絡先/問い合わせ権限のあるユーザーがデータを承認できます。
  9. 保存をクリックしてください。

メモ

  • 承認を依頼する機能を使えば、作成されたデータを手動で確認した上で、Zoho CRMの適切なタブに追加できます。この機能が選択されていない場合、Webフォームから作成されたすべてのデータは該当のタブに直接追加されます。
  • 設置場所のURLとWebフォームが組み込まれたURLのドメイン名が一致しない場合、そのフォームから送信されたデータは登録されません。もし複数のドメインからのデータを登録する場合、「*」をドメイン名に入力してください。

ステップ3:Webフォームの組み込みコードを使用

Webフォームのコードの形式は3種類あります。ソースコード組み込み用コードiFrameコードです。コードはいくつかのサービスでそのまま使えます - WordPress、Facebook、Google Sites、Joomlaに対応しています。コードは有料プランでのみ利用できます。

  1. ソースコード組み込み用コードiFrameコードから必要に応じて選択してください。
  2. Webフォームを組み込みたいWebサイトにコピー&ペーストしてください。
  3. 必要に応じてGoogle AdWords情報でWebフォームからのデータを追跡するチェックボックスにチェックを入れてください。
    表示された追跡用コードをコピーして、Webサイトの全ページの下部の</body>タグの前に挿入してください。
    Google AdWordsの追跡コードはGoogle AdWords連携を有効化しているG Suiteユーザーのみに表示されます。
  4. 完了をクリックしてください。

メモ

  • 迷惑投稿対策として、作成したWebフォーム(HTMLファイル)は有効なWebサーバー(Apache、Microsoft、IISなど)で公開してください。
  • PCからデータを送信しても、Webフォームは動きません。
  • WebフォームのHTMLコードを作成すると、一部の項目は表示されません。これらの非表示の項目を削除すると、Webフォームは動きません。Webフォームから削除すると動作しなくなるコードは以下の箇所です:
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